介護のAI活用事例と始め方デイ・訪問・
グループホームの
事務を
減らす優先順位と指示文

介護のAI活用は、デイサービス・訪問介護・グループホームのうち職員の少ない事業所なら、委員会・研修の記録や家族への全体のお知らせのように、個人情報を入れずに書ける事務の文章から始められます。

見守りセンサーや、訪問・送迎の予定を組むAIツールのように製品を入れる活用は、費用と補助の確認が先になります。介護記録の清書は、入力してよい情報を決めてから始めます。

請求前の予定と実績の突き合わせのように数字を合わせる事務は、AIに照合させず、Excelの式に任せる形が安全です。

この記事は、記録以外の加算書類・家族連絡・研修記録でも残業が出ていて、何から手を付けるかを決めたい経営者・施設長・事務長の方に向けて書いています。

厚生労働省の事例集などで公表されている訪問介護・デイサービスのAI活用事例と、業務別の優先順位表、そのまま試せる指示文3本、生成AIに入れない情報の線引きを載せます。

文中のメモや設定は説明用に作った架空の例です。指示文は2026年10月に、架空の例だけを使って1回ずつ生成AIで試し、出力で気づいた注意点を本文に加えています。導入の効果を測ったものではありません。

この記事で分かること

• 生成AIを先に試すのは、委員会・研修の記録のように個人情報を入れずに書ける事務です
• 指示文を職員に配る前に、何を入力してよいかを事業所として決めておきましょう
• 職員の少ない事業所でも、先月の事務を書き出して1つに絞り、2〜4週間の記録で続けるかを決めれば、日々のケアを止めずに試せます

介護のAI活用は
機器・記録ソフト・事務の
生成AIに分かれる

介護でAIが使われる場所は、見守り機器や予定づくりのツール、記録ソフトの支援機能、事務の文章を作る生成AIの3つです。職員の少ない事業所が機器を買わずに始めやすいのは、3つ目です。

機器・ソフトに入っているAIと、
事務に使う生成AI

介護のAI活用事例として紹介されるものの多くは、見守りセンサー、送迎や訪問の予定づくり、ケアプラン作成支援など、製品に組み込まれたAIです。

これらは製品を選んで導入する話なので、費用と設定の検討が先です。一方、ChatGPT・Gemini・Claudeのような汎用の生成AIは、文章を作る事務にすぐ使えます。

訪問や送迎の予定を組むAIツールは機器ではありませんが、製品を選んで導入する点が見守り機器と同じなので、①にまとめています。

機器やツールの導入は費用と補助金の確認から、事務の生成AIは入力してよい情報を決めるところから始まります。同じ「AI活用」でも、最初にやることは同じではありません。

公表されている
介護のAI活用事例

国の事例集で、訪問介護・デイサービスがAIツールを使った事例は、3件とも訪問や送迎の予定づくりです。数字はいずれも公表元の記載どおりで、弊社が測ったものではありません。

訪問介護とデイサービスで、
予定づくりをAIツールに任せた事例

厚生労働省の介護テクノロジー取組事例集「介護テクノロジー等のパッケージ導入モデル（改訂版）」（令和8年3月、2026年10月15日に確認）には、訪問や送迎のスケジュール作成にAIツールを使った事例が3件載っています。3件とも、3つの領域の①に当たる製品の導入です。

3件に共通するのは、条件が多く毎週くり返す予定づくりをAIツールに任せ、職員は出来上がった予定を確かめて直す側に回っている点です。事例集も、スケジュール作成担当者を「AIで作成したスケジュールを確認・調整する役割」と整理しています。

慣れるまでの期間は、事例によって違います。

事例10では、導入直後はツールに慣れておらず効果が見られなかったことや、半数が60歳以上のヘルパーから、Excelで作って紙で配っていた予定表が変わることへの抵抗感が多く聞かれたことが記されています。事業所の運用に合わせるには、提供事業者との協議を何度も重ねる必要がありました。

事例13では、操作方法で困ったことはなくスムーズに導入でき、2〜3か月で操作に慣れました。事例14は、提供事業者の訪問のたびに助言を受け、1か月ほどで操作に慣れたとしています。

