請求書の自動保存で電帳法の
検索要件を満たすには？ファイル名・索引簿の
決め方と、人が確認する場面

メールで届いた請求書PDFを自動で保存するとき、電子帳簿保存法の検索の条件には、ファイル名でも索引簿でも対応できます。国税庁の一問一答には2つの方法が載っています。1つは、日付・金額・取引先を、並びを揃えてファイル名に入れる方法です。もう1つは、表計算ソフトなどで作った索引簿を、通し番号でファイルとつなぐ方法です。2つは併用もできます。

ただし、ファイル名の方法は、税務調査で税務職員からデータを渡すよう求められたとき（以下「ダウンロードの求め」）に応じられることが前提です。また、ファイル名や索引簿で対応できるのは検索の条件だけです。見られる機器と真実性の措置は、別に整える必要があります。なお国税庁は、ソフトもタイムスタンプも使わず、決まった並びのファイル名と事務処理規程で対応する例も示しています。

自動保存で先に決めておきたいのは、日付・金額・取引先を1通ずつ確定できない請求書の扱いです。受け取ったデータはそのまま残し、名前の付け方と索引簿の確定だけを人に戻します。この記事では、命名ルール、索引簿の列、人に戻す条件を順に決めていきます。根拠は、国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の令和8年7月版で確認しました。保存の仕組みそのものの作り方は、メール添付を自動で保存する記事で解説しています。

この記事で分かること

• 検索の条件と、真実性など他の保存条件を分けて確認する
• 原データを先に保全し、未確定の項目だけ人へ戻す
• 受信・添付IDと一意の保存先を索引へ残す

ファイル名や索引簿で満たせる
のは、
保存の条件のどこまで？

電子取引のデータを保存するときの条件は4つあり、ファイル名や索引簿が受け持つのはそのうち検索機能の1つだけです（一問一答 問18）。

真実性の措置には、タイムスタンプを使う方法、システムを使う方法、事務処理規程を定める方法があります。システムを使う方法は、訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで、データの受け取りと保存の両方を行うものです。保存先のフォルダに版の履歴が残る機能があるというだけで、この選択肢に当たると読むのは早計です。タイムスタンプを付ける期限などの細かな条件は、問18で確かめてください。

フォルダと表計算ソフトで済ませたい場合に参考になるのが、問19の例です。決まった並びのファイル名、自由なフォルダ分け、事務処理規程の3つを組み合わせています。規程は作るだけでなく、備え付けて、そのとおりに運用するところまでが前提です。この記事も、この組み合わせを土台に話を進めます。

ファイル名だけで検索の
条件を満たすには、何が前提？

ファイル名だけで対応するには、ダウンロードの求めに応じられることが前提になります。そのうえで、日付・金額・取引先を、並びを揃えてファイル名に入れます（問50）。

本来の検索機能には、次の3つの条件があります。

1. 日付・金額・取引先で探せる
2. 日付と金額は、範囲を指定して探せる
3. 2つ以上の項目を組み合わせて探せる

一問一答では、ダウンロードの求めに応じられることが前提なら、2と3の機能は要らないとしています。1は残ります。だから、3項目をファイル名に入れておけば、名前で探すことで1に対応できる、という考え方です。

ダウンロードの求めとは、税務調査のときに、税務職員から保存しているデータを渡すよう求められたら、そのデータを提出することを指します。データを一般に公開したり、外部とつなぐ仕組みを新しく作ったりする話ではありません。実務では、求められた範囲のファイルと索引簿をすぐに取り出して渡せる状態にしておく、と考えると分かりやすいです。

国税庁は名前の例として 20210131_㈱霞商店_110000 を挙げています。並びは日付・取引先・金額の順ですが、この並びや区切り記号が法律で決まっているわけではありません。決めた並びを全部のファイルで揃えることが大事です。取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名には日付と金額だけを入れる形でもかまいません（問50）。日付は和暦でも西暦でもよいものの、混ぜてはいけません。

