月次報告書を生成AIで作る方法前月比コメントの例文と指示文・確認手順

月次報告書を生成AIで作るときは、数字はExcelで確定させ、AIには確定した数字と事実メモから文章の下書きだけを書かせます。

前月比の計算や「売上が下がった理由」までAIに任せると、もっともらしい要因が報告書に混ざります。

この記事は、営業課・店舗・事業部の月次報告書を毎月まとめている責任者や、その下書きを担当している事務の方向けです。

報告書の項目の並べ方、AIに渡す数字と事実メモの形、そのまま使える指示文、出力の例文、提出前に確認する箇所を順に示します。

以下に出てくる営業課・取引先・金額はすべて架空の設計例です。

弊社が特定の会社で測った導入効果や、AI製品の性能を試験した結果ではありません。

月次報告書でAIに任せること、任せないこと

まず、月次報告書の作業を「数字を出す」「理由を確かめる」「文章にする」の三つに分けます。

生成AIが得意なのは三つ目の文章化です。数字の計算と理由の確認は、Excelと担当者が持ちます。

前月比の計算は、AIでなくExcelで出す

対話型のAIは、貼り付けた表から割合を計算できる場合がありますが、計算した過程が毎回残るとは限りません。

月次報告書の数字は、会議で質問されたときに元の表へ戻れることが大切です。

前月比・予算達成率・差額はExcelの計算式で出し、AIには「計算済みの値」として渡します。

AIの出力に、渡していない数字が一つでも出てきたら、その文は使いません。

理由は確認した事実だけを書く

売上が下がった月に「競合の値下げが影響した可能性があります」とAIが書いても、誰も確かめていなければ報告書には載せられません。

経営者や本部は、報告書に書かれた理由をもとに翌月の判断をします。

確かめていない理由は「要因は未確認」と書き、誰がいつまでに確かめるかを添えます。

CSV（システムから出力した、Excelで開ける一覧データ）の重複や、取り消した取引の行を整理して月の合計を確定させる段階は、AIに文章を頼む前の作業です。

この記事では、合計が確定した後の「報告書の文章を書く」部分を扱います。

月次報告書の項目と順番

月次報告書は、読む人が最初の数行で「今月は良かったのか、何を決めればよいのか」を分かる順に並べます。

活動を時系列で並べるより、結論を先に置いたほうが、AIに渡す指示も短くなります。

月次報告書に入れる6つの項目

会社に決まった様式がある場合は、その項目名を優先してください。様式がなければ、次の6項目から始めます。

毎月、同じ指標を同じ順で並べる

月によって載せる指標が変わると、読む人は前の月の報告書と見比べられません。

AIに書かせる場合も、指標の名前と順番を指示文に固定しておくと、月ごとの書きぶりの差が小さくなります。

良い数字だけを載せず、悪化した指標も毎月同じ位置に書きます。

日々の記録の残し方は、日報の書き方と生成AIで下書きを作る方法で説明しています。月次報告書の「活動」と「要因」は、日報や週報の記録が材料になります。

AIへ渡す数字と事実メモ

指示文を工夫するより先に、AIへ渡す材料を二つの表にまとめます。

一つは確定した数字の表、もう一つは担当者が確かめた事実のメモです。

今回の設計例：架空の営業課の9月

法人向けに事務用品を販売する架空の営業課を例にします。以下の数字は架空の設計例です。前月比は小数第2位を四捨五入しています。

売上の減少510,000円について、担当者が確かめた内訳と、まだ確かめていない部分を分けて書き出します。

内訳は、受注伝票ではなく、8月と9月に計上した売上の記録（売上台帳など）を取引先ごとに比べて出します。受注した月と売上を計上する月はずれることがあるため、受注の金額では売上の差を説明できません。

M1からM4の増減を足すと、−420,000円＋150,000円−180,000円−60,000円＝−510,000円になり、N1の減少額と一致します。どれも同じ売上台帳の8月と9月を比べた数字なので、足し合わせて全体の差と照らし合わせられます。

