請求書と納品書の照合
明細の差異を見つける照合表の記入例と確認メール

「月末に届いた請求書を、何枚もの納品書と見比べている」「合計が合わないのに、どの行がずれているのか分からない」。

請求書と納品書の照合は、合計額から比べるより、請求書の1行ごとに対応する納品書を決め、数量・単価・金額の差を書き出すと、誰に何を聞けばよいかが決まります。

このページでは、架空の請求書1枚と納品書4枚から作った照合表の完成例、差異を問い合わせるメール、AIに照合の下書きを頼む指示文を載せます。

書類・会社・金額はすべて編集部が作った架空の記入例です。実在の取引や、AIを使って得た成果ではありません。

架空の請求書と納品書で作った照合表の完成例

照合表には、請求書の行ごとに「どの納品書と照らしたか」「差はいくらか」「次に誰へ何を聞くか」を書きます。

例として、資材の仕入先から届いた9月分の請求書を、同じ月に届いた納品書4枚と照合します。

仕入先名・品番・金額は、説明のために作ったものです。

請求書の明細（架空の記入例）

請求書 No.2609-118（9月30日締め）
宛名：（自社名）御中
請求元：仕入先A（架空の資材卸）　登録番号：T0000000000000（架空）

I1　9/3　KB-1020 結束バンド 200mm 黒　20袋 × 450円 ＝ 9,000円
I2　9/10・9/17　PT-305 養生テープ 50mm 緑　60巻 × 180円 ＝ 10,800円
I3　9/17　GL-88 作業手袋 M　15双 × 320円 ＝ 4,800円
I4　9/24　SP-410 スプレー塗料 グレー　6本 × 980円 ＝ 5,880円
I5　9/25　CB-12 ケーブルカバー 1m　10本 × 650円 ＝ 6,500円
I6　9/24　KB-1025 結束バンド 250mm 黒　20袋 × 520円 ＝ 10,400円

小計 47,380円／消費税（10％）4,738円／合計 52,118円

I1〜I6は、照合表と問い合わせメールで行を指すために付けた番号です。この請求書は仕入先が入力した順に並んでいて、日付順ではありません。

実務では、請求書の行番号や伝票番号に置き換えてください。

9月に届いた納品書4枚（架空の記入例）

D-0903（9/3）
　KB-1020 結束バンド 200mm 黒　20袋 × 450円 ＝ 9,000円

D-0910（9/10）
　PT305 ﾖｳｼﾞｮｳﾃｰﾌﾟ 50ﾐﾘ 緑　30巻 × 180円 ＝ 5,400円

D-0917（9/17）
　PT-305 養生テープ 50mm 緑　30巻 × 180円 ＝ 5,400円
　GL-88 作業手袋 M　12双 × 320円 ＝ 3,840円

D-0924（9/24）
　SP-410 スプレー塗料 グレー　6本 × 880円 ＝ 5,280円
　KB-1020 結束バンド 200mm 黒　20袋 × 450円 ＝ 9,000円

納品書の合計 37,920円（税抜）

D-0910は品番にハイフンがなく、品名も半角カナで書かれています。

同じ養生テープでも、書き方が違うと検索や関数では別の品になります。

9月25日の納品書は、経理の手元に見当たらない想定です。

照合表の完成例：6つの判定

上の2つを1行ずつ照らした結果です。差額は請求書の金額から納品書の金額を引いた税抜の値で、編集部が手で計算しました。

6行のうち、そのまま進められるのはI1とI2だけです。

I2は1行の請求に納品書2枚が対応するため、D-0910の30巻とD-0917の30巻を足した内訳を照合表に残します。

I6の納品書が「D-0924（候補）」なのは、D-0924のKB-1020の行が日付と数量では合うものの、品番が違ううえに、同じKB-1020はI1にも当たって見えるからです。

