新サービスや新設備の発表が決まり、プレスリリースを任されたものの、社内に広報の専任がいない。この記事は、そんな総務・営業・経営企画の担当者に向けて書いています。
プレスリリース作成にAIを使うなら、先に「発表の材料表」を作り、AIには草稿と言い換えを任せ、数字・日付・コメントの照合は人が持つ形にします。
この記事では、材料表の項目、そのまま貼れる指示文（プロンプト）3つ、配信前に確認する5項目、配信サービスのAI機能との使い分けを順に示します。
材料表と照合見本に出てくる会社・発表内容・数字は架空の設計例です。AIの実行結果や、配信後の掲載実績ではありません。
この記事で分かること
- 「足りない箇所は【要確認】と残す」と書いておくと、AIが黙って埋めた箇所と、材料の不足を見分けやすくなります
- AIに渡す前に、発表の事実を1枚の表にまとめます
- 草稿の自動作成までつないでも、承認者の確認と配信の操作は人の手に残すのが前提です
AIと担当者が担う仕事
最初に、プレスリリース作成の工程を分けて、AIに向く部分を決めます。
リリース作成は「何を発表するか決める」「材料を集める」「文章にする」「事実を確かめる」「社内の承認を取る」「配信する」の順に進みます。
このうち生成AIで短縮しやすいのは、集めた材料を文章の形に並べる工程と、タイトルや言い回しの案を複数出す工程です。
| 工程 | AIに任せること | 担当者が決めること |
|---|
| 発表内容を決める | 任せない | 何を・いつ・誰に向けて発表するか |
| 材料を集める | 社内に散らばった資料を項目ごとに並べ替え、足りない項目を挙げる | 数字・日付・価格を担当部署に確認する |
| 文章にする | 材料表から草稿、タイトル案、リード文の案を作る | どの案を使うか、何を削るか |
| 事実を確かめる | 草稿と材料表の食い違いを一覧にする | 食い違いを原資料で確かめて直す |
| 承認と配信 | 修正履歴の要約 | 承認者の確認、配信日時、問い合わせ窓口 |
草稿から書き始める
専任の広報がいない会社では、リリースの型を思い出しながら一文目を書くところで時間がかかります。
材料がそろっていれば、AIはタイトル・リード文・本文・会社概要・問い合わせ先の順に並べた草稿を返すよう指示できます。
担当者は白紙から書く代わりに、草稿を読んで直す作業から始められるのが利点です。
発表内容と事実は人が確かめる
AIは、材料にない数字や、もっともらしい社長コメントを書き足すことがあります。
プレスリリースは報道関係者に向けて会社の名前で出す文書なので、1つの誤った数字が訂正の手間と信用の損失につながりかねません。
AIに任せるのは文章の形を整える作業までにして、発表内容と事実の最終確認は担当者と承認者が持ちます。
発表の材料を表にまとめる
AIに渡す前に、発表の事実を1枚の表にまとめます。
「新サービスのプレスリリースを書いて」とだけ頼むと、AIは足りない情報を一般的な言葉で埋めてしまうことがあるからです。その結果、どの会社にも当てはまる文章になったり、事実と違う数字が入ったりします。
材料表の項目と、架空の記入例
例として、架空の金属部品加工会社が、1個から受ける試作の受付窓口を新設する場面で材料表を作ってみましょう。
| 項目 | 架空の記入例 | 確認する人 |
|---|
| 発表すること（1文） | 金属部品の試作を1個から受ける専用窓口を開設する | 責任者 |
| 開始日 | 〇年〇月〇日（確定済み） | 担当部署 |
| 背景（なぜ今か） | 小ロットの試作相談が増え、通常の量産見積もりの窓口では回答が遅れていた | 営業責任者 |
| 内容と条件 | 材質はアルミとステンレス。図面データで受付。価格は個別見積もり | 製造責任者 |
| 対象の読者 | 装置メーカーの設計・開発担当者 | 営業責任者 |
| 使ってよい数字 | 受付条件の「1個」のみ。相談件数・実績の数字は書かない | 責任者 |
| 代表者コメント | 代表者が書いた原文をそのまま貼る | 代表者本人 |
| 会社概要・問い合わせ先 | 登記上の社名、所在地、窓口の電話番号とメール | 総務 |
確認する人の列を埋めておくと、草稿で数字が違っていたときに誰へ聞けばよいかがすぐ分かります。
