会議アジェンダの作り方
記入例とテンプレート・決める人と事前資料の書き方

「会議の前日にアジェンダを作ろうとしたら、頼まれた議題が箇条書きで並んでいるだけだった」「会議が終わっても、誰が決めるのか分からないまま次回へ持ち越した」。

会議アジェンダは、議題を並べるだけでは足りません。議題ごとに「決定・相談・報告」のどれかと、決める人、時間、事前資料まで書くと、会議の終わりに何が決まったかがはっきりします。

このページでは、架空の会社の会議前メモを、アジェンダの完成版と案内メールに直した記入例を載せます。

コピーして使えるテンプレートと、生成AIへの指示文、議題がないときの判断も扱います。記入例の会社・人物・資料はすべて架空です。

会議前のメモから作ったアジェンダの記入例

先に完成形を見てください。以下は、架空の工務店で、総務課長が隔週木曜の定例会議を準備する場面です。

会議前の元メモ

総務課長の手元にあったのは、社内チャットや立ち話で頼まれた議題を書き留めたメモでした。

会議は10月8日（木）15時から45分間です。

定例会議（10/8 15:00〜 45分）
・年末年始の休み、そろそろ決めないと
・見積書の書式を変えたい（営業から）
・勤怠アプリ　試した5人の感想（総務でまとめ済み）
・駐車場の件
・安全大会の報告
・9月の売上
・来期の採用　何人？
・その他

45分の会議に8つの項目が並んでいます。どの議題で何を決めるのか、誰が決めるのかは、メモからは読み取れません。

「駐車場の件」「その他」のように、名前だけでは中身が想像できない項目もあります。

完成したアジェンダ

元メモを、会議で決めること・相談すること・報告することに分け、45分に収まる4つの議題と、最後の読み上げの時間に絞りました。

会議名：定例会議（隔週木曜）
日時：2026年10月8日（木）15:00〜15:45
場所：本社2階 会議室／オンライン参加可
参加者：社長、営業部長、工事部長、総務課長（進行）、営業課員1名（議題2の説明）
会議の目的：年末年始の休業日と、勤怠アプリを工事部へ広げるかを決める
事前資料を読む期限：10月7日（水）17時まで
議題を追加できる締め切り：10月7日（水）12時まで

議題名を「〜を決める」「〜について意見を集める」の形で終えたので、会議の終わりにどうなっていればよいかが議題名だけで伝わります。

5行目の読み上げは議題ではなく、会議を締めくくる時間なので、種類は書いていません。安全大会は、工事部が協力会社と開いた労働災害を防ぐための集まりという設定です。

議題2は相談なので、この会議では決めません。決めない議題には、いつ誰が決めるのかを書いておくと、「話したけれど決まらなかった」で終わりません。

元メモの項目の扱いと理由

元メモの8項目を、次のように振り分けました。外した項目も、誰がどう対応するかを決めてから外しています。

外した項目は、案内メールに「今回の会議で扱わない議題」として書きます。実際の書き方は、下の案内メールの文例に載せています。

議題を頼んだ人が、誰がどう対応するのかを案内メールで知ることができます。

アジェンダには何を書けばよい？

会議全体の欄と、議題ごとの欄の2つに分けて書きます。議題ごとの欄は、種類・説明する人・決める人・時間・事前資料の5つです。

会議全体の欄は、会議名、日時、場所、参加者、会議の目的、事前資料を読む期限、議題を追加できる締め切りの7つです。

会議全体の情報は、参加者が予定を空けて準備するためのものです。議題ごとの欄は、会議の途中で話がそれたときに、いま何を決める時間なのかを確かめるために使います。

「決定・相談・報告」はどう分ける？

会議が終わったとき、何が変わっていてほしいかで分けます。何かを選び終えていてほしいなら決定、意見がそろっていてほしいなら相談、内容が伝わっていればよいなら報告です。

相談の議題も、意見を集めて終わりにはしません。誰がいつまでに決めるのかを、会議の最後に読み上げます。

議題ごとに書く5つの欄

議題ごとの欄は5つです。どれも、会議の当日に「これは何の話だったか」と迷わないための情報です。

• 種類：決定・相談・報告のどれかを書く
• 説明する人：議題を持ち込んだ人や、事前資料を作る人
• 決める人：決定では1人の名前、相談では決める時期と人を書く。報告は「なし」
• 時間：議題ごとの分数。合計は会議の長さ以内に収める
• 事前資料：資料名と保存場所。保存場所は案内メールにまとめてもよい。資料がなければ「なし」と書く