ここからは、編集部が作った命名ルールの例です。会社名はすべて架空です。

日付を請求書の日付にそろえたのは、1種類に揃えて探しやすくするための編集上の設計です。国税庁の文言は「取引年月日その他の日付」で、受信日をここに使えるかどうかは、この記事では判断しません。金額も、請求書のどの金額を入れるのかを社内で1つに決めておきます。税込か税抜かの扱いに迷う場合は、税理士に確認してください。

先頭の連番は、次の章の索引簿とファイルをつなぐために付けています。ファイル名の方法だけで運用するなら必須ではありませんが、名前で表しきれない請求書が出てきたときに効いてきます。

索引簿はどんな
列で作ればいい？

索引簿は、表計算ソフトなどの表で、日付と金額の範囲や2つ以上の項目の組み合わせで探せるようにし、通し番号でファイルとつなぎます（問50）。国税庁が公開している作成例の列は「連番・日付・金額・取引先・備考」の5つです。これは見本で、法律で決まった形式ではありません。

編集部の見本では、この5列のあとに運用のための列を5つ足しました。架空の取引のデータで、運用の途中の一部を抜き出した形です。

連番,日付,金額,取引先,備考,保存先,受信時の元のファイル名,受信日,確認した人,状態
0042,20261020,132000,アオバ紙工,請求書,保存済み/R20261021-02/A1/0042_20261020_アオバ紙工_132000.pdf,invoice_oct.pdf,20261021,田村,確定
0043,20261025,48400,北浜ロジ,請求書（1ファイルに2通の1通目）,保存済み/R20261027-01/A1/0043-0044_北浜ロジ.pdf,北浜ロジ_請求書.pdf,20261027,田村,確定
0044,20261025,15400,北浜ロジ,請求書（1ファイルに2通の2通目）,保存済み/R20261027-01/A1/0043-0044_北浜ロジ.pdf,北浜ロジ_請求書.pdf,20261027,田村,確定
0045,20261028,220000,サクラ設計,請求書。0041の修正版として受信。0041は削除せず保存,保存済み/R20261030-04/A1/0045_20261028_サクラ設計_220000.pdf,請求書_修正版.pdf,20261030,田村,確定
0046,,,,確認待ち。金額が読み取れないため受信時の名前のまま保存,確認待ち/R20261102-03/A1/scan_001.pdf,scan_001.pdf,20261102,,要確認

足した5列（保存先・受信時の元のファイル名・受信日・確認した人・状態）は、保存漏れや確認の抜けを追い、各行から実物のファイルへ戻るための列で、法律の要件ではありません。会社名と担当者の「田村」、受信IDと添付IDの値は架空です。

列ごとの使い方は次のとおりです。

• 保存先：ファイルが置いてある場所を、受信IDと添付IDのフォルダまで含めて書きます。受信IDはメール1通ごと、添付IDはそのメールの何番目の添付かを表す番号で、保存の仕組みが受け取った時点で記録するものです。確定を待たず、受け取った時点で行に入れます。同じ日に別のメールで scan_001.pdf が2つ届いても、R20261102-03/A1/ と R20261102-05/A1/ のように場所が分かれるので、どちらも上書きされず、行ごとに正しいファイルを開けます。0043と0044のように1つのPDFに2通入っている場合は、2つの行が同じ保存先を指します。
• 受信時の元のファイル名：名前を変えたあとも、受信時の名前で探せるように残します。どのメールの添付だったかは、保存先に含まれる受信IDからたどります。元の名前と受信日だけでは、同じ名前の添付を見分けられないためです。
• 受信日：日付の列とは別に残します。日付の列は請求書の日付だけに揃えるためです。
• 状態：「確定」は人が3項目を確かめたもの、「要確認」はまだ確かめていないものです。0046の行のように、確かめるまでは日付・金額・取引先を空けておきます。AIが読み取った値は候補なので、確定の列には入れません。

そのまま使える形で、索引簿のひな形（CSV・見出しの行だけ）と上の記入例（CSV）を用意しました。CSVは値を書き込んだだけのファイルです。それ自体に範囲で探す機能はなく、法律の条件を満たしているかを確かめてくれるものでもありません。