内訳の合計が全体の増減と一致するかを、AIに渡す前に一度確かめます。一致しない場合は、どこかに確かめていない増減が残っています。

番号で元の表へ戻って確認する

N1やM3のような番号は、AIの出力のどの文がどの材料から来たのかを確かめるために付けます。

番号がない材料は、AIが書いた文の根拠を探すのに時間がかかります。

「理由は未確認」の行も消さずに残します。未確認と書いておかないと、AIが空いた理由を推測で埋める余地が生まれます。

月次報告書の指示文

ChatGPTやGeminiなど、社内で利用を認められている対話型AIに、次の指示文と、上の二つの表を貼り付けます。

自社で使うときは、部署名、報告先、6項目の名前を自社の様式に合わせて書き換えてください。

そのまま貼れる指示文

あなたは営業課の月次報告書の下書きを作る担当です。
報告先は営業部長です。部長が今月の結果と、判断してほしいことを3分で把握できる文章にしてください。

【使ってよい材料】
・【数字】の表（番号N）と【事実メモ】の表（番号M）だけを使ってください。
・数字は表に書かれた値をそのまま使い、新しく計算しないでください。
  割合・差額・合計で表にないものが必要な場合は、文章に入れず「追加で必要な数字」に書いてください。
・増減の理由は、【事実メモ】で「確認済み」となっているものだけを書いてください。
・「理由は未確認」「内訳は未確認」の項目は、理由を推測せず「要因は未確認」と書いてください。
・材料にない取引先の事情、市場の動き、担当者の評価は書かないでください。

【出力の形】
次の6つの見出しで書いてください。
1. 今月の要約（2〜3文）
2. 主な数字（表の値をそのまま箇条書き）
3. 増減の要因（確認済みと未確認を分けて書く）
4. 今月の主な活動
5. 翌月の予定と対策（未確認の項目を確かめる予定と、事実メモにある翌月の予定から書く。
   担当者と期限が材料にない場合は【担当・期限：要記入】と書く）
6. 相談・判断してほしいこと（事実メモの中から、上長の判断が必要なものだけを挙げる）

・各文の末尾に、根拠にした番号を [N1][M2] の形で付けてください。
・最後に「追加で必要な数字」「確認が必要なこと」を箇条書きにしてください。この2つには番号は不要です。
・です・ます調で、全体を800字以内にしてください。

【数字】
（ここにN1〜N4の表を貼る）

【事実メモ】
（ここにM1〜M5の表を貼る）

指示文で決めている3つのこと

一つ目は、使ってよい材料を二つの表に限ることです。会議で質問されたときに、根拠を表の行で示せるようにします。

二つ目は、新しい計算をさせないことです。表にない割合が欲しくなったら、AIは文に入れず「追加で必要な数字」に回します。

三つ目は、各文に番号を付けさせることです。番号が付いていない文や、存在しない番号が付いた文は、提出前に削るか書き直します。

ただし、指示文に書いたことをAIが必ず守るとは言えません。指示文は確認の手間を減らすためのもので、確認そのものは省けません。

出力の例文と、提出前の確認

指示文に沿った下書きの見本を示します。

以下は弊社が指示文の意図に合わせて手で書いた設計例で、特定のAIの実行結果ではありません。

月次報告書の例文（設計例）

1. 今月の要約
9月の売上は4,310,000円で、予算4,600,000円に対する達成率は93.7%でした。[N1][N2]
前月からの減少510,000円のうち420,000円は、A社の定期発注の納品が10月第1週へ移ったことによるものです。[N1][M1]

2. 主な数字
・売上：4,310,000円（前月比 ▲510,000円、▲10.6%）[N1]
・予算達成率：93.7%（予算との差 ▲290,000円）[N2]
・受注件数：58件（前月比 ▲4件、▲6.5%）[N3]
・新規取引先：2社（前月比 ＋2社）[N4]

3. 増減の要因
確認済み：A社の売上が420,000円減りました。定期発注の納品が、A社の棚卸しの都合で10月第1週に移ったためです。[M1]
確認済み：新規取引先2社への売上が、合計150,000円増えました。[M2][N4]
未確認：B社の売上が180,000円減りましたが、要因は未確認です。[M3]
未確認：その他の取引先の合計▲60,000円は、内訳を確認していません。[M4]

4. 今月の主な活動
9月16日〜20日の展示会で名刺を交換した先のうち2社に、9月中に納品しました。[M2][N4]

5. 翌月の予定と対策
B社の売上が減った理由を聞き取ります。【担当・期限：要記入】[M3]
その他の取引先の増減の内訳を確認します。【担当・期限：要記入】[M4]
A社の定期発注の納品が10月第1週に入るかを確認します。【担当・期限：要記入】[M1]