予定づくりのAIツールは、事業所の運用に合わせた設定と、職員が慣れるまでの数か月を見込んで導入を決めます。

介護記録の作成に
生成AIを使った事例

在宅介護サービスを手がける株式会社やさしい手のAWSの導入事例ページでは、介護記録の整理や報告書の作成に生成AIを使い、従来1件20分以上かかっていた作業が、チェックの時間を含めて平均14分になったと紹介されています（2026年10月15日に確認）。

この例は、自社でシステムを作り、大量の記録を扱う事業者の取り組みです。小さな事業所が同じ仕組みをすぐに作る必要はなく、まず汎用の生成AIで指示文を試し、手間が減る業務を見つける順番が現実的です。

グループホームの事例と、
生成AIについての国の検討

先の事例集には、グループホーム（認知症対応型共同生活介護）の事例も4件載っています（事例4・6・17・18）。いずれも見守り・移乗支援・排泄支援の機器を導入した事例で、AIを使ったという記載はありません。

国の検討でも、事務の文章に生成AIを使うことは、これから確かめる段階に置かれています。

厚生労働省の介護給付費分科会の資料（令和8年8月28日）には、「2040年に向けたサービス提供体制等のあり方」検討会の取りまとめ（令和7年7月25日）の抜粋があります。

この取りまとめは、計画書やサービス担当者会議等の議事録の原案を生成AIで作ることは業務の効率化につながるとしたうえで、AIの信頼性やセキュリティ等の問題もあるとして、実証を通じて効果や利用上の留意点を明らかにすることが重要だとしています。

汎用の生成AIで事務の文章を作る使い方は、他の事業所の数字を待つより、個人情報のいらない文章で小さく試し、自分の事業所で時間と直した箇所を記録して判断するほうが確実です。

デイ・訪問・グループホームで
残業が出る事務

介助の後に残る事務は、サービスの種類によって違います。

サービス別に残りやすい事務

記録を書く場所や家族とのやりとりの形が違うと、時間がかかる事務も変わります。

表の事務は代表的な例です。事業所ごとに、実際に時間がかかっている事務を書き出して確かめてください。

どのサービスにもある
委員会・研修の記録

サービスの種類を問わず必要になるのが、委員会や研修を開いたことを残す記録です。

厚生労働省の令和6年12月27日付の通知は、令和6年4月1日から全ての介護サービス事業者に、高齢者虐待防止の措置として委員会の定期的な開催、指針の整備、研修の実施、担当者を置くことが義務づけられていると示しています。措置が講じられていない場合は、基本報酬が減算されます。

委員会と研修は、開いた事実と内容を残しておかないと、後から確かめられません。メモを記録の様式に整える作業は、個人が分かる事例を外せば利用者の個人情報を入れずにできるため、生成AIを最初に試す業務に向いています。

生産性向上推進体制加算は、
対象のサービスが限られる

介護のAI活用を調べると、生産性向上推進体制加算の話がよく出てきます。この加算は、デイサービス（通所介護）と訪問介護は対象ではなく、グループホームは対象です。

厚生労働省の生産性向上推進体制加算の解説資料（令和8年3月更新版、2026年10月15日に確認）では、対象は短期入所系・居住系・多機能系・施設系のサービスです。実績報告書の施設種別にも、認知症対応型共同生活介護（グループホーム）は入り、通所介護と訪問介護は入っていません。

加算（Ⅱ）は月10単位で、利用者の安全やサービスの質、職員の負担軽減を検討する委員会の開催、見守り機器・インカム等・介護記録ソフト等のうち1つ以上の導入、業務改善の取組の実績を事業年度ごとに1回、厚生労働省へ報告することなどが要件です。

加算（Ⅰ）は月100単位で、（Ⅱ）のデータで業務改善の成果が確認されていることに加え、3種類すべての導入（見守り機器は全ての居室）と、職員間の適切な役割分担の取組などが要件になります。

この委員会は、加算を算定しなくても必要になります。グループホームのような居住系のサービスでは、令和6年度の運営基準の改正で、この委員会を定期的に開くことが義務になりました。

