商談議事録の書き方
次の約束を残すテンプレート・記入例・確認メール

「商談後、誰が何をする約束だったか思い出せない」「相手の『確認します』を決定として書いてよいのか」。

商談議事録は発言を長く要約するより、確認できた約束と保留を分けると次の担当者が動けます。

このページでは、コピーできるテンプレートと、架空の商談メモから作った社内議事録・顧客への確認メールを載せます。

実在の顧客事例や、AIを使って得た成果ではありません。

架空の商談メモから作る議事録の完成例

最初に「次の行動・担当・期限」を置き、決まっていないことは保留にします。

以下は施設点検票の回収方法を相談した架空の商談です。社名、個人名、実際の取引情報は使っていません。

元メモ：発言をそのまま確かめる

M1〜M8は、完成した議事録を元メモに戻って照合するための番号です。

実務では録音の時刻や、メモの行番号に置き換えられます。

M1 商談日：2026年10月1日。顧客側は施設管理担当・情報システム担当、弊社側は営業担当。
M2 施設管理担当「協力会社から紙の点検票を受け、月末にExcelへ転記しています」
M3 施設管理担当「記入漏れがあると、協力会社にメールで確認します」
M4 情報システム担当「いまのExcel帳票は残したいです。共有方法はまだ確認していません」
M5 弊社営業「見本で確認したい項目を一覧にして、10月5日までに送ります」
M6 施設管理担当「個人名を消した見本を出せるか、10月8日までに連絡します」
M7 情報システム担当「Excelと接続できるかは、まだ分かりません」
M8 次回の商談日時は決めていない。

「月末に転記」は現状の説明です。転記に何時間かかるか、入力の自動化ができるかは、このメモから分かりません。

営業側が考えた改善案を、顧客の要望として書かないことが大切です。

社内議事録：次の約束を冒頭に書く

以下はM1〜M8だけから編集した完成例です。確定していない接続方法や次回日時は「未確認」「未定」のまま残します。

商談日：2026年10月1日
参加者：顧客側＝施設管理担当・情報システム担当／弊社側＝営業担当
目的：施設点検票の回収とExcel転記の現状を確認する

【次の約束】
・弊社営業：10月5日までに、見本で確認したい項目一覧を送る（M5）
・顧客の施設管理担当：10月8日までに、個人名を消した見本の提供可否を連絡する（M6）
・次回商談：日時は未定（M8）

【顧客が話した現状・希望】
・紙の点検票を月末にExcelへ転記している（M2）
・記入漏れは協力会社へメールで確認している（M3）
・現在のExcel帳票は残したい（M4）

【保留・確認先】
・Excelの共有方法：顧客の情報システム担当が未確認（M4）
・Excelとの接続可否：未確認（M7）
・見本の提供：10月8日の連絡を待つ（M6）