6. 相談・判断してほしいこと
10月出荷分から配送料が値上げされます。価格への反映について判断をお願いします。[M5]

追加で必要な数字：なし
確認が必要なこと：B社の売上が減った理由、その他取引先の内訳

この例文では、B社の減少に「競合への切り替え」のような理由を付けていません。確かめていない理由を書かないことで、翌月の対策が「まず聞き取る」になり、理由を決めつけたまま対策を立てずに済みます。

提出前に照らし合わせる5か所

AIの下書きを受け取ったら、文章の上手さより先に、次の5か所を元の表と照らし合わせます。

番号を消してから提出する場合も、番号付きの版は手元に保存しておくと、翌月の質問に答えやすくなります。

未確認の要因はどう書く？

金額と「要因は未確認」の一言に、確認する担当者と期限を添えて書きます。

月次報告書の締切までに、全ての理由を確かめられない月はあります。分からないことを隠すより、分からない範囲を数字で示したほうが、読む人は判断できます。

推測の理由を報告書に残さない

AIの出力に「季節要因の可能性があります」「競合の影響が考えられます」と書かれていたら、その文は材料にない推測です。

推測の文が報告書に残ると、読む人はそれを担当者の見立てとして受け取ります。

担当者に見立てがある場合は、AIに書かせず、担当者の名前で「見立て」と明記して自分で書きます。

未確認の金額が大きければ上長へ

設計例では、減少510,000円のうち、要因を確認できていない分が240,000円（B社180,000円と、その他60,000円）あります。

設計例のように、増減の半分近くが未確認の月は、報告書を整える前に、上長へ口頭で状況を伝えておくと会議での食い違いを減らせます。

確認の結果は、翌月の報告書の「前月の未確認事項」として書き、未確認のまま消えないようにします。

社外向け報告書の注意点

業務委託先から委託元へ出す報告書や、管理会社がオーナーへ出す報告書のように、社外へ出す月次報告書もあります。

社外向けでは、社内向けと同じ材料をそのまま使わないことが大切です。

相手と合意した項目だけを書く

社外向けの月次報告書は、契約や事前の取り決めで報告すると決めた項目が中心になります。

社内の予算や他の取引先の動きは、相手に伝えてよい情報ではありません。

AIに渡す事実メモも、社外向けの報告書で使ってよい行だけに絞ります。渡した材料は、指示文で禁じても文章に混ざる場合があるためです。

AIへ入力できる情報を先に決める

取引先名、金額、個人名を対話型AIに入力してよいかは、会社の情報管理ルールと、利用するAIサービスの契約・設定によって変わります。

同じ製品名でも、個人向けの契約と法人向けの契約で、入力した情報の扱いが異なる場合があります。利用規約とデータの扱いの説明を、利用する契約の原文で確認してください。

ルールと契約の内容を確かめるまでは、実際の数字を使わず、この記事の設計例のような架空の数字だけで試してください。取引先名を「A社」に置き換えても、実際の金額や時期が残っていれば、相手や社内の状況が分かる場合があります。

毎月の報告作業を仕組みにする

一つの部署の月次報告書なら、ここまでの指示文と二つの表で始められます。

手間が残るのは、報告書の前後にある「数字を集める」「複数部署をまとめる」「確認の記録を残す」作業です。

既に使っている会計ソフトや販売管理の製品に、報告書の出力機能がある場合は、まずその機能で足りるかを確かめてください。

どの業務から仕組みにするかを比べたいときは、AI化する業務の選び方と業務棚卸し表が使えます。月次報告書を会議で使う場合の準備は、会議準備のAI活用で説明しています。

来月の報告書で試すこと

月次報告書のAI活用では、確かめた事実だけで報告書を組み立てる手順を、毎月同じにします。

最初の一歩は、来月の報告書の材料を、番号付きの「数字の表」と「確認済み・未確認を分けた事実メモ」に分けて書き出すことです。

二つの表と指示文をAIへ渡し、下書きの5か所を照らし合わせてください。

弊社では、業務の流れを聞き取り、どこまでを既存の道具で済ませ、どこからを仕組みにするかを分けて設計しています。

複数部署の報告書をまとめる作業や、販売管理からの数字の取得まで含めて見直したい場合は、今の様式と作業の流れをもとにご相談ください。