表計算ソフトで開くときは、読み込み方に注意してください。ソフトによっては、0042 の先頭の0が消えたり、日付が数値として扱われたり、文字化けしたりすることがあります。連番は文字列として読み込みます。日付の範囲・金額の範囲・取引先の組み合わせで絞り込めるかは、架空のデータで試してから本番に使ってください。

ファイル名と索引簿は両方使える

ファイル名に3項目を入れ、同じ連番で索引簿にもつなぐことができます。どちらか1つを選ぶ必要はありません。

併用する理由は、ファイル名では表しきれない請求書があるからです。見本の0043と0044は、1つのPDFに北浜ロジの請求書が2通入っています。ファイル名に入れられる日付と金額は1通分だけですが、索引簿なら1通に1行で記録できます。修正版や再送も、備考の列に元の請求書との関係を書いておけます。

受信日とIDで名前を付ける方法は、保存漏れや重複を追うのに向いています。一方、検索の条件のために要るのは日付・金額・取引先の3項目で、名前の目的が違います。1つのファイル名に両方を詰め込むと、名前が長くなり、表記の揺れも起きやすくなります。編集部としては、受信IDと添付IDは保存先のフォルダに持たせ、先頭の連番で索引簿とつなぎ、3項目は索引簿にも必ず入れる形をおすすめします。

自動保存はどこで
止めて、人が確認する？

日付・金額・取引先のどれかが1通ずつ確定できないときは、そこで自動の名前付けと登録を止め、人に戻します。止めるのは確定の作業だけで、受け取ったデータはその時点でそのまま保存します。

流れは次のとおりです。受け取ったファイルを、まず受信時の名前と中身のまま、メール1通ごと・添付1つごとに分けた場所へ保存し、索引簿の行に連番と保存先を入れます。次に、日付・金額・取引先を1通ずつ確定できるかを見ます。確定できれば、連番を付けた名前にして保存済みの場所へ移し、保存先を書き換えて行を確定にします。確定できなければ、確認待ちの場所に置いたまま、「要確認」の行として人に回します。どちらに進んでも、受け取ったデータは失われず、索引簿の各行から実物のファイルへ戻れます。

人に戻す条件は、次の表のように決めておきます。編集部の設計例で、特定の製品の機能ではありません。

1通ずつ確定できない請求書は、受け取ったままの状態で保存し、名前と索引簿の確定だけを人に戻します。 読み取れないからといって、保存しない・捨てる、という扱いにはしません。

ただし、確認待ちのあいだは、元のデータは残っていても、日付・金額・取引先で探せる状態はまだ完成していません。確認待ちは放置せず、たとえば毎日1回、決めた担当者が状態の列を見て片付ける、といった決まりを作っておきます。

ZIPやリンクで届く請求書は、慣れていない人が開くと危険なことがあります。自動処理でも人の手でも、すぐに開いたり展開したりせず、社内で決めた受け取りの手順に任せてください。手順がまだ無い会社は、先に情報システムの担当者などと決めておきます。

AIで請求書の値を読み取る場合も、読み取った値は候補として扱い、確定は人が行います。実際の請求書を、一般に公開されているAIのサービスに入れないでください。試すときは架空のデータを使います。ツールの設定方法はメール添付を自動で保存する記事にまとめています。

名前を変えるとき、
元のファイルはどう残す？

ファイルの名前を変えても、それだけでPDFの中身が変わるわけではありません。ただ、名前の変更がどんな場合でも問題ない、あるいは直ちに改ざんに当たる、とはこの記事では言えません。運用で守ることは次の3つです。

• 受け取ったファイルの中身（バイト）は、一切変えない
• 名前は登録するときに1回だけ決め、元の名前と保存先の対応を索引簿に残す
• 登録したあとに名前を変えたり、ファイルを差し替えたりする必要が出たら、採用した事務処理規程の手順どおりに記録する

