営業メールをAIで作る方法
新規営業・商談後の
例文とプロンプト

営業メールの書き出しや、商談後のお礼に時間をかけていませんか。ChatGPTなどの生成AIには、伝えたい用件を箇条書きで渡し、件名と本文の下書きを任せられます。 白紙から文章を考える代わりに、出てきた案を相手に合わせて仕上げる使い方です。

この記事では、新規営業・商談後のお礼・資料送付後のフォローに使う例文と、コピーして試せる指示文を紹介します。AIが書いた文章が長すぎるときや、売り込みが強すぎるときの直し方もまとめました。

営業メールをAIで作る方法と例文

「相手との関係」「今回の用件」「相手にお願いしたいこと」を伝えると、メールの目的が明確になります。商談後のお礼なら、次のように入力できます。

次のメモをもとに、営業メールの件名と本文を作ってください。
丁寧なです・ます調で、要点がすぐ分かる文面にしてください。

相手との関係：本日、在庫管理システムについて商談した相手
今回の用件：商談のお礼と、依頼された操作説明資料の送付
伝える内容：資料の3ページ目に、現在のExcelとの連携方法が載っている
お願いしたいこと：連携方法について不明点があれば返信してほしい
宛名と署名：［会社名］［担当者名］のまま残す

入力にない実績、価格、効果、日程は書かないでください。
件名と本文の後に、送信前に確認すべきことを短く挙げてください。

「営業メールを作って」だけでは、AIは用件を判断できません。商談メモをすべて貼る必要はなく、そのメールに書きたい内容だけを抜き出して渡します。 実際の顧客情報を扱う前に、社内で利用が認められているAIかを確認してください。

以下の例文は、書き方を説明するために編集部が用意した架空のものです。顧客への送信結果や返信率を示す事例ではありません。［ ］内を差し替え、提案内容や添付資料も実際に提供できるものに合わせてください。

商談後：お礼に加え、約束した対応を伝える

商談後のメールは、お礼だけで終わらせず、何を送ったのか、どこを見てほしいのかを添えると用件が伝わります。最初の指示文に対応する例文です。

件名：本日のお礼と在庫管理システムの資料送付

［相手の会社名］
［担当者名］様

お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。

ご依頼いただいた操作説明資料を添付いたします。
お話に出たExcelとの連携方法は、3ページ目にまとめています。

連携方法についてご不明な点がありましたら、このメールへの返信でお知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

［自社名・氏名・連絡先］

AIが「添付いたします」と書いても、ファイルが添付されるわけではありません。資料の添付と、本文に書いたページ番号が合っているかを送信前に確認します。次回日程を加える場合も、候補なのか確定済みなのかをメモで区別してください。

新規営業：何の提案かを短く伝える

初めて連絡する相手には、会社紹介を長く書くより、何を提案したくて連絡したのかを先に伝えます。相手が困っていると確認できていないことを、決めつけて書かないのも大切です。

ここでは、製造業向けの在庫管理システムを案内し、関心があれば資料を送る場面を想定しています。広告宣伝メールを送ってよい相手かどうかは、文面とは別に確認します。

件名：在庫を拠点別に確認できるシステムのご案内

［相手の会社名］
［担当者名］様

はじめまして。［自社名］の［氏名］と申します。
製造業向けの在庫管理システムについて、ご案内したく連絡いたしました。

弊社のシステムでは、拠点ごとの在庫表を開かずに、各拠点の在庫を一つの画面で確認できます。

在庫管理の見直しをご検討中でしたら、操作画面をまとめた資料をお送りしてもよろしいでしょうか。

［自社名・氏名・連絡先］
［配信停止の連絡先・方法など、必要な表示］

このメールでお願いしているのは、資料を送ってよいかの返信だけです。資料の確認、アンケート回答、商談の日程調整まで一度に頼まず、相手が一言で返せる用件に絞っています。

新規営業に使うときは、最初の指示文の入力欄を次のように入れ替えます。商談後の情報は残さず、実際に提供できるサービスに合わせて書き換えてください。

相手との関係：初めて連絡する相手。送信してよいことは担当者が確認済み
今回の用件：製造業向け在庫管理システムの案内
伝える内容：拠点ごとの在庫表を開かずに、各拠点の在庫を一画面で確認できる
お願いしたいこと：操作画面の資料を送ってよいか返信してほしい
宛名と署名：［会社名］［担当者名］のまま残す

資料送付後：催促だけでなく、検討を助ける

「ご確認いただけましたか」だけでは、相手は何を返せばよいか迷うことがあります。資料を送った後は、検討するうえで確認したい点を聞くメールにできます。

件名：在庫管理システムの資料について、ご不明点はありますか

［相手の会社名］
［担当者名］様

お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
先日、ご依頼いただいた在庫管理システムの資料をお送りしました。

現在お使いのExcelと連携できるかなど、ご検討にあたって確認したい点はありますか。
ございましたら、このメールへの返信でお知らせください。

まだ資料をご覧になる前でしたら、ご確認後で差し支えありません。

［自社名・氏名・連絡先］

この場面では、AIへの指示に「相手の依頼で資料を送付済み」「読んだかどうかは不明」「返答の期限は設けない」と加えます。読んだと決めつけたり、入力していない期限を作ったりしないようにするためです。すでに断りや配信停止の連絡が来ている相手には、フォローメールを送りません。