【社内の仮説】
・転記方法の見直し余地はあるかもしれない。顧客が合意した提案ではない。
・工数、導入日、費用、効果は聞いていないため記録しない。

社内の仮説だけは、元メモにない営業側の考えとして明示しました。

案件管理に登録するときも、顧客の発言と同じ事実欄には入れません。

M6は「見本を送る約束」ではなく、提供できるか連絡する約束です。

元メモと完成例を一行ずつ照合する

完成した議事録は、きれいな文章かどうかより、元の発言を変えていないかで確認します。

次の対応表なら、別の担当者も出典を追えます。

特に「する」と「できるか確認する」は、似た言い回しでも約束の中身が変わります。

「顧客が困っている」と一般化するだけでは、次に何を確認すればよいか分かりません。

M2・M3を残せば、紙を受け取る時点とExcelへ転記する時点のどちらに手間があるのか、次回質問できます。

元メモに所要時間がないなら、短縮できる時間を作らず、現状を尋ねます。

そのまま使える商談議事録のテンプレート

顧客と弊社の作業を別の行にし、保留には確認先を付けます。共有ドキュメントや顧客管理システムに貼って使えます。

空欄を推測で埋めず、「未確認」と書くための欄も残しました。

商談日：
案件名（社内共有の範囲で）：
参加者（顧客側／弊社側）：
商談の目的：

【次の約束】
顧客側｜担当：　作業：　期限：　根拠となる発言：
弊社側｜担当：　作業：　期限：　根拠となる発言：
次回の日時・目的：確定／仮予定／未定

【顧客が話した現状・希望】
現在の方法：
困っている場面：
残したい手順・帳票：

【提案に必要な条件】
対象業務：
関係部署・使う人：
利用中の資料・ツール：

【保留・未確認】
質問：　確認する人：　確認期限：

【社内の仮説】※顧客の発言とは分ける

【共有前の照合】
担当・作業・期限は元メモと一致したか：
顧客へ送る部分に社内の仮説を混ぜていないか：

必ず埋める欄を増やし過ぎると、商談後に記録できなくなります。

まず次の約束、顧客の現状、保留の3つから始め、必要な項目だけ残してください。

商談の目的と参加者は、あとから発言を確認する際に役立ちます。

商談中は発言者・作業・期限をメモする

商談中に完成版を作ろうとすると、相手の発言を聞き逃します。まず発言者、動詞、期限を短く残してください。

「見本を送る」「見本を出せるか連絡する」の違いは、あとで思い出して補えません。

相手が言い直した場合は、取り消された発言も分かる形で残します。

商談の最後には、次の行動を双方で読み上げます。

「弊社は項目一覧を10月5日までに送ります」と、まず自分の約束を伝えます。

「貴社は見本を出せるか10月8日までにご連絡いただく、という理解でよいでしょうか」と確かめます。

見本そのものを送ると決まっていないことも、この場でそろいます。

期限を決められなかった場合は、その場で無理に決めたことにしません。

議事録には「期限未定」と記録し、誰がいつ確認するかだけ決められれば、その確認を次の作業にします。

商談に参加していない責任者が読むなら、略語だけで記録しないでください。

「点検票の項目一覧」のように資料名を明記し、対象業務が分かるようにします。

一方、顧客名や連絡先などの個人情報は、共有先に必要な範囲に絞ります。

読み手が次の作業を引き継げることと、情報を広げ過ぎないことの両方を確認してください。

共有する版を作ったら、送信前に宛先と添付資料も見直します。

顧客へ送るメールには何を残す？

顧客への確認メールには、双方の次の対応と未定事項を短く書きます。

社内議事録をそのまま転送すると、営業側の仮説や未確認の見通しまで相手の合意事項に見えるためです。

上の架空の商談なら、宛先と送付方法を確認したうえで次のように書けます。

これは文面の見本で、顧客へ送信した記録ではありません。

件名：本日の施設点検票に関するお打ち合わせの確認

施設管理ご担当者さま

本日はありがとうございました。次の対応について、弊社の認識を共有します。

・弊社：見本で確認したい項目一覧を10月5日までにお送りします。
・貴社：個人名を消した点検票の見本をご提供いただけるか、10月8日までにご連絡いただきます。
・Excelの共有方法と接続の可否は未確認で、次回の日時は未定です。

認識に違いがありましたら、お知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

「見本を送っていただく」と断定していない点が重要です。M6で顧客が約束したのは、提供の可否を連絡することでした。

見本の受け渡し方法も、送付前に双方で決めます。

AIで下書きを作るときの指示文

AIには議事録の下書きと、元メモにない主張の指摘だけを頼みます。

顧客の実データを外部サービスに入れる前に、自社の利用規程、契約、共有範囲を確かめてください。

最初はこのページの架空メモで試せます。

下の指示文に元メモを貼り付ければ、議事録と確認質問を分ける練習ができます。

ここに載せた完成例は編集部が元メモから手作業で作成したもので、AIの出力や運用結果ではありません。

あなたは商談メモを整理する補助者です。以下の元メモだけを根拠に、社内用の商談議事録の下書きを作ってください。

出力する欄：
1. 次の約束：顧客側と弊社側を分け、担当・作業・期限・根拠の行番号を付ける
2. 顧客が話した現状と希望：根拠の行番号を付ける
3. 保留・未確認：確認する相手と、分かれば期限を書く
4. 顧客へ確認すべき質問：未決事項を質問文にする