保存したあとに自動で名前を付け直したり、ファイルを差し替えたりする作りにすると、訂正・削除を防ぐ決まりとぶつかるおそれがあります。自動処理が名前を決めるのは、確定して登録する1回だけにしておくと安全です。

売上高が5,000万円以下なら、
検索の仕組みは要らない？

検索機能のすべてが要らなくなる場合は2つあります。ただし、どちらでも見られる機器と真実性の措置は残ります（問19の注記ほか）。

前の章で説明した、ファイル名の方法の前提と混ざりやすいので、並べて比べます。

売上高が5,000万円以下でも、ダウンロードの求めに応じられることは前提として残ります。名前を揃えて索引簿を付けておくと、求められた範囲をすぐに取り出せますし、日々の請求書探しも楽になります。これは運用上の利点で、法律の条件とは別の話です。

令和5年12月31日までの取引には、1,000万円以下という以前の基準がありました。現在の基準と混ぜないでください。貴社が当てはまるかどうかに迷う場合は、税理士か所轄の税務署に相談してください。

事務処理規程は、
ひな形をどう直して使う？

国税庁のひな形（法人用と個人事業者用）をもとに、自社で書き入れる欄を埋め、備え付けて運用します。ひな形は、国税庁の「参考資料（各種規程等のサンプル）」のページから入手できます。

書き入れる欄は主に3つです。

• 責任者
• 対象とする取引とデータ
• データの保存期間（年数は、自社の状況に合わせて税理士などに確認して決めます）

どちらのひな形も、訂正・削除は原則として禁止しています。理由がある変更をするときの流れは、次のように違います。

• 法人用：申請・承認・完了報告を経て、履歴を残す
• 個人事業者用：日付・書類・取引先・変更内容・理由・実施した人を記録し、データの保存期間中残す

前の章で、修正版を受け取ったときに元の請求書を消さずに残し、備考に関係を書く、と説明しました。登録したあとに名前を変える必要が出たときの記録も含め、こうした作業がこの規程の運用に当たります。

ひな形は、自社に合わせて直して使う見本です。法人用の申請・承認・報告の流れと同じ手順を、すべての事業者が取らなければならないわけではありません。担当者が1人の会社なら、実際に回せる手順に直しておく方が、規程と運用のずれが起きにくくなります。

運用を始める前に確かめること

本番の請求書を流す前に、ダウンロードの求めに応じられるかと、索引簿で探せるかを、架空のデータで確かめます。次の項目は編集部の提案で、法律が求めるチェック項目ではありません。

ダウンロードの求めへの備え

• 保存フォルダと索引簿を、そのまま取り出して渡せる
• 索引簿の各行の保存先から、そのファイルを1つに特定して開ける
• 確認待ちのファイルにも、索引簿の行と保存先、「要確認」の状態が付いている
• 日付の種類と書き方が、全部の行で1種類に揃っている

探せるかのテスト（架空データで行う）

• 日付の範囲（例：20261001〜20261031）で絞り込める
• 金額の範囲（例：10000〜50000）で絞り込める
• 取引先と日付の範囲を組み合わせて絞り込める
• 1ファイルに2通入った請求書が、それぞれの行で見つかる
• 修正版から、元の請求書の行にたどり着ける
• 同じ日に別々のメールで届いた同じ名前の添付（例：架空の scan_001.pdf を2通）が、どちらも上書きされずに残り、索引簿のそれぞれの行の保存先から正しいほうを開ける

ここまでできれば、自動保存の仕組みに、命名ルールと人に戻す条件を組み込めます。保存した請求書を発注や明細と突き合わせる方法は、請求書の照合の記事で解説しています。

参考にした国税庁の公式ページ

• 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月版・PDF）
• 参考資料（各種規程等のサンプル）：索引簿の作成例（Excel）と、事務処理規程のひな形（法人用・個人事業者用、Word）があります
• 電子帳簿保存法一問一答（一覧）

この記事は、上の一問一答の令和8年7月版の内容に基づいています。今後改訂された場合は、一覧のページから最新版を確かめてください。