令和9年3月31日までは努力義務とする経過措置がありますが、加算を算定する場合は経過措置の期間中でも設置が必要です（令和6年厚生労働省令第16号の附則第4条と、上の解説資料）。

加算を算定する場合は、この委員会を3か月に1回以上開き、利用者の安全とケアの質、職員の負担、介護機器の点検、職員研修の4つの事項について取組の状況を確かめるよう、同じ資料は示しています。

グループホームでは、加算を算定する事業所はいまから、算定しない事業所も令和9年4月1日からは義務として、委員会を開いて記録を残すことになります。研修記録の指示文①は、項目を委員会用に差し替えれば委員会の記録にも使えます（差し替える項目は指示文①の後に載せています）。

また、同じ解説資料は、介護記録ソフト等を「データの入力から記録・保存・活用までを一体的に支援するものに限る」と定義しています。

汎用の生成AIで文章を整えるだけの使い方が、この要件に当たるとは資料から読み取れません。加算を目的にするなら、導入前に指定権者の自治体へ確認してください。

業務別の優先順位表

生成AIを先に試すのは、委員会・研修の記録のように個人情報を入れずに書ける事務です。加算を算定できるかの判断と請求の確定は、AIに任せません。

順番を決める4つの条件

順番は、次の4つの条件で決めました。毎週・毎月くり返すこと、文章にする作業が多いこと、間違えても職員が読めば気づけること、個人情報を外しても書けることです。

4つを満たす事務ほど早く試せます。金額や算定の可否のように、間違いがそのまま請求や返還につながる事務は、生成AIに判断させない側に置きます。

介護記録の清書を1番にしない理由

記録の書き直しは毎日発生するため、かかる時間の合計が大きくなりやすい事務です。それでも1番にしないのは、病歴や心身の状態を含む記録が、個人情報の中でも慎重に扱う情報だからです。

入力してよい項目、使うサービスと契約、確認する職員を決めないまま始めると、職員ごとに入力する情報がばらつきます。

先に個人情報のいらない事務で指示文の書き方と確認の手順に慣れ、その間に記録用の決まりを作るほうが、記録の清書を安全に始められます。すでに事業所でAIサービスを契約し、入力の決まりがあるなら、記録から始めても構いません。

請求前の突き合わせを、
AIに照合させない理由

対話型の生成AIは、表を貼り付けると照合したような答えを返しますが、行の読み落としや数え間違いが起きないとは言えません。

請求の前に予定と実績の差を探す作業は、1件の見落としがそのまま請求の誤りになります。照合そのものはExcelの式で行い、生成AIには式と手順を書いてもらう分担にすると、同じ表なら何度やっても同じ結果になります。

式づくりなら、利用者の氏名ではなく列の名前だけをAIに渡せば済むため、個人情報を入力する必要はありません。

そのまま試せる
生成AIの指示文

研修記録とお知らせ文（優先順位の1）、請求前の突き合わせに使うExcelの式（優先順位の3）の3本は、どれも個人情報を入れずに試せます。

デイサービスなら、②は行事や送迎時間の変更のお知らせに、③は利用予定と出席の実績の確認に置き換えて使えます。1日1回の利用なら、③のD列の回はすべて1です。

① 委員会・研修のメモを
記録に整える指示文

グループホームで、虐待防止の研修を開いた後のメモを想定した架空の例です。職員の氏名は書かず、職種と人数で残しています。

AIに渡すのは、利用者や職員の個人が分かる事例を含まないメモだけです。研修の中で実際の出来事を話し合った場合は、その部分をメモから外し、施設内の記録に直接書きます。

2026/10/10 15:00-15:40 虐待防止研修 リビング
講師 施設長
参加 介護職8 看護職1 計画作成担当1（出席簿あり）
欠席2 → 10/24までに資料を読んで感想を提出する予定（まだ提出なし）
内容 不適切なケアの例 言葉で行動を止める声かけ
グループで、研修資料の場面例を使って話し合い
質問 夜勤で手が足りない時の声かけは？ → 次の委員会で話す
理解度アンケート できた8 一部わからない2

