在庫管理のAI活用Excelの在庫表で欠品・過剰在庫を見つける手順と指示文

在庫管理のAI活用は、需要予測システムを入れる前に、いまのExcelの在庫表から始められます。

最初にAIへ任せるのは、発注数の決定ではなく「確認が必要な品目を理由付きで挙げること」です。発注点などの計算はExcelの式で行い、最後に発注するかどうかは担当者が決めます。

この記事は、Excelや紙で在庫を管理している卸売・製造・小売の責任者や購買担当者に向けて書いています。欠品と過剰在庫がなかなか減らず、AIで何ができるのかを知りたい方が対象です。

架空の在庫表、そのまま使えるExcelの式、生成AIへの指示文、在庫管理システムや需要予測AIを選ぶ条件を順に示します。

以下の品目・数量・回答例は、説明のために作った架空の設計例です。特定の会社の在庫データや、AI製品の導入効果を測った結果ではありません。

AIと担当者の役割を分ける

まず、在庫業務のどこをAIに手伝わせるかを分けます。

在庫管理の仕事は、入出庫を記録する、在庫数を確かめる、発注するかを決める、売れない在庫を処分する、という流れでつながっています。このうち生成AIが手伝いやすいのは、大量の行を見比べて「おかしい行」や「見直す品目」を挙げる作業です。

一方、仕入先の事情、取引先との約束、資金繰りまで含めた発注の判断は、表のデータだけでは決まりません。

計算は式に、AIには説明と点検を任せる

対話型の生成AIに在庫表を貼り付けて「発注数を計算して」と頼むと、それらしい数字が返ってきます。

ただし、文章で返ってきた合計や平均が正しいかは、毎回検算しないと分かりません。

毎週同じ計算をするなら、計算はExcelの式に置き、AIには式の作成と結果の点検を頼むほうが確かめやすくなります。式なら、どの数字からどう計算したかを後から誰でも追えます。

生成AIと需要予測AIは、使う場面が違う

「在庫管理のAI」と呼ばれるものには、性質の違う道具が混ざっています。

ChatGPTやGemini、Claudeのような生成AIは、文章や表を読んで説明したり、式や手順を書いたりする道具です。需要予測AIは、過去の販売実績などから将来の出庫数を予測する専用の仕組みで、在庫管理システムの機能やクラウドサービスとして提供されています。

ほかにも、棚をカメラで撮影して数を数える仕組みや、重さで残量を測る仕組みがあります。どれを選ぶかは、困っていることが「判断の手間」なのか「予測の精度」なのか「数える手間」なのかで決まります。

AIに渡す前に在庫表を整える

AIに見せる在庫表が実際の棚と合っていなければ、どれだけ計算しても正しい答えは出ません。

帳簿の在庫と棚の実物がずれていないか

入庫の入力忘れ、返品の戻し忘れ、別の品番での出庫などがあると、帳簿の在庫と棚の数がずれます。

最初は品目を絞り、出庫の多い品目から20品目ほど実際に数えて、帳簿と比べるところから始めます。ずれが多い品目は、発注点を計算する前に、記録の入れ方を直す対象です。

欠品中の出庫0は、需要0とは限らない

在庫がなくて出せなかった週は、出庫数が0や少ない数で記録されます。

その週も含めて平均を取ると、本当は注文があったのに「あまり売れない品目」に見え、発注点が低く出ます。その結果、また欠品しやすくなります。

欠品した週や、注文を断った週が分かるなら、在庫表に印を付けておきます。印がない表では、AIも、欠品で出庫が0だったのか注文がなかったのかを区別できません。

今回使う架空の在庫表

ここからは、工具や消耗品を扱う卸売会社の倉庫を想定した、6品目の架空の在庫表を使います。

W1〜W8は直近8週間の週ごとの出庫数です。リードタイムは、発注してから倉庫に届くまでの週数を表しています。

この6品目には、発注を検討する品目、在庫を多く抱えている品目、8週間動いていない品目、一度だけ大口の出庫があった品目、記録がおかしい品目を入れてあります。

Excelで発注点と判定を出す式

次に、在庫表へ平均出庫数・発注点・在庫週数・判定の列を足します。

発注点は「在庫がこの数まで減ったら発注を考える」という目安です。ここでは、届くまでに出ていく量に、次の点検までに出ていく量と、予定外の出庫に備える分を足して求めます。予定外の出庫に備えて持つ分は、一般に安全在庫と呼ばれます。

列の構成と式

A列に品番、B列に品名、C〜J列にW1〜W8の出庫数、K列に現在庫、L列にリードタイム（週）、M列に余裕週数を入れます。今回はM列をすべて1週とします。

式を使う前に、C〜J列の8週すべてに0以上の数値が入っていることを確認します。出庫がなかった週は確認したうえで0を記録し、未確認の空欄を0へ置き換えないでください。

AVERAGEやSUMは空欄・文字を無視するため、記録漏れがあっても計算結果が出ます。空欄・文字・負の出庫数がある行は計算と発注判定を保留し、返品など負の数字になった理由を担当者が確認します。

