日報の書き方と例文
3行メモから生成AIで
下書きを作る方法

仕事が終わってから日報を書こうとすると、「今日、何をどこまで進めたか」を思い出すところから始まります。

長い文章を最初から書く必要はありません。

今日したこと、止まっていること、明日することを一行ずつ残せば、読む人に伝える材料になります。

この記事では、その3行を日報にする書き方と、AIに文章の整理だけを任せる指示文を紹介します。

事務・営業・現場の例文も載せました。

例文の業務と数字は説明用に作ったものです。生成AIで実際に時間が短縮したという実測結果ではありません。

日報には何を書けばよい？

「何をしたか」に加え、止まっている理由と次に誰が動くかを書きます。

成果を大きく見せる文章より、読んだ上司や次の担当者が状況を判断できる文章が役立ちます。

「頑張りました」「順調です」だけでは、次に何をすべきか分かりません。件数を書けない日は、作業の状態だけでも具体的に残します。

会社で決まった日報様式があるなら、欄の名前は変えずに、この三つの情報を該当箇所へ入れてください。

会社の様式に「所感」欄がある場合

所感は「勉強になりました」で埋める必要はありません。今日の作業で気づいたことと、次に確かめたいことを書きます。

例えば「価格表の最新版が見つからず、見積の確認に戻った。明日、保管場所を担当者に確認する」と書けます。

これなら、困りごとと次の動きが伝わります。

「価格表が古い」と断定できないなら、そう書かないでください。確認できたのは、最新版の場所が分からなかったことまでです。

この対応表は一例です。会社の様式で「実績」に数字の定義があるなら、その決まりに従います。

3行メモはどう残す？

仕事の区切りごとに短く記録し、終業時に3行へまとめます。 後から一日を思い出す負担を減らせます。

以下は架空の経理業務です。数字を使う場合は、元の管理表で確かめたものだけ書きます。

今日したこと：請求書12件を確認。10件の照合を終えた。
止まっていること：2件は発注額との差を確認中。
明日すること：発注書を見直し、担当者に差額を聞く。

「請求書対応」とだけ書くより、終わった分と残った分が区別できます。明日の行動も、どの資料を見るかまで分かります。

一方で、差額の原因や解消日は、このメモからは分かりません。AIにも推測させず、「未確認」のまま残します。

「完了」「引継ぎ」「保留」を混ぜない

同じ「対応した」でも、どこまで終わったかは違います。書き分けないと、読む人が残りの作業を見落とします。

引き継いだ後の回答まで終わったとは限りません。「対応完了」とまとめず、記録が確認できるところまでを書きます。

メモには、件数だけでなく「どこまで終えたか」「誰に聞くか」を残します。日報を読む人が次の一手を決めやすくなります。

AIに渡す指示文と日報の例文

AIには「事実を足さずに整理する」と明確に伝えます。 メモにない成果や予定を補わせないためです。

社内で利用を認められたAIに、固有名詞や個人情報を除いたメモと一緒に、次の指示文を渡せます。

次のメモを、上司へ共有する日報の下書きに整理してください。
見出しは「今日したこと」「止まっていること」「明日すること」の3つです。
メモにない事実、数字、期限、成果、相手の反応を足さないでください。
分からない項目は「未確認」と書き、推測で埋めないでください。
各欄は短く、担当者が確認しやすい言葉で書いてください。