このメモと次の指示文を、事業所が利用を認めた生成AIに渡します。出力する項目は、事業所で使っている研修記録の様式に合わせて書き換えてください。

介護事業所の研修実施記録の下書きを作ってください。
次の【メモ】だけを使い、【出力する項目】の順に整理してください。

【守ること】
・メモに書かれていない内容、人数、時間、発言を追加しない。
・メモから読み取れない項目は「記載なし（要確認）」と書く。
・職員の個人名は書かず、職種と人数で書く。
・まだ終わっていないことは「〜する予定（未実施）」と書き、終わったように書かない。
・評価や感想を付け足さない。
・文末は「〜した。」のような記録の書き方でそろえる。

【出力する項目】
1. 研修名
2. 実施日時・場所
3. 講師
4. 参加者（職種と人数）と、欠席者への対応
5. 研修の内容
6. 質疑と、その場で決まらなかったこと
7. 理解度の確認結果
8. 次の委員会で確認すること

【メモ】
ここに研修のメモを貼り付けます。

出力を受け取ったら、まず実施日・人数・時刻をメモと見比べます。参加者の合計や研修の時間を、AIが計算して書き足していないかも確かめてください。欠席者の感想の提出が「提出した」と書かれていたら、「予定（未実施）」に直します。

この記事の例で試した出力では、欠席者の感想の提出と次の委員会の議題が「予定（未実施）」と書かれ、人数の合計や時間も足されていませんでした。ただし、生成AIの出力は毎回同じになるとは限らないため、見比べる確認は毎回行います。

「次の委員会で確認すること」に、メモにない議題が足されていたら削除します。決まっていないことを決まったように書いた記録は、後で読んだ人の判断を誤らせるからです。

この下書きには職員の氏名が入らないため、これだけでは誰が出席したかを確かめられません。出席者の名前が分かる出席簿と、欠席した職員が後日資料を読んだ日は、施設内の記録として別に残し、下書きと一緒に保管します。

令和6年度介護報酬改定に関するQ&A（Vol.1）（令和6年3月15日、問170）も、委員会や研修を合同で開く場合は、参加した従事者と実施した内容を記録で確かめられるようにしておくよう求めています。

グループホームで開く、生産性向上の委員会の記録にする場合は、指示文の1行目の「研修実施記録」を「委員会の記録」に変え、【出力する項目】を次のように差し替えます。3〜6は、解説資料が委員会で検討するよう示している4つの事項です。

【出力する項目】
1. 委員会の名称・開催日時・開催方法
2. 出席者（職種と人数）
3. 利用者の安全とケアの質について確認したこと
4. 職員の負担の軽減と勤務状況について確認したこと
5. 介護機器の定期的な点検の状況
6. 職員研修の実施状況と予定
7. 決まったこと・見直すこと
8. 次の委員会までに確認すること（担当は職種で書く）

出力を受け取ったら、3〜6の4つの事項がすべて出ているかを確かめます。メモに話し合った記録がない事項は「記載なし（要確認）」のまま残し、AIに書き足させません。

話し合っていない事項が見つかったら、記録を作り込むのではなく、次の委員会の議題に入れます。残す内容と様式が足りているかは、指定権者の自治体の案内で確かめてください。

会議のメモから決定事項と保留を分ける方法は、AI議事録の作り方も参考になります。

② 家族への
お知らせ文を作る指示文

面会の受付時間を変える場合を想定した、全ての家族に送るお知らせの例です。利用者一人ひとりの話を含まないため、個人情報を入れずに頼めます。

介護事業所から、利用者のご家族へ送るお知らせ文の下書きを作ってください。

【伝えること】
・2026年11月1日から、面会の受付時間を14時〜16時に変更します。
・面会の前に、玄関で手指の消毒と体温の記入をお願いします。
・変更の理由は、インフルエンザが流行しやすい時期に入るためです。