現在庫、リードタイム、余裕週数も数値で確認し、リードタイムと余裕週数は0以上にそろえます。現在庫が負の行は、式の「在庫記録を確認」という表示に従って記録を点検し、発注を判断しません。

1行目の見出しは、後で使う指示文の列名（平均週出庫、発注点、在庫週数、判定、大口出庫）と同じ名前にしておきます。2行目に次の式を入れ、下の行へコピーします。貼り付けるのは「=」から右の部分だけです。

N2（平均週出庫）  =AVERAGE(C2:J2)
O2（発注点）      =ROUNDUP(N2*(L2+M2),0)
P2（在庫週数）    =IF(AND(N2>0,K2>=0),ROUND(K2/N2,1),"")
Q2（判定）        =IF(K2<0,"在庫記録を確認",IF(SUM(C2:J2)=0,IF(K2=0,"出庫も在庫もなし","8週出庫なし"),IF(K2<=O2,"発注を検討",IF(AND(ISNUMBER(P2),P2>=8),"在庫が多い",""))))
R2（大口出庫）    =IF(AND(N2>0,MAX(C2:J2)>=N2*3),"大口出庫あり","")

在庫週数は、いまの在庫が平均で何週分あるかを表します。今回は8週分以上を「在庫が多い」としました。

R列は、8週のうち1週でも平均の3倍以上が出ていたら印を付ける式です。8週・3倍という基準は説明のための仮の値なので、品目の動き方に合わせて変えてください。

出庫も在庫もない品目は、売れていないのか、欠品が続いて出せなかったのかを表だけでは区別できません。判定欄には滞留在庫とは違う表示を出します。

余裕週数をいくつにするかは、欠品したときの損失と在庫を持つ負担を比べて、担当者が品目ごとに決めます。

週に1回だけ在庫表を点検する場合、発注点を少し上回った品目は次の点検まで発注されません。その1週間にも在庫は減るので、点検の間隔も余裕週数に含めて考えます。

今回の例の1週は、毎週点検する場合の点検間隔の分にあたり、予定外の出庫への備えは含まれていません。実際には点検間隔の分に、出庫の変動や欠品の損失、保管の負担を見て決めた備えを加え、欠品や余りの記録で調整します。

出庫のばらつきから統計的に安全在庫を求める方法もありますが、最初は週数で決めて、欠品や余りの記録を見ながら調整するほうが続けやすくなります。

発注済みで未入荷の分がある場合

上の式は現在庫だけを発注点と比べています。発注したものの、まだ届いていない分（発注残）がある品目は、その分も足して比べないと二重に発注してしまいます。

発注残を管理しているなら、S列に0以上の数値で発注残を入れ、Q列の「K2<=O2」だけを「K2+S2<=O2」に置き換えます。P列は変更せず、棚にある現在庫が何週分かを示す列として残します。

指示文の列一覧にも発注残を加えてください。今回の架空の在庫表では、発注残はすべて0として計算しています。

ただし、未入荷の分が必要な日までに届くとは限りません。発注残の到着予定日と、別の注文のために確保済みの在庫も確認します。現在庫と発注残を足した数字だけで、欠品しないとは判断しないでください。

計算した結果

上の式を架空の在庫表に当てはめると、次の結果になります。

A01は、2週で届くまでに約24箱が出ていき、余裕の1週分12箱を足すと発注点は36箱です。現在庫30箱は発注点を下回っているので、発注を検討する品目に入ります。

A02は週に約10箱の出庫に対して95箱あり、9.5週分の在庫を抱えています。過剰在庫は「売れていない品目」だけでなく、よく動く品目を多く仕入れすぎた場合にも生まれます。まとめ買いの値引きなど理由があるなら残し、理由がなければ次回の発注量を見直します。

C02は在庫がマイナスになっています。マイナス在庫は発注の判断より先に、入庫の入力漏れや出庫の二重登録を確かめる対象です。このまま発注点と比べると、本当の在庫が分からないまま発注することになります。

一度の大口出庫で発注点が上がる

C01の防錆スプレーは、W4に30本出ています。ほかの週は4〜6本です。

W4を含めた平均は8.125本で、発注点は17本になります。W4を除いた7週の平均は5本で、同じ式だと発注点は10本です。

W4が特定の取引先からの一度きりの注文だったなら、17本を基準にすると在庫を多く持ちすぎます。反対に、その取引先から毎月同じ注文が来るなら、除いてはいけません。

大口の出庫を平均に含めるかどうかは、注文の中身を知っている担当者にしか決められません。AIに任せられるのは、その週を見つけて「確認してください」と知らせるところまでです。

在庫表をAIに点検させる指示文

式で判定を出したら、生成AIには表全体を読ませて、判定だけでは拾えない点を挙げてもらいます。

社内で利用を認めた対話型AIに、在庫表をCSVで貼り付けるか、ファイルを添付して次の指示を送ります。取引先名や単価など、社外に出してよいか分からない列は、ルールを確認するまで外しておきます。

