生成AIのセキュリティ
チェックシート導入前に学習・保存・権限を
確認する記入例

生成AIのセキュリティチェックシートは、使いたい業務と入力データを決め、必要条件・根拠・未確認の質問を対応させる表です。「法人向け」「学習に使わない」という説明だけで、社内資料の入力を許可するものではありません。

利用申請を確認する総務、情報管理、経営責任者向けに、記入項目、架空2サービスの比較、ベンダーへの質問と回答後の判断を示します。確認済みの項目数で製品を順位付けせず、今回の用途をどこまで許可できるかを整理します。

最初の確認には、公開済みの文章や独自の架空データを使えます。安全性を調べるために、未承認のAIへ実際の顧客資料や認証情報を渡す必要はありません。契約条件の解釈や個々の入力の法的な適否は、この表だけで確定せず、会社の責任者と必要な専門家が確認します。

この記事で分かること

• 用途とデータを先に決め、必要な条件ごとに根拠を残します
• 学習しないことと、保存・削除・共有の条件は分けて確認します
• 未確認を問題なしへ変えず、質問か利用範囲の判断へ戻します

セキュリティチェックシート
には、何を書きますか？

自社の必要条件を先に書き、それを満たす根拠と、足りない説明・設定確認を同じ行に残します。以下は、総務が一般的な手順書から案内文の下書きを作る、架空の試行を使った記入例です。

入力は、個人情報と秘密の内容を除き、会社が利用を許可した手順書だけ。顧客の個別契約、人事資料、認証情報は対象外とし、外部システムとの接続や社外への送信も行わない範囲とします。表の必要条件は、この用途に合わせた例であり、自社で決めた条件に置き換えてください。

未確認、条件不一致、
利用の許可を分ける

「未確認」は、条件に合わないと分かった状態でも、利用を許可した状態でもありません。 項目ごとの確認状態は、例えば次のように記します。

• 充足：今回の必要条件を満たす根拠があり、必要な設定・操作も確認できた。
• 未確認：説明が足りない、資料が食い違う、または設定試験が終わっていない。残る問いと次に答える担当を添える。
• 条件不一致：確認した条件が、自社の必要条件に合わない。どの条件が合わないかを記す。
• 今回対象外：今回の用途では使わず、必要なら無効化も確認した機能。対象外にした理由と、利用を広げるときの再確認を残す。

文書に招待制と書かれていても、対象外の社員が入れないことを試していなければ、「文書確認済み・設定試験待ち」と未確認の内訳を残します。必須なのに回答がない項目を、対象外へ移してはいけません。

項目の状態とは別に、利用申請全体の判断を残します。「承認待ち」「範囲を限定して試行を許可」「今回は利用しない」などの判断と、その範囲、承認者、日付を記してください。すべての項目に根拠があっても、業務としての許可を自動で出す表ではありません。

架空2サービスを比べると、
次に何を確認できますか？

同じ必要条件で並べると、資料から分かったことと、質問・試験が残ることが見えます。以下のサービスA・B、条項名、回答内容はすべて説明用の架空例で、実在製品の確認結果ではありません。

Aには具体的な管理手順の記載がありますが、試験や例外の確認が残っています。Bも、公開資料に書かれていないだけで、条件を満たすかどうかはまだ分かりません。この表から決められるのは、採用順位ではなく、各社への追加質問と設定試験です。

例えば、管理者による削除が必須なのに「管理者は削除できない」と回答された場合は、単なる未確認ではなく条件不一致です。その条件を満たせないまま同じ用途で採用せず、別の候補を探すか、業務の範囲を見直して改めて判断します。これはA・Bの実際の回答ではなく、判断の分かれ方を示す仮定です。

実務では「管理資料5節」のような略称だけでなく、正式URL、文書名、版、該当箇所を保存します。回答を待てないからと必要条件を緩めるのではなく、対象データを変えて試せるか、開始を待つかを判断します。

公式資料は、
どこから読みますか？

製品紹介で対象プランを特定し、利用規約やデータ取扱条件、管理者向け資料、必要なら個別の契約文書へ進みます。同じ提供会社でも、プラン・機能・設定・契約・接続先によって扱いが異なる場合があります。検索結果の短い説明や販売担当者の一言だけで確定しないでください。