指示文に貼るときは、次の空欄の書式を写して埋めます。
【発表の材料表】
発表すること（1文）：
開始日：
背景（なぜ今か）：
内容と条件：
対象の読者：
使ってよい数字：
代表者コメント（本人の原文）：
会社概要・問い合わせ先：
未定・書かない項目：
各項目を確認した人：
架空例です。確認者を材料ごとに決め、未定の項目は本文に補わせません。
未定の項目は
「書かない」と指定する
空欄のまま渡すと、AIはそれらしい内容で埋めることがあるので、未定の項目は「未定・書かない」と明記します。
特に価格と開始日は、社内で決まる前に草稿だけが先に進みやすい項目です。
代表者コメントも、AIに作らせた文案を本人が確認しないまま載せる運用は避けます。社外に出るのは本人の発言だからです。コメントの文案をAIに出させる場合でも、本人が読み、自分の言葉として直してから材料表に戻します。
草稿から照合までの指示文3つ
材料表ができたら、ChatGPTやGeminiなど、社内で利用を認めている対話型AIに、次の順でプロンプト（AIへの指示文）を貼り付けます。
以下の指示文は、前の章の架空例に合わせて書いた設計例です。②の読み手（【装置メーカーの設計・開発担当者】【業界紙の記者】）は自社の読み手に置き換え、「（ここに〇〇を貼る）」の行には自社の材料表や草稿を貼って使います。
① 材料表から草稿を作る指示文
1つ目は、材料表の範囲だけで草稿を書かせる指示文です。
あなたは企業の広報担当者です。
次の【材料表】だけを使って、報道関係者向けのプレスリリースの草稿を書いてください。
【書く順番】
1. タイトル（社名と発表することが一目で分かる長さ。文字数の上限は配信サービスの入力画面で確認する）
2. リード文（発表の要点を3文以内。誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように始めるか。材料表にない要素は書かない）
3. 背景
4. 内容と条件
5. 代表者コメント（材料表の原文をそのまま使う）
6. 会社概要
7. 本件に関する問い合わせ先
【守ること】
- 材料表にない数字、日付、価格、実績、取引先名を書かない。
- 材料表で「未定・書かない」とした項目には触れない。
- 「業界初」「No.1」「唯一」などの最上級の表現を使わない。
- 情報が足りず書けない箇所は、本文に【未記入：〇〇】と残す。
- です・ます調で、宣伝の言葉より事実を先に書く。
【材料表】
（ここに材料表を貼る）
「足りない箇所は【未記入】と残す」と書いておくと、AIが黙って埋めた箇所と、材料の不足を見分けやすくなります。
ただし、指示に書いたことが必ず守られるとは限りません。次の③の照合を省かないでください。
② タイトルとリード文の案を出す
2つ目は、草稿のタイトルとリード文を、読み手を変えて比べるための指示文です。
次の【草稿】のタイトルとリード文について、別の案を3つずつ出してください。
【条件】
- 読み手は【装置メーカーの設計・開発担当者】と、【業界紙の記者】です。
- タイトルは短くまとめ、社名と、発表することを必ず入れる。
- 草稿にない事実は足さない。最上級の表現は使わない。
- 各案の下に「誰に向けた案か」を1行で書く。
【草稿】
（ここに①で作った草稿を貼る）
案を並べると、「1個から試作を受ける」と「専用窓口を開設」のどちらを前に出すかといった判断を、担当者が比べて決められます。
③ 草稿を材料表と照合する
3つ目は、完成間近の草稿に、材料表にない事実や誤字・表記ゆれが混ざっていないかを一覧にする指示文です。
【草稿】の文を1文ずつ確認し、【材料表】と照合してください。
次の5種類に当てはまる箇所を、表で出してください。
列は「草稿の該当文」「種類」「材料表の該当項目」です。
1. 数字・日付・価格・社名・地名が、材料表と違う
2. 材料表にない事実が書かれている
3. 最上級の表現（初・No.1・唯一・最高など）がある
4. 代表者コメントが材料表の原文と一字でも違う
5. 誤字、社名や製品名の表記ゆれ、です・ます調の乱れがある
当てはまる箇所がなければ「該当なし」と書いてください。
修正案は出さず、照合結果だけを返してください。