「結束バンド 黒 20袋」まで同じなので見落としやすい行ですが、品番と長さが違うため、同じ品とはみなしません。

差額9,460円の内訳は？

請求書の小計47,380円と納品書の合計37,920円の差9,460円は、I3〜I6の4行の差を足した金額です。

内訳は、I3の数量差960円、I4の単価差600円、納品書がないI5の請求額6,500円、品番が違うI6の差1,400円です。

合計の差だけでは、どの行に何の問題があるか分かりません。この例でも、性質の違う差が4つ重なっていました。

請求書照合とは？発注書・納品書との関係

請求書照合は、請求された内容が、注文した内容と実際に届いた内容に合っているかを、支払いの前に確かめる作業です。

発注書・納品書・請求書の3つを突き合わせる方法は「3点照合」と呼ばれます。

2つの書類だけを比べる方法は「2点照合」と呼ばれます。どの書類と請求書を比べるかは、会社によって異なります。

納品書と請求書で単価が違うとき、その2枚だけではどちらが正しいか決められません。

注文したときの発注書や見積書に戻り、約束した単価を確かめます。

電話で注文していて発注書を残していない会社もあります。その場合は見積書や単価表を発注書の代わりに使い、何を使ったかを照合表に書いておきます。

請求書1枚の内容を読み取って一覧にする指示文は、経理の生成AI活用｜業務別プロンプト5選で紹介しています。

このページでは、その一覧を複数の納品書と行ごとに合わせる作業を扱います。

請求書と納品書を明細ごとに照合する手順

照合は、請求書の記載を見たあと、明細を書き出して表記をそろえ、対応する納品書を決め、差を出し、最後に判定を書く順に進めます。

判定を先に書こうとすると、割り当ての途中で迷った行がそのまま「一致」になりやすいためです。

① 請求書の宛名・登録番号・税額を見る

明細に入る前に、宛名、請求書番号、締め日、支払期日を見ます。

適格請求書は、インボイス制度で決められた事項を書いた請求書です。登録番号は、適格請求書発行事業者として登録した売手に税務署から通知される番号で、「T」に13桁の数字を続けた形です（国税庁「登録番号とは」）。

適格請求書には、売手の名称と登録番号、税率ごとの対価の合計と適用税率、税率ごとの消費税額などを書くことになっています（国税庁「インボイス制度について」）。

記載がそろっているかは明細の照合とは別の確認なので、照合表とは別の欄に印を付けます。

② 請求書と納品書の明細を1行ずつ書き出す

紙やPDFのまま見比べると、目で行を追う途中でずれます。

Excelなどの表に、日付・伝票番号・品番・品名・数量・単価・金額を、1行に1明細で書き出します。

請求書の行には番号（I1、I2…）を、納品書の行には伝票番号を付けておくと、問い合わせのときに行を指せます。

③ 品番と品名の書き方をそろえる

「PT305」と「PT-305」、「50ﾐﾘ」と「50mm」のように、同じ品でも書き方が違うことがあります。

照合用の列を別に作り、全角と半角、ハイフンの有無、単位の書き方をそろえます。

元の表記は消さずに残してください。そろえた列だけで判断すると、仕入先に聞くときに原本のどの記載なのか示せなくなります。

④ 請求書の各行に対応する納品書を決める

品番と納品日を手がかりに、請求書の行ごとに対応する納品書の行を決めます。

I2のように、1行の請求に複数の納品書がまとめられていることがあります。

決まらない行は、無理に埋めません。

上の例では、I5は対応する納品書が見つからず、I6は品番が違う候補（D-0924）を仮に並べただけで、同じ品とは決めずに残しています。判定の言葉は⑥で書きます。

⑤ 数量・単価・金額の差を計算する

対応する納品書の数量を合計して、請求の数量と比べます。単価も同じように比べ、最後に金額の差を出します。

数量と単価の両方が違う行は、差額を1つにまとめず、数量の差と単価の差を分けて書きます。

仕入先に聞く内容が2つになるためです。上の例には該当する行がありませんが、出たときは差額の欄に「数量差◯円＋単価差◯円」のように分けて書きます。

⑥ 判定と次の対応を書く

③でそろえた品番が一致して差額が0円の行は「正常一致」か「複数納品の合算」とします。品番が違う行は、差額がたまたま0円でも一致にはしません。それ以外の行には、数量差・単価差・納品書がない・品番が違う（似た品名）のどれかを書き、誰に何を聞くかを添えます。

判定の言葉は毎月同じものを使います。上の6つを社内で決めておけば、担当者が替わっても照合表の読み方は変わりません。

AIに下書きを頼むときは、この6つに「判断できない」を足します。AIが決められない行を、人が見る保留にするためです。

仕入先の返事を待っている間の「確認中」は、判定ではありません。判定の横に書く進み具合です。

エクセルで照合表を作るときの式の例

Excelで作る場合は、納品書の明細を「納品」シートに、請求の明細を「照合」シートに置き、品番ごとに納品数量を合計します。

照合シートの列
A：請求書の行　B：品番（請求書の表記）　C：照合用の品番
D：請求数量　E：納品数量の合計　F：数量の差

C2（照合用の品番）
=SUBSTITUTE(ASC(B2),"-","")