会議全体の欄のうち、事前資料を読む期限と議題を追加できる締め切りは、当日に議題が増えたり、資料を読まずに参加する人が出たりするのを防ぐための欄です。

アジェンダとレジュメ・議事録は何が違う？

アジェンダは会議の前に配る議題の予定表で、議事録は会議のあとに決まったことを残す記録です。レジュメは発表や議題の内容を要約した資料を指すことが多く、社内によって呼び方がまちまちです。

アジェンダの議題名と種類は、そのまま議事録の見出しに使えます。会議の決定と保留を分けて残す方法はAI議事録の作り方、顧客との打ち合わせなら商談議事録の書き方で記入例を載せています。

コピーして使えるアジェンダのテンプレート

下のテンプレートは、メール本文・共有ドキュメント・表計算ソフトのどれにも貼れる形にしました。空欄が埋まらない議題は、会議で扱う準備がまだ整っていない議題です。

会議名：
日時：　年　月　日（　）　：　〜　：　（　分）
場所／オンライン会議のURL：
参加者：（進行役に「進行」、記録係に「記録」と書き添える）
会議の目的（この会議で決めること）：
事前資料を読む期限：
議題を追加できる締め切り：

【議題】
1. 議題名（「〜を決める」「〜について意見を集める」の形で）：
　種類：決定／相談／報告
　説明する人：
　決める人：（相談なら「今回は決めない」と書き、決める時期と人を添える。報告なら「なし」）
　時間：　：　〜　：　（　分）
　事前資料：（資料名と保存場所。なければ「なし」）

2. （同じ形で繰り返す）

最後の5分：決まったこと・担当・期限の読み上げ

【今回の会議で扱わない議題】
議題：　対応する人：　対応方法（メールで共有／個別に相談／次回へ回す）：

表計算ソフトで作るなら、議題ごとの欄を列見出しにして、1行に1議題を書きます。記入例と同じ表になります。

パワーポイントなどのスライドで作るなら、1枚目に会議の目的、2枚目に議題の表を置きます。画面共有したときに、いまどの議題を話しているかを示せます。

欄を増やしすぎると、作る人の手間が増えて続きません。最初は議題ごとの欄のうち、種類・決める人・時間・事前資料の4つから始めてください。

説明する人は、議題を頼んだ人が自分で説明することが多く、書かなくても当日に迷いにくい欄です。省いた場合も、事前資料を誰が作るかだけは案内で伝えてください。

会議アジェンダを作る5つの手順

記入例の総務課長が行った作業を、順番に分けて説明します。

①会議の目的を1文で書く

「定例会議」という名前だけでは、何のために集まるかが伝わりません。記入例では「年末年始の休業日と、勤怠アプリを工事部へ広げるかを決める」と、会議の終わりに決まっていることを書きました。

決めたいことが3つ以上あるなら、主なものを2つまでに絞ります。目的が1文で書けないときは、決めることがない会議かもしれません。

②議題を「決定・相談・報告」に分ける

集めた項目を1つずつ見て、決定・相談・報告のどれかを書き込みます。どれにも当てはまらない項目は、依頼した人に中身を聞き直してください。

「駐車場の件」なら、何を決めたいのか、誰が困っているのかを確かめます。記入例では、関係者が3人だけと分かったので、会議から外して個別の相談にしました。

報告だけの議題は、資料を先に配れば会議の時間を使わずに済むことがあります。記入例では9月の売上をメールでの共有に回し、安全大会の報告は5分の質問時間だけ残しました。

③議題ごとに決める人と説明する人を書く

決定の議題には、決める人を1人書きます。複数人で話し合う場合も、意見が割れたときに最後に決める人を書いておくと、結論が先送りになりにくくなります。

決める人が会議に出られないと分かったら、議題を次回へ回すか、事前に判断を聞いておきます。決める人がいない場で決定の議題を話しても、決まらないためです。

説明する人は、事前資料を作る人と同じにすると準備の抜けが減ります。記入例の議題2では、見積書の変更を言い出した営業課員に説明を頼みました。

④時間を割り当て、入らない議題を外す

議題ごとに分数を書き、合計が会議の長さを超えたら議題を減らします。最後の5分は、決まったことと担当・期限の読み上げに残してください。

外す順番の目安は、報告だけの議題、材料がそろっていない決定の議題、関係者が少ない議題の順です。ただし、報告でも質問を受けたい議題は短く残します（記入例の安全大会）。材料が足りなくても、意見を集める相談に変えれば残せます。記入例では8項目のうち4つを会議から外し、採用人数は案を作る人を決めて11月へ回しました。