【材料表】
（ここに材料表を貼る）
【草稿】
（ここに直した草稿を貼る）
照合の結果はあくまで確認の候補で、「該当なし」と返っても、担当者は草稿の全文を材料表と原資料に照合します。背景・条件・納期なども読み合わせ、材料表の確認者が各項目を確かめたかも確認します。
AIが見落とすこともあれば、正しい箇所を食い違いとして挙げることもあるからです。
照合で見つかる食い違いの見本
照合の結果がどう見えるかを、架空の草稿で示します。以下は説明用に手で作った見本で、AIの実行結果ではありません。
草稿のリード文が、次のようになっていたとします。
〇〇精工株式会社は、〇年〇月〇日、金属部品の試作を1個から最短3日で受け付ける業界初の専用窓口を開設します。
年間100件を超える試作のご相談にお応えし、装置メーカーの開発を支援します。
材料表と照らすと、少なくとも3か所が材料表の外にあります。
| 草稿の該当文 | 種類 | 材料表の該当項目 |
|---|
| 最短3日で受け付ける | 材料表にない事実 | 内容と条件（納期の記載なし） |
| 業界初の専用窓口 | 最上級の表現 | 該当なし |
| 年間100件を超える試作のご相談 | 材料表にない事実 | 使ってよい数字（相談件数は書かない） |
3か所とも、文章としては自然に読めてしまう点が厄介です。担当者は削るか、担当部署に確認して材料表へ足してから草稿を作り直します。
架空例であり、AIの実行結果ではありません。担当者が原資料を確認して扱いを決めます。
材料表に後から足した事実は、確認した人の欄も埋めておいてください。記録は次の発表の参考になりますが、日付・価格・条件は発表ごとに確認し直します。
配信前に確認する5項目
照合の指示文を使ったあとも、配信前に担当者が自分の目で確かめる箇所が5つあります。
| 確認する箇所 | 食い違いの例 | 確認先 |
|---|
| 数字・日付・価格 | 開始日の曜日違い、税込・税別の抜け | 担当部署の原資料 |
| 社名・製品名・地名 | 正式名称と略称の混在、旧社名 | 登記上の社名、製品の正式名称一覧 |
| 最上級の表現 | 根拠のない「初」「No.1」 | 根拠となる調査や資料 |
| 代表者コメント | AIが言い回しを整えて意味が変わる | 代表者本人 |
| 問い合わせ先 | 報道向けと顧客向けの窓口の混同 | 総務・窓口の担当者 |
数字やコメントの追加を確かめる
AIの草稿で特に確かめたいのは、それらしい数字や「〇〇の声に応えて」といった背景の書き足しです。
読みやすい文章ほど違和感なく読み流してしまうので、草稿の数字と固有名詞に印を付け、材料表と1つずつ突き合わせます。この作業は、AIを使わずに書いた場合よりも丁寧に行うつもりで時間を残しておきます。
「No.1」「業界初」の
根拠を確認する
根拠を示せない最上級の表現は、AIが提案しても使いません。
消費者庁は、「顧客満足度No.1」などの表示が合理的な根拠に基づかず事実と異なる場合、景品表示法上の問題となるとNo.1表示に関する実態調査報告書の公表資料で示しています。
景品表示法は一般消費者向けの表示が対象なので、消費者向けの商品・サービスや、自社サイト・広告に文面を転用する場合は特に注意します。企業向けの発表でも、根拠を示せない最上級の表現は使いません。最上級の表現を使う場合は、調査の対象・方法・時期が分かる資料を承認者と一緒に確認してください。
発表前の情報を入力してよいか
プレスリリースの材料は、発表日まで社外に出せない情報です。
入力する前に、社内の情報管理ルールと、使うAIサービスの契約・データの扱いを確認します。
個人向けGeminiのデータの扱いは、Googleのプライバシーに関する説明で確認できます。同じ製品名でも、個人向けと法人契約で条件が違う場合がある点に注意が必要です。ChatGPTなど他のAIサービスを使う場合も、自社が契約しているプランのデータの扱いを、各社の公式ページで確認してから入力します。
利用可否が確認できるまでは、公開済みの情報か、発表内容まで架空にした素材で試します。社名や製品名を置き換えても、未発表の内容・日付・価格は残ります。入力が禁止されている情報は、法人向けのAIでも入力しません。