E2（納品数量の合計）
=SUMIFS(納品!E:E,納品!C:C,C2)

F2（数量の差）
=D2-E2

※納品シートは、A列に伝票番号、B列に品番、C列に同じ式で照合用の品番、D列に納品日、E列に数量を入れます。

ASC関数は全角の英数字やカタカナを半角に変え、SUBSTITUTE関数はハイフンを消します。「ﾐﾘ」と「mm」のような単位の違いや、ハイフンに似た別の記号は、この式ではそろいません。

注意したいのは、SUMIFS関数が同じ品番の行をすべて足すことです。

上の例のI1にこの式を使うと、KB-1020はD-0903とD-0924の2回届いているため、納品数量の合計は40袋になり、20袋多く届いたように見えます。

同じ品番が別の日に届く取引では、納品シートのD列（納品日）も条件に加えるか、どの納品書を当てるかを人が決めてください。

差異が出たら誰に何を聞く？

請求した理由は仕入先に、受け取った事実は社内で受け取った人に聞きます。

数量が違うとき、仕入先に聞くだけでは、届いた数が本当に12双だったのか分かりません。

受け取った現場や倉庫の担当者にも、実際に受け取った数を聞きます。

仕入先への確認メール（架空の記入例）

4行分の質問を1通にまとめ、行ごとに請求の内容と手元の記録を並べます。相手が請求書と見比べながら答えられるようにするためです。

件名：9月分ご請求書（No.2609-118）の明細についてのご確認

仕入先A　ご担当者さま

いつもお世話になっております。
9月30日締めのご請求書を、弊社に届いた納品書と照らし合わせました。
次の4点について、ご確認をお願いできますでしょうか。

1. 9月17日　GL-88 作業手袋 M
　ご請求は15双ですが、納品書D-0917では12双となっています。

2. 9月24日　SP-410 スプレー塗料 グレー
　ご請求の単価は980円ですが、納品書D-0924では880円となっています。

3. 9月25日　CB-12 ケーブルカバー 1m（10本）
　この日の納品書が弊社の手元で見つかりません。
　控えをお送りいただけますでしょうか。

4. 9月24日　KB-1025 結束バンド 250mm 黒（20袋）
　納品書D-0924には「KB-1020 結束バンド 200mm 黒（20袋）」と記載されています。
　どちらをお納めいただいたか、お教えください。

上記以外の明細は、納品書と一致していました。
お手数ですが、10月7日（水）までにご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

メールでは「誤りがあります」と書かず、手元の記録との違いだけを伝えています。納品書のほうが間違っていて、請求書が正しい場合もあるためです。

返信の期限は、社内の支払日から逆算して決めます。例文の日付は架空です。

現場の受け取り担当者への確認メール（架空の記入例）

件名：9月の資材の受け取りについて教えてください

9月分の請求書を照合したところ、次の3点が納品書だけでは確かめられませんでした。
分かる範囲で教えてください。

・9月17日の作業手袋（GL-88・Mサイズ）
　受け取った数は12双と15双のどちらでしたか。

・9月25日のケーブルカバー（CB-12）
　10本届きましたか。届いていれば、納品書の控えの置き場所を教えてください。

・9月24日の結束バンド
　届いたのは200mmと250mmのどちらでしたか。

仕入先にも同じ内容を問い合わせています。

社内向けのメールには、単価の質問を入れていません。単価の差は経理が発注書や見積書で確かめるもので、受け取った人に聞いても分からないからです。

AIに照合の下書きを頼む指示文

AIに頼むのは、表記をそろえる作業と納品書の割り当て候補づくり、それに問い合わせ文の下書きまでです。同じ品かどうかや支払いの判断は人が決めます。

生成AI（ChatGPTやGeminiのように、文章で指示すると答えを返すAI）に請求書や納品書の内容を入れる前に、自社の利用規程と、入力したデータの扱いを確かめてください。

最初は、このページの架空の明細で試せます。

この指示文で特定のAIを動かした結果は載せていません。上の照合表の完成例も、AIの出力ではなく編集部が手で計算したものです。

そのまま使える指示文の全文

あなたは経理担当者の補助として、請求書と納品書の明細を照合します。
以下の【請求書の明細】と【納品書の明細】だけを根拠に、照合表の下書きを作ってください。

手順：
1. 品番と品名の表記をそろえた列を作る（全角と半角、ハイフンの有無、「ミリ」と「mm」などの単位）。元の表記も残し、そろえた箇所を一覧で示す。
2. 請求書の1行ごとに、対応する納品書の行の候補を挙げる。1行の請求に複数の納品書が対応する場合は、合算した内訳を書く。
3. 数量・単価・金額について、請求と納品の差を計算する。
4. 各行を次のどれかに判定する：正常一致／複数納品の合算／数量差／単価差／納品書がない／品番が違う（似た品名）／判断できない（AIが決められない行）
5. 差がある行ごとに、仕入先への質問文と、社内で受け取った人への質問文を1つずつ書く。

