# プロジェクターの貸出・返却マニュアル（修正版・未承認下書き） この文書は、架空の業務メモと検証用の架空の回答をもとに作成した未承認の下書きです。実在する企業の運用ではありません。総務責任者による承認と、実際の操作テストは行っていません。画面操作の詳細は、この検証の対象外です。 ## 目的・対象 社内のプロジェクターを初めて貸し出す・借りる人が、依頼から返却までの流れと、問題があったときの対応を確認するための文書です。利用者と総務担当を対象とします。 ## 開始前に必要な情報 - 貸出・返却・キャンセルの連絡には、社内チャットの「総務窓口」を使います。 - 利用者は、利用日、開始時刻、終了時刻、利用目的、利用者名を用意します。 - 台帳は「総務共有」フォルダーの「備品貸出台帳」です。編集できるのは総務担当のみです。利用者には、他の利用者の予約情報を共有しません。 - 台帳の項目は、利用日・開始時刻・終了時刻・利用目的・利用者名・状態・備考です。 - 台帳の状態は「予約済み」「貸出中」「返却済み」「キャンセル」「要確認」を使います。 - 受渡し・返却場所はいずれも総務カウンターです。受渡し、返却確認、台帳更新は総務担当が行います。 - 返却期限は予約の終了時刻です。 ## 通常手順 ### 1. 貸出を依頼する - 担当者：利用者。 - 確認するもの：利用日、開始時刻、終了時刻、利用目的、利用者名。 - 作業：必要な情報を社内チャットの「総務窓口」へ送ります。 - 完了条件：必要な情報を含む貸出依頼を送信しています。 ### 2. 依頼内容と予約状況を確認する - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：依頼内容と「備品貸出台帳」の予約状況。 - 作業：必須情報がそろっているか確認し、希望する日時に予約が重なっていないか台帳で確認します。情報不足があれば「依頼内容が不足している場合」、予約が重なれば「予約が入っている場合」へ進みます。他の利用者の予約情報は利用者に共有しません。 - 完了条件：必須情報がそろい、希望する日時に予約が重なっていないと確認できています。 ### 3. 予約を登録し、受取場所を返信する - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：確認済みの依頼内容と、希望する日時に空きがあること。 - 作業：台帳へ利用日・開始時刻・終了時刻・利用目的・利用者名を登録し、状態を「予約済み」にします。利用者へ、受取場所が総務カウンターであることを返信します。 - 完了条件：該当予約が「予約済み」で登録され、利用者へ受取場所を返信しています。 ### 4. 備品を確認して受け渡す - 担当者：総務担当。利用者と一緒に確認します。 - 確認するもの：本体・電源ケーブル・接続ケーブルの3点と、外観の異常の有無。 - 作業：総務カウンターで、3点がそろい、外観に異常がないか確認します。問題がなければ利用者へ渡し、台帳の状態を「貸出中」にします。問題があれば渡さず、「受渡し時に問題がある場合」へ進みます。 - 完了条件：3点と外観に問題がないことを確認して受け渡し、台帳が「貸出中」になっています。 ### 5. 備品を返却する - 担当者：利用者。 - 確認するもの：予約の終了時刻、本体・電源ケーブル・接続ケーブル、利用中の不具合の有無。 - 作業：予約の終了時刻までに総務カウンターへ返却します。返却に関する連絡先は、社内チャットの「総務窓口」です。 - 完了条件：総務カウンターへ備品を返却しています。この時点では、台帳を「返却済み」にするための総務担当の確認はまだ必要です。 ### 6. 返却された備品を確認し、台帳を更新する - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：本体・電源ケーブル・接続ケーブルの3点の有無、外観の異常、利用中の不具合の申告。 - 作業：総務カウンターで返却確認を行い、問題がなければ台帳の状態を「返却済み」にします。不足・破損・不具合の申告があれば、3点そろっていても「返却時に問題がある場合」へ進みます。 - 完了条件：返却確認で問題がないと確認でき、該当する記録が「返却済み」になっています。 ## 例外と要確認事項 ### 依頼内容が不足している場合 - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：利用日、開始時刻、終了時刻、利用目的、利用者名のうち不足している情報。 - 作業：利用者へ不足情報を質問します。情報がそろうまで予約は登録しません。 - 完了条件：必要な情報がそろっています。そろったら通常手順2の予約状況の確認に進みます。回答待ちの間は予約未登録です。 ### 予約が入っている場合 - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：希望する日時と台帳の予約状況。 - 作業：利用者へ空きがない旨を伝えます。他の利用者の予約情報は共有しません。予備機は貸し出しません。 - 完了条件：空きがない旨を利用者へ伝えています。この依頼について、通常手順3の予約登録は行いません。 ### 受渡し時に問題がある場合 - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：本体・電源ケーブル・接続ケーブルの不足と、外観の異常。 - 作業：備品を渡さず、台帳の状態を「要確認」にします。備考に状況を書き、総務責任者へ相談します。 - 完了条件：受渡しを行わず、「要確認」への変更、備考の記録、総務責任者への相談が済んでいます。これは相談までの完了条件であり、問題が解決したことを意味しません。解決と再貸出の可否は総務責任者が個別に判断し、担当者は自分で解決扱いにしません。 ### 返却時に問題がある場合 - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：3点の不足、外観の異常、利用中の不具合の申告。 - 作業：不足・破損・不具合の申告があれば、3点そろっていても台帳の状態を「要確認」にします。状況を備考へ記録し、総務責任者へ相談します。 - 完了条件：「要確認」への変更、備考の記録、総務責任者への相談が済んでいます。問題の解決と再貸出の可否は、総務責任者による個別判断が必要です。担当者は自分で解決扱いにしません。 ### 返却期限を過ぎている場合 - 担当者：総務担当。 - 確認するもの：予約の終了時刻と、返却されているかどうか。 - 作業：期限を過ぎても返却されなければ、同じ社内チャットで利用者へ返却予定を確認し、総務責任者へ報告します。返却確認が終わるまで「返却済み」にはしません。遅延中の台帳の状態や備考を変更するかは、元メモ・回答に記載がなく要確認です。 - 完了条件：返却予定の確認と総務責任者への報告が済んでいます。ただし、返却処理は未完了です。返却後は通常手順6で確認します。 ### 受渡し前にキャンセルする場合 - 担当者：利用者が連絡し、総務担当が台帳を更新します。 - 確認するもの：キャンセル対象の予約と、まだ受け渡していないこと。 - 作業：利用者が社内チャットの「総務窓口」へ連絡します。総務担当は該当予約の状態を「キャンセル」にします。行は削除せず、履歴を残します。 - 完了条件：該当予約が「キャンセル」になり、台帳に行が残っています。 ### 受渡し後にキャンセルの連絡があった場合 - 担当者：要確認です。受渡し前のキャンセル手順は定められていますが、受渡し後の扱いは元メモ・回答に記載されていません。 - 確認するもの：対象の予約と受渡し状況。 - 作業：要確認です。受渡し前と同じ方法で台帳を変更してよいかは未確定です。 - 完了条件：要確認です。 ### 「要確認」の案件を解決し、再貸出できる状態に戻す場合 - 担当者：総務責任者が個別に判断します。台帳の更新は総務担当が行います。 - 確認するもの：台帳の備考に記録された状況と、総務担当からの相談内容。 - 作業：総務責任者が、解決方法と再貸出できる状態への戻し方を個別に判断します。総務担当は自分で解決扱いにしません。判断後の具体的な作業と、台帳をどの状態へ変更するかは、各案件で要確認です。 - 完了条件：総務責任者による個別判断に従って確認します。一律の解決条件は元メモ・回答に記載されていません。 ## 公開前の確認質問 最終承認者は総務責任者です。現時点では承認も操作テストも行っていません。 1. 返却が遅れている間、台帳の状態や備考は変更しますか。 2. 受渡し後にキャンセルの連絡が来た場合は、誰がどのように対応し、台帳をどう扱いますか。 3. 「要確認」の案件を個別判断した後、担当者は具体的な作業、更新する状態、完了条件を、どのように確認すればよいですか。 4. この修正版の内容を正式なマニュアルとして承認できますか。 ## 変更前後の主な差分 | 項目 | 初回の下書き | 修正版 | | --- | --- | --- | | 連絡先 | 具体的なチャット・送信先が要確認でした。 | 貸出・返却・キャンセルは社内チャットの「総務窓口」としました。 | | 台帳 | 保存場所、権限、入力方法が要確認でした。 | 「総務共有」の「備品貸出台帳」、総務担当のみ編集可能としました。項目と5つの状態を明示し、画面操作の詳細は検証対象外としました。 | | 予約情報の共有 | 扱いが示されていませんでした。 | 他の利用者の予約情報を共有しないことを明記しました。 | | 情報不足・重複予約 | 不足情報への対応と予備機の貸出可否が未確定でした。 | 不足情報を質問し、そろうまで登録しないこと、重複時は空きがない旨を伝え、予備機は貸し出さないことを反映しました。 | | 受渡し・返却 | 担当者、返却場所、期限が要確認でした。 | 総務担当が総務カウンターで対応し、返却期限は予約の終了時刻としました。 | | 受渡し時の問題 | 故障・不足時の対応が未整理でした。 | 渡さず「要確認」にし、備考へ記録して総務責任者へ相談する流れを加えました。問題がなければ「貸出中」にします。 | | 返却時の確認 | 3点がそろっていても故障がある場合の扱いが未確定でした。 | 3点の有無に加え、外観と不具合の申告を確認します。問題があれば3点そろっていても「要確認」にすることを明記しました。 | | 返却遅延 | 対応が未整理でした。 | 利用者への返却予定の確認と総務責任者への報告を加え、返却確認前に「返却済み」にしないことを明記しました。遅延中の記録方法は要確認のままです。 | | キャンセル | 連絡先と台帳修正方法が未整理でした。 | 受渡し前は「総務窓口」へ連絡し、状態を「キャンセル」にして行を残す手順を加えました。受渡し後の扱いは要確認としました。 | | 問題の解決・再貸出 | 判断者と処理が未確定でした。 | 総務責任者が個別判断し、担当者が自分で解決扱いにしないことを明記しました。 | | 承認 | 最終承認者が未決定でした。 | 最終承認者を総務責任者としました。ただし、修正版も未承認で、操作テスト未実施と明記しました。 |