【メモ】
ここに自分の3行メモを貼る

この指示文は、文章の下書きを作るためのものです。自動送信や業務システムへの自動登録は行いません。

「足りない情報を補って」は書かない

AIに「自然な日報にして。不足分は適切に補って」と頼むと、読みやすい一方で、確認していない成果や理由が混ざるおそれがあります。

指示文には、文章を整える役割と、補ってはいけない情報の両方を書きます。

特に「予定」と「確定」は分けます。明日、上長に確認する予定なら、その確認が済んだように書かないでください。

元のメモも短すぎると、何をしたか分かりません。

「資料対応」ではなく「見積書の項目を確認」まで残すと、文章を整えやすくなります。

上の架空メモを日報にすると、次のような文章になります。これは編集部が作成した例文で、特定のAIサービスの実行結果ではありません。

「原因は未確認」を入れたのは、原因を発見したように読ませないためです。

実際のメモに原因が書かれていれば、その記録に合わせて直します。

営業・事務・現場ではどう書く？

職種が違っても、事実・保留・次の対応を分ける点は同じです。 以下もすべて架空の例です。

営業の日報

メモ：「訪問2件。A社は来週返答予定。B社は見積条件を確認中。明日、B社の条件を上長に聞く」

日報：「本日は2件訪問しました。A社からは来週返答をいただく予定です。B社の見積条件は確認中のため、明日上長に確認します」

ここに「受注見込みが高い」は足しません。相手の反応としてメモにないからです。

事務の日報

メモ：「問い合わせを5件仕分け。4件は担当へ引継ぎ。1件は担当部署が分からず保留。明日、窓口へ確認する」

日報：「問い合わせ5件を仕分け、4件を担当者へ引き継ぎました。残る1件は担当部署が未確認です。明日、窓口に確認します」

「対応完了」とは書きません。引き継ぎ後の回答まで終わったかは、メモから判断できません。

現場の日報

メモ：「設備5台を点検。4台は異常なし。1台で異音があり使用停止、保全へ連絡。明日、確認結果を聞く」

日報：設備5台を点検しました。4台は異常ありませんでした。

1台は異音があったため使用を止め、保全担当へ連絡しました。明日、確認結果を聞きます。

異音の原因や復旧予定は書きません。安全に関わる内容ほど、確認前の推測を事実のように扱わないことが重要です。

AIが勝手に補った文章はどう直す？

メモにない「完了」「原因」「期限」「成果」が入っていたら、元の記録へ戻って確認します。

例えば「来週返答予定」を「来週契約予定」と書き換えると、相手の約束が変わってしまいます。

数字も同じです。「12件を確認」と「10件の照合を終えた」は両立しますが、「12件すべて照合済み」はメモと違います。

件数だけでなく、どの作業が終わった数字なのかも元の管理表で確かめます。

日報は一度共有されると、後続の判断の材料になります。読みやすさより先に、事実が変わっていないかを見ます。

提出前は元の記録と4か所だけ照らす

下書きを最初から書き直すのではなく、間違えると困るところを元のメモや台帳と照らします。

日報の一文が元の記録に見当たらないときは、その一文を削るか、担当者へ確認します。

下書きが滑らかでも、正しいとは限りません。確認できない内容を残さないことが、日報をAIで作るときの最低条件です。

日報の提出まで自動化してよい？

最初は下書きまでにとどめ、担当者が確認してから共有します。

AIが文章を整えても、元のメモが間違っている可能性は残ります。提出前に件数、相手、作業の状態、共有先を見直します。

日報を自動で送る仕組みを検討するなら、誤りが見つかったとき誰が訂正するか、未確認が残る日報は送らないかを先に決めます。

提出先ごとに日報の様式が違う場合もあります。文章の生成と、誰へいつ届けるかの判断は分けて考えてください。

日報に顧客名や個人情報があるとき

日報の原文を外部のAIサービスへ入れる前に、社内規程と利用するサービスのデータ取扱条件を確認します。

検討段階では、顧客名を「A社」、担当者名を「営業担当」のように置き換えた架空メモで、文章の整理方法を試せます。

ただし、仮名に置き換えれば何でも入力してよいわけではありません。

案件内容そのものが機密なら、業務を説明できる範囲も確認してください。

提出用の日報で正式な名称が必要なら、AIの出力を確認した後、社内の元記録を見て担当者が戻します。

AI利用時の情報管理と人の関与については、経済産業省のAI事業者ガイドラインも確認できます。

上司が読みやすい日報にする最後の確認

読む人が知りたいのは、作業の長い説明より「今どこで止まり、何を判断すればよいか」です。

提出前に、終わったことと未完了のことが混ざっていないかを見ます。保留があるなら、次に確認する人と資料を一文にします。

日報を増やすこと自体が目的ではありません。

同じ保留が何日も続くなら、日報の文章を直すより、承認や資料の受け渡しを見直すほうが役立ちます。

上司に判断を頼む日は、質問を一つ書く

「確認をお願いします」だけでは、何を決めてほしいのか分かりません。迷っている点と、判断に必要な資料を書きます。

例えば「請求額と発注額が異なる2件について、発注書の修正履歴を確認します。その後の処理方法について判断をお願いします」と書けます。

ただし、修正履歴をまだ見ていないなら「確認しました」と過去形にしないでください。次にする作業として残します。

質問が複数ある場合は、日報にすべて詰め込まず、急ぐ判断を先に示します。

添付資料や元の記録の場所も、社内の決まりに沿って伝えてください。

AIを使うほうが手間なら、定型文だけでよい

毎日同じ三つの欄を埋めるだけなら、既存の日報やExcelに定型文を置くほうが簡単な場合もあります。

AIを試す価値があるのは、メモが断片的で、提出先に合わせて文章を整える時間がかかるときです。

試す前に、メモを書く時間、文章を整える時間、提出前の確認時間を分けて記録します。

AIを使った日は、出力を直す時間も含めて比べます。

下書きが早くても修正に時間がかかるなら、方法を変えたほうがよいかもしれません。

ここで示した例文の数字を、自社の削減効果として使わないでください。実際の差は、担当者の記録で確かめます。

仕事をどの単位で記録すればよいか迷う場合は、業務棚卸し表の記入例で、作業の開始と終了を分けてみてください。

会議で決まった内容を共有するなら、AI議事録の作り方で決定と保留を分ける例も確認できます。

業務メモから共有用の文書を整える考え方は、AIを使った業務マニュアル作成でも紹介しています。