【守ること】
・【伝えること】に書いていない約束、日付、理由を追加しない。
・日付は年を省かず、【伝えること】のとおりに書く。
・利用者個人の様子や病名は書かない。
・高齢のご家族も読むため、1文を短くし、専門用語を使わない。
・はじめのあいさつは1文だけにする。
・問い合わせ先は「〇〇（事業所名）電話：〇〇」のまま残す。

【出力】
1. 紙で配るお知らせ（400字以内）
2. 連絡アプリやメールで送る短い文（150字以内）

【伝えること】の日付と時間は架空の例なので、実際の内容に書き換えてください。紙とメッセージの2つを一度に作らせると、同じ内容を2回考える手間が減ります。

この例で試した出力では、【伝えること】にない約束は足されませんでしたが、お知らせの発行日や見出しも入りませんでした。紙で配るときは、発行日と事業所名を職員が書き足します。

出力では、「ご理解とご協力をお願いします」のような決まり文句が増えすぎていないか、伝えることが3つとも入っているかを見ます。配る前・送る前には、文面のほかに次の4つを職員が確かめます。

• 開始日が年まで正しいか（前の年のお知らせを使い回していないか）
• 変更の内容が、管理者が決めたとおりか
• 「〇〇」の部分を、実際の事業所名と電話番号に置き換えたか
• 送り先が正しいか。メールで一斉に送るときは、ほかの家族のアドレスが見えないようにBCCで送る

一斉送信で宛先を間違えると、家族のメールアドレスなどの個人情報が漏れることになります。連絡アプリで送る場合も、送り先のグループが合っているかを確かめてください。

一人ひとりの近況を家族に伝える文面は、個人情報を含むため優先順位の2に置いています。職員が伝える内容を選び、体調や受診に関わる説明は看護職や管理者が言葉を決めてから、文面だけを整えてもらいます。

③ 予定と実績を突き合わせる
Excelの式を作る指示文

請求の前に、予定にあるのに実績がない回や、時刻が違う回を探すための式を頼む指示文です。AIに渡すのは表の形と架空の確認用の例だけで、利用者の情報は入れません。

Excelで、介護サービスの予定と実績を突き合わせる式を作ってください。
利用者の氏名は使わず、利用者番号で照合します。

【シートの形】
・シート「予定」とシート「実績」は同じ列の並びです。1行目は見出しです。
　A列 利用者番号、B列 日付、C列 サービス内容、
　D列 回（同じ日・同じ利用者・同じサービス内容の何回目か。1、2…）、
　E列 開始時刻、F列 終了時刻
・どちらも1行に1回分のサービスが入っています。
・「予定」のD列の回は、開始時刻の早い順に職員が入力します。
・「実績」のD列には、対応する予定の行と同じ回を職員が入力します。予定にないサービスは「追加」と入力します。

【作ってほしいもの】
1. 「実績」シートのG列に表示する式。上から順に判定する。
　・A〜F列に空欄が1つでもあれば「要確認」
　・B列・E列・F列のどれかが文字として入力されていれば「要確認」
　・A〜D列が同じ行が「実績」に2行以上あれば「重複」
　・A〜D列が同じ行が「予定」になければ「予定なし」
　・A〜D列が同じ行が「予定」に2行以上あれば「予定が重複」
　・予定はあるが、開始時刻か終了時刻が違えば「時刻違い」
　・どちらも同じなら「一致」
2. 「予定」シートのG列に表示する式。上から順に判定する。
　・A〜F列に空欄が1つでもあれば「要確認」
　・B列・E列・F列のどれかが文字として入力されていれば「要確認」
　・A〜D列が同じ行が「予定」に2行以上あれば「重複」
　・A〜D列が同じ行が「実績」になければ「実績なし」
　・それ以外は空欄
3. 式を入れる手順を、Excelに慣れていない人向けに番号付きで