AIツールを社内で使うときの権限や機密情報の考え方は、Claude Codeを法人で使うときの確認方法でも説明しています。
配信サービスと
対話型AIの選び方
プレスリリース専用のツールにも、AIの機能を備えたものがあります。
例えば、PR TIMESが無料で提供するPR Editorは、公式サイトでテンプレートやチームでのコメント機能に加え、AIがタイトルや見出しを提案する機能を案内しています（2026年10月9日確認）。PR Editorは文章を作るための無料ツールで、PR TIMESでの配信は、従量課金制や定額制の料金プランが基本です。条件を満たした場合に無料で配信できるプログラムもあるため、費用と条件はPR TIMES公式の料金プランの案内で確認してください（2026年10月21日確認）。
どちらを使うかは、何に困っているかで決まります。
| 困っていること | 向いている道具 | 理由 |
|---|
| リリースの型が分からない | 専用ツールのテンプレート | 発表の種類ごとの構成から書き始められる |
| タイトルの案を比べたい | 専用ツールのAI機能か、指示文② | どちらでも複数案を並べて選べる |
| 社内の資料がばらばらで材料がまとまらない | 汎用の対話型AIと材料表 | メモの並べ替えと不足項目の洗い出しから頼める |
| 毎月の発表で、材料集めと承認に時間がかかる | 社内の流れそのものの見直し | 文章を書く時間より、部署間の確認待ちが長い場合がある |
年に数本のリリースなら、専用ツールのテンプレートか、汎用の対話型AIと指示文で足りる場合があります。
個別の仕組みづくりを考えるのは、表の最後の行のように、文章以外の工程で時間がかかっている場合です。
材料集めから承認までを整える
新商品、展示会出展、採用、設備投資と発表が続く会社では、遅れの原因が「書くこと」ではない場合があります。担当部署から材料が届かない、承認者がつかまらない、どの版が最新か分からない、といった待ち時間が積み重なるからです。
材料を集める書式をそろえる
材料表を共有フォームや表計算の様式にして、担当部署が記入する形にすると、広報担当が聞き回る時間を減らせます。
記入された材料表から、指示文①で草稿を作り、指示文③で照合します。ここまでを毎回同じ順番で回すと、担当者が替わっても確認の抜けを減らしやすくなります。
草稿の自動作成までつないでも、承認者の確認と配信の操作は人の手に残すのが前提です。
承認と配信の記録を残す
誰がいつどの版を承認したかが残っていれば、配信後に誤りが見つかっても、どこで確認が抜けたかを追えます。止める地点は、次の3つを先に決めておきます。
| 決めること | 決め方の例 |
|---|
| 配信を確定する条件 | 予約配信は、承認者の確認が済むまで確定しない。配信の操作は担当者が行い、AIには操作させない |
| 承認の記録 | 「版・承認者・日時」の3列で、表計算に1行ずつ残す |
| 配信後に誤りが見つかったとき | 担当者が承認者に報告し、配信サービスの訂正の手順に沿って訂正版を出す。自社サイトの掲載も同じ日に直す |
弊社でも自社のコラム制作で、材料の整理、草稿、事実の照合、公開前の確認を別の工程に分け、確認の記録を残して運用しています。
記事の制作を仕組みにした例は、SEO自動運用ツールの開発実例で紹介しています。
どの業務からAIを入れるかの決め方は、中小企業のAI導入の進め方にまとめました。
まず次の発表1本で試す
プレスリリース作成のAI活用で結果を分けるのは、AIの種類より、渡す材料が確かかどうかです。
次の発表が決まったら、材料表を1枚作り、指示文①で草稿、③で照合を試してください。
そのうえで、草稿の直しにかかった時間と、照合で見つかった食い違いを記録しておくと、次回どこを改善するかが分かります。
部署をまたぐ材料集めや承認に時間がかかっているなら、文章作成だけでなく流れ全体の見直しを検討する段階です。
まるっとAIでは、いまの発表の進め方を確認し、材料の集め方から草稿作成、照合、承認の記録までを業務に合わせて組み立てるご相談をお受けしています。
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