ルール：
・品番が違う行は、品名が似ていても同じ品とみなさず「品番が違う（似た品名）」として残す
・同じ品番が2回出てきても、重複とみなして削除しない。別の日の納品か、二重の請求かを質問にする
・納品書が見つからない行に、数量や単価を推測で入れない
・支払ってよいか、支払いを止めるかは判断しない
・計算に使った数字には、元の明細の行番号か伝票番号を付ける
・最後に「元の明細から判断できなかったこと」を一覧にする

出力の形：
照合表（請求書の行／照合した納品書／品番／数量（請求・納品）／単価（請求・納品）／差額／判定／次の対応）
どの請求書の行にも当てなかった納品書の行と、2つ以上の請求書の行に当てた納品書の行は、照合表とは別に一覧にする。
照合表の後に、差額の合計と「請求書の小計－納品書の合計」が同じになるかを書く。同じにならないときは、上の一覧にある行が原因かどうかを書く。

【請求書の明細】
［請求書の行番号・日付・品番・品名・数量・単価・金額を貼る］

【納品書の明細】
［伝票番号・日付・品番・品名・数量・単価・金額を貼る］

指示文の最後の「差額の合計と小計の差が同じになるか」は、AIの読み落としを見つけるための欄です。納品書の行が1つも当たっていなかったり、2回当たっていたりすると、この2つの金額はずれます。

上の例なら、差額の合計9,460円と、47,380円から37,920円を引いた額が同じかを電卓で確かめます。

実在の取引先名や担当者名は、試す段階では「仕入先A」のような仮の名前に置き換えてください。

AIに任せる作業と人が決める作業

FAXで届く注文書の読み取りと登録は、FAX注文書の入力を自動化する記事で、注文のパターンごとに整理しています。

請求書の照合は、注文した品が届いて請求されるまでの最後の確認にあたります。

照合が合わないとき、どこを見直す？

差が出た行は、AIや関数の結果を疑う前に、元の請求書と納品書のどの記載から数字を取ったかに戻ります。

当てはまる症状の行を探し、右の列に書いたことから確かめてください。

AIの照合結果で見落としやすい誤り

1つ目は、品名が似ている行を同じ品として「一致」にしてしまう誤りです。I6のように「結束バンド 黒 20袋」まで同じだと、長さや品番の違いを読み飛ばした下書きになるおそれがあります。

2つ目は、同じ品番の2行を重複とみなし、片方を消してしまう誤りです。指示文で禁止していても、出力の行数が請求書の行数と同じかを数えてください。

3つ目は、納品書がない行に、近い日付の納品書の数字を当てはめてしまう誤りです。I5が「納品書がない」のまま残っているかを最初に見ます。

どの誤りも、判定の欄だけを読んでいると気づけません。照合した納品書の伝票番号を、1行ずつ原本と見比べてください。

毎月の照合を続けるために決めておくこと

判定の言葉、納品書の控えの集め方、問い合わせの期限の3つを先に決めておくと、担当者が替わっても同じ照合表を作れます。

判定の言葉は、上の6つをそのまま使っても、取引に合わせて足しても構いません。値引きや送料の多い取引なら、「値引き・送料の行」という判定を足します。

納品書の控えは、現場や倉庫で受け取ったまま経理に届かないことがあります。受け取った人が控えを回す日を、請求書の締め日より前に決めておきます。

問い合わせの期限は、支払日から逆算します。仕入先の返事を待つ間は判定の欄を「確認中」とし、回答が来たら日付と内容を書き足します。

取引先や品目が増えると、表記のそろえ方や納品書の当て方が、担当者の記憶だけに残りやすくなります。

そうなったら、請求書と納品書が届く経路と今の照合表を並べ、どの作業を仕組みに任せるかを決める段階です。

今月の請求書で最初にすること

今月の請求書を1枚選び、明細に番号を付けて、対応する納品書の伝票番号を横に書き込んでください。

納品書が見つからない行と、品番が違う行は、その場で埋めずに印を付けておきます。

番号と伝票番号がそろえば、上の照合表に写して差を計算できます。

AIの指示文は、その1枚で照合表の形が決まってから試せば十分です。