「学習しない」と、
保存・閲覧・共有を別々に読む

学習に使わないという説明から、入力が保存されないとは判断できません。「データ」が入力文だけなのか、出力、添付、操作ログ、障害調査の記録まで含むのかを読み分けます。

「会話を削除できる」とあれば、添付も同じ対象か、管理側の記録は残るかを確認します。誰が閲覧できるか、提供側の調査や評価送信などの例外、外部接続先へ渡る情報も別の問いです。

資料の対象地域、契約形態、設定、適用開始日を記録し、別プランの説明や将来の変更予告を現在の条件と混ぜないようにします。会社の規則や取引先との契約で入力できない情報は、製品側の設定が合っていても入力対象にはできません。

社員へ知らせる利用ルールは、生成AIの社内ガイドラインも参考にできます。本稿の確認記録から、許可する用途と入力しない情報を引き継いでください。

公的資料や認証は、
適用する対象まで確認する

デジタル庁は2026年6月12日に、生成AIの調達・利活用に係るガイドライン第2.0版の決定を公表しています。行政の調達・利活用に関する資料です。参照時には版と対象を確かめ、民間企業にも全項目がそのまま義務付けられるとは扱いません。

個人情報保護委員会の2023年6月2日の注意喚起では、個人情報を入力する際の利用目的や、機械学習への利用等を確認する点が示されています。実際に入力したい情報、契約、取扱いを責任者や専門家へ渡し、個別の適否を確認するための資料として使います。

認証や第三者監査の表示も、対象サービス、範囲、有効な期間を読みます。認証マーク一つを、任意の機密資料や外部連携の許可へ置き換えず、自社の必要条件をどこまで裏付けるかを記します。

未確認の項目は、
ベンダーへ
どう質問しますか？

用途、対象プラン、データの種類、読んだ説明と分からない点を一緒に伝えます。「安全ですか」ではなく、必要な条件と根拠資料を回答してもらう質問にします。

架空Aへ送る、削除条件の質問例

件名：法人プランのデータ削除と適用条件の確認

一般手順書から案内文の下書きを作る用途で、法人プランを検討しています。
入力は会社が許可した資料のみ、外部連携は使わない予定です。
管理資料5節の会話削除の説明を確認しましたが、以下が未確認です。

1. 同じ会話へ添付したファイルも削除対象ですか。
2. 操作ログ、障害調査の記録等には、どのデータがどの期間・条件で残りますか。
3. 利用者が退会した後、管理者が確認・削除できる範囲は何ですか。
4. 適用するプラン、設定、例外と、その根拠となる契約文書や公式URLを教えてください。

実データや認証情報は添付していません。

架空の質問文で、実際に送信したものではありません。自社で使うときはプランや資料名を置き換え、実際の契約書など非公開の資料を渡す場合も、共有の許可と送付先を確認します。

回答が届いたら、回答者・日付・適用条件と、参照した正式文書を保存します。メール回答と契約文書の関係が不明なら、契約担当へ確認し、回答だけで契約条件が変わったとは扱いません。

回答の内容によって、
次の作業を変える

「お客様のデータは安全に管理しています」という返答だけなら、保存対象、期間、削除の例外は未確認のままです。質問番号ごとに答えがあるかを照合し、足りない点を尋ね直します。

紹介ページと規約が食い違って読める場合は、両方の箇所と対象プランを示します。都合のよい一文を採用せず、適用文書、例外、設定を契約担当と確認してください。

期限までに回答が得られない場合も、未確認を「問題なし」には変えません。実データの利用に必要な条件なら、その利用は始めず、回答を待つか、公開資料・独自の架空データだけの試行へ変更できるかを責任者が判断します。変更した範囲でも、必要条件の確認は残ります。

AIには、公開されている公式文書を渡して「対象プラン・根拠の原文・未記載の条件」を整理させる使い方があります。担当者が原文へ戻り、存在しない条項や別プランの条件が混ざっていないかを確かめます。契約可否や法的結論をAIに決めさせません。

利用範囲を絞って始めるには、
何を確認しますか？

回答が届いたら、対象ごとの確認状態を更新します。残る条件を見たうえで、どのデータと機能を使う試行なら進められるかを判断します。文書の条件が合っていても、実際の設定確認と業務の許可は別に必要です。