【条件】
・Microsoft 365 のExcelで使える関数にする。
・下の【確かめる例】を入れたとき、【正しい結果】どおりになる理由を説明する。

【確かめる例】
予定 2行目：1001、2026/11/4、身体介護、1、9:00、9:30
予定 3行目：1001、2026/11/4、身体介護、2、17:00、17:30
予定 4行目：1002、2026/11/4、生活援助、1、10:00、11:00
予定 5行目：1004、2026/11/5、身体介護、1、8:00、8:30
予定 6行目：1004、2026/11/5、身体介護、1、8:00、8:30
予定 7行目：1005、2026/11/5、生活援助、1、13:00、14:00
実績 2行目：1001、2026/11/4、身体介護、2、17:15、17:45
実績 3行目：1002、2026/11/4、生活援助、1、10:00、11:00
実績 4行目：1003、2026/11/4、生活援助、追加、14:00、15:00
実績 5行目：（空欄）、2026/11/5、身体介護、1、8:00、8:30
実績 6行目：1004、2026/11/5、身体介護、1、8:00、8:30
実績 7行目：1005、2026/11/5、生活援助、1、13:00（文字として入力）、14:00

【正しい結果】
予定 2行目：実績なし（朝の回が取りやめになった例）
予定 3行目：空欄
予定 4行目：空欄
予定 5行目：重複
予定 6行目：重複
予定 7行目：空欄
実績 2行目：時刻違い
実績 3行目：一致
実績 4行目：予定なし
実績 5行目：要確認
実績 6行目：予定が重複
実績 7行目：要確認

D列の「回」は、訪問介護で1日に2回訪問する利用者がいる場合に備えた列です。利用者番号・日付・サービス内容だけでは1回目と2回目を区別できず、式が別の回の予定と照合してしまうためです。

実績の回を開始時刻の順に振り直すと、朝の回が取りやめになった日に、夕方の実績が朝の予定と照合されて「時刻違い」と出てしまいます。実績のD列には、対応する予定と同じ回を入れる決まりにしておきます。確かめる例の利用者番号と時刻は架空です。

空欄の判定を最初に置いているのは、利用者番号などが空欄の行を照合すると、式の作り方によっては「一致」と出てしまうことがあるためです。日付や時刻が文字として入力されたセルも、見た目は同じでも照合がずれる原因になるため、先に「要確認」で止めます。

この指示文で試した出力では、Microsoft 365 の関数を組み合わせた長い式が返り、確かめる例の12行それぞれの判定の理由も説明されました。式の中身を読み解くのは難しいため、まず確かめる例で表示が合うかを見ます。

式を入れたら、まず【確かめる例】の12行を別のファイルに入れ、【正しい結果】と同じ表示になるかを確かめてから、実際の月の表に使います。文字として入力した時刻は、セルに「'13:00」のように先頭にアポストロフィを付けると作れます。

結果が合わないときは、AIに合わなかった行と表示を伝えて式を直してもらいます。

12行が合っても、実際の表で起きる入力の形をすべて確かめたことにはなりません。最初の1〜2か月は、式の結果と、これまでの手作業での照合を並べて比べ、食い違いがないことを確かめてから式に任せます。

式で「要確認」「重複」「予定なし」「予定が重複」「実績なし」「時刻違い」と出た行は、記録の書き間違いなのか、実際に予定が変わったのかを、職員が元の記録と見比べて確かめます。「一致」と出た行も、請求の前には担当者が元の記録と回数を見比べます。差の理由を決めるのは人の仕事です。

転記の誤りを減らす考え方は、転記ミスを減らすAI活用でも説明しています。

シフトのたたき台も、考え方は同じです。希望休と必要人数をExcelで確かめる手順は、シフト作成の生成AI活用にまとめています。

生成AIに入れてよい情報と
入れない情報

指示文を職員に配る前に、何を入力してよいかを事業所として決めておきましょう。

個人情報保護委員会の
注意喚起で確かめること

令和5年6月2日に公表された生成AIサービスの利用に関する注意喚起等は、事業者向けに2つの注意点を挙げています。

一つは、個人情報を含む指示文を入力するなら、特定した利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認することです。

もう一つは、本人の同意なく個人データを含む指示文を入力し、そのデータが応答の出力以外の目的で扱われると法律に違反する可能性があるため、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認することです。

また、医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス（令和8年4月一部改正）は、介護関係記録に含まれる病歴や障害の事実などを、慎重な扱いが必要な要配慮個人情報の例に挙げています。