どの場面にも使える
営業メール用プロンプト

毎回指示を書き直すなら、次のテンプレートを保存しておくと便利です。［ ］の中だけを、そのメールの用件に合わせて埋めてください。 不明な項目は「不明」、不要な項目は「なし」と書きます。

あなたは法人営業の担当者です。
以下の情報をもとに、営業メールの件名と本文を1通作ってください。

【入力】
相手との関係：［初めて連絡／商談済み／資料送付済みなど］
今回の用件：［何のために送るのか］
提案する商品・サービス：［実際に提供できる内容］
伝える事実：［確認できている相手の情報、商談内容、送付する資料など］
相手にお願いしたいこと：［返信してほしいことを一つ］
決まっていないこと：［候補日、未回答の質問など］
宛名・署名：［匿名の仮名を使い、送信前に担当者が戻す］

【書き方】
・丁寧なです・ます調で、短い段落に分ける。
・挨拶の後に用件を伝え、長い会社紹介は入れない。
・相手への依頼は一つに絞る。
・入力にない実績、価格、効果、日付、相手の課題は作らない。
・決まっていないことを、決定済みのように書かない。
・用件を判断できないほど情報が足りなければ、先に質問する。

【出力】
件名、本文、送信前の確認事項の順に出す。
確認事項は本文とは別に書く。

相手との関係や用件を具体的に伝え、出力を見て修正する進め方は、OpenAIのChatGPT向けの指示文ガイドでも案内されています。ただし、このテンプレートで誤りを完全に防げるわけではありません。生成結果はその都度確認します。

AIが書いたメールを自然な文章に直すコツ

読みづらい文面が出たときは、「もっと良くして」ではなく、どの部分をどう直したいかを追加で伝えます。

たとえば「弊社サービスを通じて貴社の課題解決に貢献させていただければと考えております」では、何ができるのか分かりません。在庫管理システムなら、「複数拠点の在庫を一つの画面で確認できます」のように、相手が使い方を想像できる文へ直します。

一方、「貴社では在庫の確認に時間がかかっていると存じます」は、相手に聞いていなければ断定できません。「在庫の確認方法を見直すご予定があれば」のように条件付きで書くか、その一文を削ります。丁寧な敬語に変えるだけでは、内容の誤りは直りません。

送信前に確認したいこと

AIに下書きを任せても、宛先・添付・約束した内容は担当者が確認します。 とくに、次の点は元の資料や商談メモと照らし合わせてください。

• 宛名：会社名、部署名、氏名を取り違えていないか。仮名や［ ］が残っていないか。
• 提案内容：提供できない機能や、根拠のない実績・効果を書いていないか。
• 日程や条件：候補日を確定扱いにしていないか。値引きや納期を勝手に約束していないか。
• 添付資料：ファイルを付けたか。資料名やページ番号が本文と合っているか。
• やり取りの状況：すでに返信が来ていないか。断りや配信停止の連絡を見落としていないか。

顧客情報を入力する前に、利用ルールを確認する

顧客名や商談メモを外部のAIへ入力してよいかは、社内規程と利用サービスの契約・設定によります。個人情報保護委員会も、入力の必要性や、入力した個人データが機械学習に利用されるかなどを確認するよう注意を呼びかけています。まずは架空の情報で試し、実務で使うときは社内の管理者に確認してください。

新規の広告宣伝メールには、送信ルールがある

文章を作れることと、送信してよいことは別です。広告宣伝メールは原則として事前の同意が必要で、送信者情報や受信拒否の方法などの表示も求められます。例外や適用範囲は消費者庁の特定電子メール法の案内で確認してください。判断に迷う送信先は、自社の法務担当者などに相談します。

メールの作成から
送信まで自動化したい場合

1通の文章を作るだけなら、ここまでのプロンプトで始められます。毎回同じ商談記録を貼り付けたり、担当者が複数の画面を行き来したりしているなら、営業台帳やメールとAIをつなぎ、下書きを用意する仕組みも検討できます。

たとえば、営業担当者が商談メモを登録すると、お礼メールの案を作り、担当者の確認待ちにする流れです。承認した文面だけを送信し、送信済みの記録を残すように設計します。

自動送信まで進める場合は、文章生成とは別に、宛先の選択、二重送信の防止、返信や配信停止を受けた後の送信停止が必要です。人が編集した本文をAIが上書きしないことや、価格交渉などの判断を担当者へ戻すことも、先に決めておきます。

まずは、商談後のお礼など、よく使う1種類のメールで下書き作成を試してください。直した箇所を指示文に反映し、使える形にしてから対象を増やすと、作業を整理しやすくなります。

まるっとAIでは、営業台帳やメールの使い方に合わせたAIツールの設計・開発を支援しています。「文面を考える時間」と「情報の転記や送信管理」のどちらに手間がかかっているかが分かると、自動化する範囲を具体的に相談できます。受信メールの対応も見直したい場合は、AIによるメール返信の解説もご覧ください。