全部を入れるために会議を延ばすと、参加者全員の予定に響きます。延ばす前に、外せる議題がないかを見てください。

⑤事前資料をそろえて、案内を送る

事前資料は説明する人に作ってもらい、案内を送る前に集めます。資料が間に合わない議題は、次回へ回すかどうかをここで判断します。

案内には、資料を読む期限と、議題を追加できる締め切りを書きます。記入例では会議の3日前に案内を送りました。

会議の案内メールと事前資料はいつ送る？

資料を読む期限を会議の前日に置き、参加者が読む時間を取れるよう、その数日前に案内を送ります。記入例では、10月8日（木）の会議に対して10月5日（月）に案内を送り、資料を読む期限を10月7日（水）17時にしました。

当日の朝に資料を送ると、会議の最初の数分が資料を読む時間になります。資料が多い会議ほど、早めに送ってください。

案内メールの文例

記入例のアジェンダを、社内向けの案内メールにした文例です。［　］の部分は自社の内容に置き換えてください。

件名：【10月8日（木）15:00〜15:45】定例会議のアジェンダと事前資料

各位

10月8日（木）の定例会議のアジェンダをお送りします。
今回は「年末年始の休業日」と「勤怠アプリを工事部へ広げるか」を決めます。

■日時：10月8日（木）15:00〜15:45
■場所：本社2階 会議室（オンラインで参加する方は下のURLから）
　［オンライン会議のURL］

■議題
1. 年末年始の休業日を決める（決定／説明：総務課長／決定：社長／10分）
2. 見積書の書式変更について意見を集める（相談／説明：営業課員／15分）
　※決定は11月5日の会議で営業部長が行います
3. 勤怠アプリを工事部へ広げるか決める（決定／説明：総務課長／決定：工事部長／10分）
4. 安全大会の報告（報告／説明：工事部長／5分・質問のみ）
5. 決まったことと担当・期限の読み上げ（5分）

■事前資料（10月7日（水）17時までにお読みください）
・議題1：休業日のA案・B案、主な取引先の休業予定
・議題2：見積書の現在の書式と変更案、取引先から指摘された箇所
・議題3：勤怠アプリを試しに使った5人の感想まとめ
・議題4：安全大会の報告書
［共有フォルダの場所］

■今回の会議で扱わない議題
・9月の売上：資料をこのメールに添付しました。質問は総務課長へお寄せください
・駐車場：総務課長から関係する方へ個別にご相談します
・来期の採用人数：営業部長と工事部長が11月5日の会議までに案を作ります

追加したい議題がある場合は、10月7日（水）12時までに総務課長へご連絡ください。
欠席する場合は、議題1と議題3へのご意見を事前にお寄せください。

総務課 ［氏名］

決定の議題に欠席者の意見を事前に集めておくと、会議の場で「出ていない人に聞いてから」と先送りになるのを防げます。

事前資料に書き添えること

資料の先頭には、どの議題の資料か、会議で何を決めるために読むのかを1行書きます。「議題1：A案とB案のどちらにするかを決めるための資料です」とあれば、読む人がどこに注目すればよいか分かります。

記入例の議題1なら、資料の先頭に次のように書き添えます。

議題1の資料（10月8日 定例会議）
この資料で決めること：年末年始の休業日をA案とB案のどちらにするか
読んでほしいところ：1ページ目のA案・B案の比較と、2ページ目の主な取引先の休業予定

資料が長い場合は、読んでほしいページを指定します。1ページに収まる短い資料なら、メール本文に貼ると添付を開く手間が省けます。

記入例の「5人の感想まとめ」も、短くまとまっていれば本文に貼ってかまいません。

生成AIでアジェンダの下書きを作る指示文

元メモから表の下書きを作る作業は、ChatGPTやGeminiなどの生成AIに頼めます。ただし、決める人と時間の配分は、参加者の事情を知っている人が決めてください。