ルール：
・発言にない金額、効果、日付、担当、製品仕様、導入決定を作らない
・「検討する」「確認する」「提供できるか連絡する」を確定や提供の約束に変えない
・担当や期限が不明なら「未確認」と書く
・営業の仮説と顧客の発言を分ける
・各欄の最後に「元メモに根拠が見つからない記述」を列挙する

元メモ：
［上のM1〜M8をここに貼る］

生成後は、M5とM6の動詞を最初に照合します。「送る」と「送れるか連絡する」を同じ作業にしないためです。

次に期限、担当、接続の可否を確かめます。

MicrosoftのTeams公式ヘルプも、AIによる会議の要約が不正確または不完全になる場合を説明しています。

自動要約だけで合意を確定しないでください。

議事録が曖昧なとき、どこを直す？

文章を整える前に、元メモのどの発言を根拠にしたか戻って確認します。発言の抜けと、決定の取り違えでは直す場所が異なります。

録音が残っていれば、重要な一文を元の音声へ戻って確認できます。

録音の目的、保存先、共有範囲は社内の規程と利用するサービスの設定に合わせて事前に確認してください。

録音がない場合は同席者へ発言の確認を頼み、推測で埋めません。

未確認事項を次回の質問にする

保留と書くだけで終えると、次の商談でも同じ話が繰り返されます。

M4のExcel共有方法なら「現在の帳票は誰が更新し、どこで共有していますか」と聞きます。

M7の接続可否なら「接続に必要な仕様を誰に確認できますか」と確認します。

接続が可能だと先に決めるための質問ではありません。

M6の見本については、10月8日の返事を待ってから、受け渡し方法と個人情報の除去範囲を相談します。

見本が用意できない場合も、項目名だけなら共有できるか、画面を一緒に見ながら確認できるかを尋ねられます。

代替方法を相手が承認する前に、議事録に決定事項として書かないでください。

議事録の確認と顧客管理への登録はどう進める？

元メモの照合、社内確認、顧客への確認、顧客管理への登録の順に進めます。相手への確認を先にする商談もあります。

未確認事項を確定データとして登録しない点を守ってください。

社内で確認すること

記録者は、約束した作業の担当と期限を元メモで確認します。同席者がいれば、「検討」「連絡」「送付」の違いを見てもらいます。

社内用の仮説は別欄に残し、顧客に見せる版から外します。

顧客管理に分けて登録すること

顧客管理システムには、議事録全文を一つの自由記述欄に貼るだけでなく、次の作業を担当・期限ごとに登録します。

M5は弊社営業の10月5日までの作業、M6は顧客担当の10月8日までの連絡待ちです。

接続可否と次回日時は未確認として区別します。

複数人で同じ作業をするなら、最初に議事録の項目、確認者、顧客へ送る範囲を揃えてください。

社内会議の決定を整理したい場合はAI議事録の作り方、商談内容から提案書を作る場合は提案書を生成AIで作る方法へ進めます。

商談の種類が変わっても、約束の形は同じ

初回商談なら、相手が話した現状と「次回までに誰が資料を用意するか」を中心に残します。

提案を見てもらった商談なら、相手が承認した部分、修正を求めた部分、まだ確認していない条件を分けます。

契約前の商談なら、見積、契約条件、開始日を口頭の見通しと正式な合意に分けてください。

例えば「来月なら始められそう」は開始日の合意ではありません。

「社内で確認して金曜日に返事をする」と言われたなら、金曜日の回答待ちを次の作業にします。

段階に合わせて欄を増やしても、発言の根拠・担当・期限・保留の区別は変えません。

今日の商談で最初にすること

直近の商談メモを一件選び、双方の次の作業を担当・内容・期限に分けてください。

決まっていない項目は未確認と書き、誰に聞くかを残します。

その後に顧客の現状、提案の条件、社内の仮説を加えれば、次の担当者が根拠へ戻れる記録になります。

紙のメモ、メール、顧客管理システムに情報が分かれると、担当者ごとに確認方法が変わりがちです。

今使っている記録と、共有の順番から整理できます。

まず一件で、約束の取り違えがないか確かめてください。