商談を終えたあと、「相手は何に困っていたか」は覚えている。
でも提案書を開くと、製品説明から書き始めてしまう。
AIで提案書を作るときも、最初に渡すべきものは自社のサービス紹介ではなく、相手の発言を残した商談メモです。
このページでは、営業担当者がメモを整理し、AIで下書きを作り、人が確認して送れる形にするまでを、ひとつの架空例で見せます。
完成例とプロンプトを先に使いたい方は、提案書の完成例とコピー用プロンプトへ進んでください。
この記事で扱うのは「提案の下書き」です。 AIが費用、納期、導入効果を確定する方法ではありません。見積書や契約条件は、担当者が別途確認します。
この記事で分かること
- 「相手が話したこと」「弊社が提案できること」「まだ聞いていないこと」を混ぜないのが出発点です
- 文章のうまさより、相手が判断できる事実と次の行動が残っているかを見てください
- まずは商談メモを1件選び、「元メモ→下書き→人の修正」を残してください
商談メモの何をAIに渡す？
「相手が話したこと」「弊社が提案できること」「まだ聞いていないこと」を混ぜないのが出発点です。
この区別がないと、AIは聞いていない事情まで自然な文章で補いがちです。
読みやすい提案書に見えても、根拠のない約束が混ざります。
ここから使うA社は説明用の架空企業です。実在の顧客、商談、導入実績ではありません。
| 分けるもの | 架空の商談メモ | 提案書での扱い |
|---|
| 相手の発言 | 注文がメールとFAXで届き、担当者がExcelへ転記している | 現状の課題として書ける |
| 弊社が提案できること | 注文の受け付け方と転記箇所を整理し、現行のExcelを使った改善案を検討する | 提案の範囲として書ける |
| まだ聞いていないこと | 月間の件数、削減できる時間、予算、導入希望日 | 数字を埋めず、確認事項にする |
社内資料や顧客情報をAIへ貼り付ける前に、利用するサービスが会社の承認を得ているか確認してください。
説明用の練習なら、まず匿名化したメモで試せます。
架空のA社の現状です。改善の費用・効果・納期は、まだ確認できていません。
コピーして使える
提案書プロンプト
「提案書を作って」だけでは、何を根拠に書いたか確認できません。
次の文に、相手の発言、社内で提供できると確認した範囲、未確認事項を分けて入れます。
まず文章で確認し、内容が決まってからスライドやPDFへ移すと直しやすくなります。
あなたは法人営業の提案書を編集する担当者です。
下の確認済み情報だけを根拠に、顧客へ送る提案書の下書きを作ってください。
読み手：商談に参加した担当者と、その上長
目的：相手が「自分たちの課題を理解しているか」「次に何を決めるか」を判断できるようにする
必ず守ること：
・相手が話した事実と、こちらの提案を分ける
・以下の3欄にない数字、導入効果、費用、納期、機能を作らない
・分からない情報は「要確認」と書き、最後に質問をまとめる
・最初の段落で相手の課題を示す。自社紹介から始めない
・1段落は3行程度に収め、見出しと箇条書きを使う
・敬語は自然に。抽象的な美辞麗句は使わない
出力する順番：
1. 提案書の件名
2. 相手から聞いた現状と課題
3. 今回提案すること（対象範囲と、まだ対象にしないこと）
4. 進め方（決まっていない日付は入れない）
5. 相手に確認したいこと
6. 送付前に人が照合すべき記述
相手から聞いた事実：
［ここに匿名化した商談メモを貼る］
社内で提供できると確認した範囲：
［ここに提供可能な作業だけを書く］
未確認事項：
［件数・費用・納期など、まだ決まっていないことを書く］
このプロンプトは、どのAIでも同じ結果を保証するものではありません。
出力を読んで、元のメモにない文を削る前提で使ってください。
架空の商談メモから
作る、提案書の完成例
次の3つの情報をもとに、次回の打ち合わせで検討してもらう提案書を作ります。
作業の範囲と進め方を示し、決まっていない条件は確認事項として残します。
以下は編集部の架空例です。AIの実出力や顧客案件ではありません。
入力する3つの情報
相手から聞いた事実：注文はメールとFAXで届き、担当者がExcelに転記。
別の人が転記後に確認している。
注文の形式は取引先によって異なる。
手作業の箇所を把握したく、現行のExcelを使い続けたい。
次回までに進め方を見たい。
社内で提供できると確認した範囲：現行の注文受け付けから確認までの流れを整理し、注文書とExcelの項目の対応を一覧にして共有できる。
未確認事項：注文の件数、削減できる時間、予算、導入希望日。
このメモから「AIで受注処理を自動化すれば何時間削減できる」と書くことはできません。
注文の件数も、どこまで自動処理できるかも分からないためです。
ご提案：注文内容の転記作業を
見直すための進め方
作成日：［送付前に記入］
提案先：A社 ご担当者様
提案者：［送付前に記入］
ご相談いただいた内容
先日の商談では、取引先から届く注文を担当者がExcelへ転記し、その後に別の方が確認していると伺いました。
注文の形式は取引先によって異なります。
現在使っているExcelは継続したいとのご希望も伺いました。
注文書からExcelへの転記と、その後の確認の流れを整理することをご提案します。
今回ご提案する作業
まず、注文を受け取ってからExcelへの転記と確認が終わるまでの手順を、担当者と一緒に確認します。