社外秘の情報や個人名を入れる前に、社内の利用規程と、使うサービスの設定を確かめます。最初はこのページの架空メモで試せます。

あなたは会議の準備を手伝う担当者です。以下の「会議の条件」と「元メモ」だけをもとに、会議アジェンダの下書きを作ってください。

【会議の条件】
・会議名：
・日時と長さ：（例：10月8日 15:00〜15:45、45分）
・参加者と役職：
・この会議で必ず決めたいこと：

【出力してほしいもの】
1. 会議の目的（1文）
2. 議題の表：順番／議題名（「〜を決める」「〜について意見を集める」の形）／種類（決定・相談・報告）／説明する人／決める人／時間／事前資料
3. 今回の会議で扱わない議題と、その扱い（メールで共有・個別に相談・次回へ回す）
4. 確認が必要なこと（決める人が分からない議題、中身が分からない議題、資料が必要なのに書かれていない議題）

【守ること】
・時間の合計が会議の長さを超えないようにし、最後の5分は「決まったことと担当・期限の読み上げ」に使う
・決める人がメモから分からない場合は、推測で書かずに「要確認」と書く
・報告だけの議題は、資料の共有で済ませられないか提案する
・元メモにない議題、数字、日付、人名を作らない

【元メモ】
（ここに会議前のメモを貼る）

出力を受け取ったら、まず「確認が必要なこと」の欄を見ます。決める人が「要確認」になっていれば、本人に会議へ出られるかを聞いてから表に書き込みます。

このページの完成例は、編集部が元メモから手作業で作ったもので、生成AIの出力ではありません。生成AIの出力は毎回変わるため、時間の合計と議題の数は人が数え直してください。

アジェンダを送る前のチェック表

案内を送る前に、自分のアジェンダに当てはまる行がないか見てください。決める人が書けない議題と、資料がそろわない議題は、会議で話しても決まらないので次回へ回します。

1つでも当てはまる行があれば、案内を送る前に直します。直せない場合は、その議題を「今回の会議で扱わない議題」に移してください。

議題がないときは、会議を開くべき？

決めることも相談することもないなら、会議を中止して、報告を文書で送る方法があります。報告だけなら、読む人が都合のよい時間に確認できる文書のほうが、参加者の時間を取りません。

定例会議は、毎週や毎月集まること自体が目的になりやすく、議題がない回でも開かれがちです。アジェンダを作ろうとして目的が1文で書けなかったときが、開くかどうかを考える合図です。

一方で、新しい担当者が加わった直後や、現場のトラブルが続いている時期は、顔を合わせて状況をそろえる時間にも意味があります。その場合も「各現場の困りごとを出し合い、応援が必要な現場を決める」のように目的を書き、時間を短くします。

会議の中止を知らせる文例

中止の連絡には、報告の置き場所、質問の受付先、次回の日時を書きます。報告まで止めてしまわないためです。

件名：【中止】10月22日（木）の定例会議について

各位

10月22日（木）15時からの定例会議は、決めることや相談することがないため中止します。
各部の報告は、共有フォルダの「10月22日 報告まとめ」に載せました。10月23日（金）中にお読みください。

ご質問や、急ぎで相談したいことがあれば、総務課長までご連絡ください。
次回の定例会議は11月5日（木）15時からです。議題がある方は11月4日（水）12時までにお知らせください。

総務課 ［氏名］

定例会議の回数を見直すとき

中止が続くようなら、開く間隔を見直す時期です。週1回を隔週にする、報告は文書で済ませて相談がある回だけ集まる、といった変え方があります。

間隔を変えるときは、報告の文書をいつ誰が出すかも一緒に決めます。会議がなくなった分、報告が届かなくなるのを防ぐためです。

次の会議に向けて最初にすること

次に開く会議の議題メモを1つ選び、項目ごとに「決定・相談・報告」と決める人を書き込んでください。

決める人が書けない項目や、時間に入らない項目が見つかれば、会議から外すか次回へ回します。そのうえでテンプレートに書き写し、事前資料を読む期限を添えて案内を送ります。

会議が終わったら、アジェンダの議題をそのまま議事録の見出しにすると、決まったことと担当・期限を残しやすくなります。

議題の受付、資料の回収、議事録、決まった作業の管理が、別々のファイルや連絡手段に分かれている会社もあります。どの作業をどこで管理しているかを書き出すと、会議の前後で抜けやすい作業が見えてきます。