一部の回答だけで
「社内資料入力可」にしない

架空Aから「管理者は会話と添付を同じ削除操作の対象にできるが、障害調査の記録は別の条件」という回答が届いたとします。

悪い記入例は「学習なし、削除できるため社内資料入力可」です。会話、添付、操作ログ、障害調査の記録を分けると、記録は次のように変わります。

学習利用：法人契約3節の対象条件を確認。 会話・添付の削除：管理資料5節と回答で手順を確認。 操作ログ：別途、保存・削除の条件を確認する。 障害調査の記録：対象と期間は未確認。 実データの試行許可：責任者の判断待ち。

この記入も架空例です。会社が対象記録すべての保存・削除の確認を必須とするなら、一部が分かっただけでは条件を満たしません。追加回答を待つか、利用データを公開資料等へ変えて試行条件を組み直します。

一方、使わない機能だけに質問が残る場合は、無効化と今回の用途への影響を確認して対象外にできることがあります。理由、設定担当、将来有効化するときの確認事項を残します。必要な条件の意味を途中で変えて、合格へ寄せないことが大切です。

残る条件と設定を
確認してから、試行を許可する

ここからは、架空Aで残っていた条件への回答がそろい、試行に必要な契約条件と設定を確認できた場合を考えます。実在サービスについて確認した結果ではありません。

この場合も許可は、「総務の指定2名、許可済み一般手順書の下書き、外部連携なし、社外送信なし」という範囲で残します。2名は説明用の人数で、一般的な推奨人数ではありません。

必要な権限だけを与えるため、利用者、管理者、使える機能、資料の範囲を分け、次の操作を確認します。

• 許可した利用者が利用でき、対象外の利用者は資料や履歴を見られない。
• 不要な招待・共有・外部連携を広げられない設定になっている。
• 個人アカウントへの切替や共有リンクで、許可範囲を外れる経路が残っていないかを確認できる。
• 利用停止と削除の手順が分かり、必要な操作ログを確認できる。
• 問題があったときの連絡先、止める担当、人の作業へ戻す方法が決まっている。

機能がない、または設定だけでは制限できない場合は、その不足と代わりの運用で必要条件を満たせるかを記します。技術的な制限が必須なら、注意喚起だけで充足にはしません。確認できないまま完了にせず、設定を確認する担当者と、業務として試行を許可する担当者を分けて記録してください。

用途が増えたら、
前の許可を流用しない

顧客メールの下書きや社内ドライブとの接続へ広げると、入る情報と操作が変わります。読める資料、別部署の情報、接続先の保存条件、閲覧・変更・送信の権限をチェックシートへ戻します。読むだけの権限と、送信や登録までできる権限は分けて検討します。

操作権限の考え方は、資料を読む権限と変更する権限を分ける記事も参考になります。試行で問題がなかったことや、一つのツールの設定だけを、追加機能と接続先を含む業務全体の安全性の証拠にはしません。

確認記録を、運用や相談へ
どう引き継ぎますか？

使いたい業務、許可したいデータ、必須条件、確認できた根拠、残る質問を一組にします。空欄を推測で埋めず、誰が何に答えるかと一緒に渡してください。

契約変更や利用終了でも
見直せるようにする

許可したプラン・設定、文書の版と確認日を残します。契約更新、利用条件の変更、外部連携の追加、担当者交代の際は、何が変わり、どの判断に影響するかを確認します。

退職や利用終了では、必要な記録の引継ぎ、利用者の停止、残るデータと削除条件の確認を分けます。アカウントへ入れなくなったことだけで、保存データも消えたとは判断しません。

提供会社の所在地だけでは、データの保管場所や処理する事業者まで分かりません。必要に応じて保管・処理する場所、提供先や委託先の条件を根拠資料で確認し、適用する法的条件が分からなければ、その問いを専門家へ渡します。

自社で進める点検と、
連携・実装の相談を分ける

自社で始められるのは、用途を決め、公式資料を読み、根拠と残る質問を表へ記すところです。複数ツール、部署ごとの権限、社内資料、送信・登録までつなぐ場合は、サービス単体だけでなく、情報を渡す先と操作する権限ごとの設計が必要になります。

まるっとAIへ相談する場合は、機密を含まない入力見本と期待する結果、利用したいサービスと現在の道具、必須条件、判断担当を用意できます。未確認の質問も添え、確認範囲と実装・運用の分担を整理する材料にしてください。

導入全体の段階は、AI導入の進め方で確認できます。チェック欄を埋めることより、今回許可した仕事の範囲と、その根拠を引き継げる状態にしましょう。