注文書のどの項目をExcelのどの欄へ入力しているかを照らし合わせます。
取引先ごとに形式が違う箇所も分けて記録し、項目の対応を一覧で共有します。
その一覧で、現在どこで転記し、誰が確認しているかをご確認いただきます。
今回ご提案するのは作業の整理までです。
注文処理の自動化や、新しいシステムの導入は含みません。
進め方と確認いただくもの
次の打ち合わせで、この進め方をご確認ください。
作業を進めることが決まったら、個人情報を伏せた注文書の例とExcelの入力項目を確認します。
転記と確認の担当者も伺い、注文書とExcelの項目の対応、現在の確認手順を整理します。
整理した一覧をご担当者様に確認いただき、必要な修正を加えます。
次の段階で何を見直すかは、資料を確認してから決めます。
次の打ち合わせで決めたいこと
この進め方で問題ないか、次回の打ち合わせでお聞かせください。
注文書の例を共有いただく場合は、取引先名や個人情報を伏せてください。
注文の件数、作業にかかる時間、実施時期はまだ確認できていません。
削減できる作業時間や費用は、この時点では示せません。
必要な資料と作業範囲がそろった段階で改めてご相談します。
送付前の社内チェック：相手の発言を商談メモと照合し、注文書とExcelの項目照合が実際に提供可能か再確認します。
費用、効果、納期は未確定のままです。
完成例は、商談で相手から聞いた現状と希望から書き始めています。
長い会社紹介や、根拠のない導入効果は入れていません。
未確認の条件を勝手に埋めず、最後に残しています。
図中の文面は説明用の架空例です。実際の提案内容は、相手から確認した事実に合わせて作ります。
提案書を送る前に確認すること
文章のうまさより、相手が判断できる事実と次の行動が残っているかを見てください。
| 確認する箇所 | 見つけたい問題 | 直し方 |
|---|
| 相手の課題 | 商談で聞いていない悩みが書かれている | 元のメモへ戻り、確認できる言葉だけにする |
| 機能・作業範囲 | 提供できるか未確認の機能を約束している | 社内で確認し、未確定なら候補として書く |
| 数字・費用・納期 | 根拠のない削減率や日付が入っている | 削除して「要確認」にする。見積もりは別に確認する |
| 次の行動 | 「ご検討ください」で終わり、何を決めるか不明 | 次回の確認資料や質問を一つに絞る |
良さそうな文章をそのまま送らないために、AIへ「この提案書で、商談メモに根拠がない文を引用して」と追加で聞くこともできます。
AIが指摘した「根拠がない文」も、商談メモと自分で照合します。
提案先の社名、担当者名、製品名は最後に確認してください。
テンプレートを使い回すほど、前の顧客の情報が残りやすくなります。
提案書を見やすく仕上げる順番
内容が固まる前にデザインを整えると、誤った数字や見出しまできれいに見えてしまいます。
文章を確定してから、資料の体裁を整えます。
- 1ページ目に、相手の課題と今回の提案を書く。
- 本文では「現状」「提案」「進め方」「確認事項」を見出しで分ける。
- 長い説明は表や図に変え、1段落は3行程度で改行する。
- 費用や日付が確定していなければ、空欄ではなく「別途確認」と明記する。
- PDFにしたあと、スマートフォン幅と印刷時の改ページを確認する。
PowerPointやスライド生成AIを使う場合も、上の文章を先に整えておくと修正対象がはっきりします。
見た目の自動生成と、提案内容の事実確認は別の仕事です。
商談から提案書の
送付までを管理する
条件が変わったら再確認し、商談と送付した版の記録を残します。設計例です。
提案書を繰り返し作るなら、商談番号、顧客の要望、確認済みのサービス情報を結び付けます。
顧客の「Excelを残したい」という要望と、弊社が対応を約束した内容は別です。
AIは商談メモから要望と未確認事項を抜き出し、提案書の候補を作ります。
担当者が対応範囲、日程、費用、連携先を確認して承認した後、送付する版と商談番号を記録します。
サービス条件が変わった場合は、作成中の提案書と、まだ承認していない版を再確認します。
送付済みの内容を勝手に書き換えず、訂正が必要なら顧客への説明も担当者が判断します。
これは自動化の設計例であり、本文の提案書が実際に送付された事例ではありません。
提案書の作成を自動化する前に
まずは商談メモを1件選び、「元メモ→下書き→人の修正」を残してください。
よく直す箇所が分かれば、プロンプトを変えるべきか、商談メモの取り方を変えるべきか判断できます。
複数人が同じ形式で提案書を作るなら、商談メモの入力項目、過去の承認済み資料、確認担当を揃える必要があります。
入力と承認の条件を決めたうえで、既存の顧客管理や資料作成ツールでどこまで対応できるか確認します。
関連して、営業メールを生成AIで作る方法では、提案書を送る前後の文面を扱っています。
業務全体で何をAIに任せるかは、AI導入の進め方も参考にしてください。
今日できることは、直近の商談メモを一つ選び、相手の発言・こちらの提案・未確認事項を分けることです。
そこまで整理できれば、AIの下書きが「もっともらしい文章」から、検討に使える材料へ変わります。
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