点検を頼む指示文

あなたは在庫管理の点検を手伝う担当です。
添付の在庫表を確認し、担当者が確認すべき品目を挙げてください。

# 在庫表の列
品番, 品名, W1〜W8（直近8週の週ごとの出庫数）, 現在庫, リードタイム（週）,
余裕週数, 平均週出庫, 発注点, 在庫週数, 判定, 大口出庫

# 確認してほしいこと
1. 現在庫がマイナス、または出庫数に空欄・文字が入っている行
2. 判定が「発注を検討」の品目と、その根拠になった現在庫と発注点
3. 判定が「在庫が多い」「8週出庫なし」「出庫も在庫もなし」の品目と、その在庫週数
4. 大口出庫の列に印がある品目と、その週を除いた場合の平均週出庫と発注点
5. 出庫が0の週があり、現在庫が発注点以下の品目（欠品していた可能性がある品目）

# 守ってほしいこと
- 発注するかどうか、発注数をいくつにするかは決めないでください。
- 表にない情報（発注残、仕入先の事情、取引先の予定、販売計画）は推測しないでください。
  必要なら「担当者への質問」として書いてください。
- 計算した数字には、使った行と計算式を書いてください。
- 該当がない項目は「該当なし」と書いてください。

# 出力の形
1品目を1行にして「品番／品名／該当した確認項目の番号／根拠の数字と計算式／担当者への質問」の表で出してください。

「発注数を決めないでください」と書いても、AIが数量を提案してくることはあります。その場合も数量は参考にとどめ、発注点の列と担当者の判断で決めます。

想定する回答の例（架空）

上の在庫表で期待する回答は、次のような内容です。実際のAIの出力ではなく、正しく点検できた場合の見本として作りました。

回答を受け取った後に確かめること

AIの回答に出てきた数字は、Excelの式の結果と一つずつ照らし合わせます。入力の8週分の記録と式が正しいことを確認したうえで、平均や発注点がずれていたら式の結果を使います。記録漏れや式の誤りがあれば、先に直して計算し直します。

A01に出した「発注済みで未入荷の分はありますか」は、発注残の列がない在庫表で必ず確かめる質問です。発注残を含めずに発注点と比べると、同じ品目を二重に発注するおそれがあります。

B01の0の週が欠品だったなら、平均1.5個は実際の需要より少なく出ている可能性があります。答えを在庫表に記録しておくと、次の点検から同じ質問を繰り返さずに済みます。

在庫管理システムとAIの選び方

Excelと生成AIで回るうちは、新しい仕組みを買う必要はありません。品目数や拠点が増えたり、記録が追いつかなくなったりした段階で、次の選択肢を比べます。

既製品にある機能なら、開発しない

バーコードでの入出庫、拠点ごとの在庫一覧、発注点を下回ったときの通知は、在庫管理システムの標準機能として提供されていることがあります。

こうした機能のために個別の開発を始めると、費用と期間がかかるうえ、保守も自社で抱えることになります。まず既製品の機能一覧と、自社の困りごとを同じ表で突き合わせてください。

需要予測AIはデータと運用体制で選ぶ

需要予測は、過去の実績が長く、欠品や大口注文の記録がそろっているほど精度を上げやすくなります。

新商品や、出庫が月に数回しかない品目は、過去の実績から予測しにくい性質があります。予測の数字をそのまま発注に使うのではなく、外れたときに担当者が理由を記録し、設定を直せる体制があるかも比べます。

連携の開発が必要になる場面

受注は販売管理ソフト、入庫は紙の伝票、在庫はExcel、という形で記録が分かれていると、在庫表を作るたびに転記が発生します。

この転記を減らすには、既存のソフトからデータを取り出して在庫表へ自動で集める仕組みが必要です。弊社では、AIの性能を比べる前に、どのデータがどこにあり、誰が確認するかを洗い出すことをお勧めしています。

よくあるつまずきと直し方

在庫表とAIで点検を始めたあとに起きやすい問題を、確認する場所と一緒にまとめます。

まず一つの倉庫、20品目から試す

在庫管理のAI活用は、需要を当てる仕組みを買うことから始める必要はありません。最初の一歩は、出庫の多い20品目について、帳簿と棚の数を合わせ、発注点の式と点検の指示文を4週ほど続けて使ってみることです。

続けるうちに、マイナス在庫の原因や発注残の管理など、在庫表に足りない情報が見えてくることがあります。その不足を埋めるのが、システムを選ぶか、連携を作るかを決める材料になります。

業務全体の中で在庫管理から手を付けるべきか迷う場合は、業務棚卸し表でAI化する業務を比べる方法も参考にしてください。

進め方の全体像は中小企業のAI導入の進め方で、外部に頼む場合の費用の考え方はAI開発の費用相場と見積もりの内訳で説明しています。

紙の伝票や販売管理ソフトから在庫表を作る手間が大きいなら、在庫表へデータを集める仕組みから見直すと、点検にかける時間を減らせる可能性があります。どの記録がどこにあり、誰が確認しているかを書き出しておくと、相談の際に必要な仕組みを判断しやすくなります。