入力の線引きを3段階で決める

入力する情報を3段階に分けて紙1枚にまとめておくと、現場で迷いません。

氏名を外した記録のメモも、個人情報として扱う前提で決めます。事業所の中では他の記録と照らし合わせれば本人が分かりますし、1つの住居の定員が9人以下のグループホームでは、日付と出来事だけで誰の話か分かることもあります。

そのため2段目の情報は、事業所が利用を認め、入力データを学習に使わない契約のサービスに限り、利用目的の範囲内で入力します。氏名を外しても本人が分かる可能性を除けない記録は、入力しない側に置きます。

職員が個人のアカウントで実際の利用者の情報を入力する使い方は、最初に禁止しておきます。同じ製品名でも、個人向けと法人向けの契約で入力データの扱いや管理機能が違う場合があるためです。

小さな事業所での始め方

職員の少ない事業所でも、先月の事務を書き出して1つに絞り、2〜4週間の記録で続けるかを決めれば、日々のケアを止めずに試せます。

1. 1か月の事務を書き出す

管理者と事務担当が、先月かかった事務を「誰が・何に・どれくらい」で書き出します。正確な計測でなくても、残業の原因になった事務が上位に出れば十分です。

書き出す表の作り方は、業務棚卸し表で比較する優先順位が参考になります。

2. 優先順位1から1つ選び、
架空のメモで試す

書き出した事務のうち、優先順位表の1に当たるものを1つだけ選んでください。最初の数回は、この記事のような架空のメモで指示文を試し、メモにない内容が足されないかを確かめます。

試す職員は2〜3人で十分です。文章の確認が得意な人と、その事務に時間がかかっている人を両方入れると、誤りと手間の両方を確かめられます。

3. 決まりを紙1枚にまとめる

使うサービス、入力してよい情報、出力を確認する人、保存する場所を1枚に書き、試す職員全員が同じものを見られるようにします。

決まりのないまま使う職員を広げると、入力する情報が職員ごとにばらばらになりかねません。記録の清書へ進むのは、この1枚ができてからです。

4. 2〜4週間、時間と
直した箇所を残す

試す前と後で、同じ事務にかかった時間を同じ職員で比べます。あわせて、AIの出力を直した箇所を残しておくと、指示文のどこを変えればよいかが分かります。

時間が短くなっても直す箇所が多いままなら、確認の負担が別の職員に移っただけかもしれません。その場合は指示文を直すか、その事務での利用をやめる判断も必要です。

機器やソフトの
見積もりで比べる項目

見守り機器や予定づくりのツールを検討するときは、複数の製品の見積もりを、同じ項目で並べて比べます。事例集でも、事業所の運用に合わせた設定は3件すべての手順に入っており、事例10は介護記録ソフトとの連携を今後の課題に挙げています。

月々の費用と記録ソフトとの連携は、導入した後の手間と支払いを毎月左右します。初期費用だけで比べず、転記の手間がどれだけ残るかまで聞いておきます。

補助金と相談窓口は
都道府県で確かめる

機器や介護ソフトの導入を考える段階では、補助の制度を確かめます。厚生労働省の介護サービス事業者向けのお知らせは、介護テクノロジーの導入や定着への補助について「詳細は都道府県へお問い合わせください」と案内しています。

都道府県が設ける介護生産性向上総合相談センターは、全国47都道府県すべてに置かれています（2026年10月15日に確認）。介護以外の制度も含めて比べる場合は、中小企業のAI導入の補助金も参考になります。

自分たちで試す範囲と、
仕組みにする範囲

指示文で手間が減ることを確かめた後は、その使い方を続けるか、仕組みにするかを分けて考えます。

既製品の機能と指示文で手間が減るなら、個別の開発は必要ありません。仕組みづくりが候補になるのは、記録ソフトから請求前の確認表への転記や、記録から家族への報告への作り直しが、毎月の手作業として残り続ける場合です。

記録・シフト・請求前の確認をまとめて仕組みにする方法は、まるっとAIの介護向けページで紹介しています。

まとめ：最初の1業務は、
個人情報のいらない事務から選ぶ