経理の生成AI活用
中小企業がすぐ使える業務別プロンプト5選と注意点

「経理で生成AIを使いたいけれど、請求書をそのまま入れてよいのか不安」「試しに質問しても、回答が一般論で実務に使えない」——という方は少なくありません。経理の生成AI活用は、すべてを自動化するのではなく、下書きと候補出しを任せ、確定と承認を人に残すところから始めます。本記事では、中小企業ですぐ試せる5つのプロンプトを全文で載せ、入力前の安全確認と毎月の業務へ組み込む方法まで解説します。

経理業務は生成AIにどこまで任せられる？

生成AIに任せやすいのは、文章や非定型の資料を読み、決められた形式で「下書き」を作る仕事です。 金額の確定、送金、税務判断、承認は人が持ちます。経理業務を「読む・整理する・判断する・登録する」に分けると、任せる範囲を決めやすくなります。

生成AIは、入力された文章から項目を抜き出し、説明文を作ることが得意です。一方、足りない情報を推測で埋めることがあり、計算や法令判断の正しさを保証しません。表計算の式で確定できる計算はExcel、会社のルールで判断する箇所は担当者、文章の整理や候補出しは生成AIという分担が現実的です。

担当者が毎回迷う例外まで最初から任せる必要はありません。まず処理件数が多く、正解を原本で確かめられ、誤りが出ても確定データを壊さない作業を選びます。生成AIの下書きを採用しなかった理由も残すと、改善すべき指示と、人が持ち続ける判断を分けられます。

入力前に何を確認する？

実データを使う前に、「何を伏せるか」「入力が学習や保存に使われるか」「誰が出力を確認するか」を決めます。 無料版か有料版かだけでは安全性を判断できません。サービスごとの利用規約、管理設定、保存期間、削除方法を現物で確認します。

① 個人や取引先を特定できる情報を伏せる

最初の検証では、取引先名を「取引先A」、担当者名を「担当者1」、口座番号を「0000000」のように置き換えます。請求書番号や案件名も、他の情報と組み合わせて特定できるなら伏せます。金額は検証に必要な場合だけ架空の数字へ差し替えましょう。

② 入力データの扱いを確認する

個人情報保護委員会は、個人データを含むプロンプトを入力する場合、提供事業者が機械学習へ利用しないことなどを十分に確認するよう注意喚起しています。経済産業省のAI事業者ガイドライン第1.2版も参照し、利用目的、入力情報、権限、記録のルールを社内で決めます。

③ 元資料と照合できる形で出力させる

回答だけを受け取ると、担当者は正誤を確かめにくくなります。「根拠になった原文」「判断できない項目」「確認すべき質問」を同時に出すよう指示します。経理では、正しい答えらしさより、どの資料のどこを見て判断したかを追えることが重要です。

経理ですぐ試せるプロンプト5選

最初は実際の情報を入れず、各プロンプト末尾の「入力データ」を架空の内容へ置き換えて試してください。 出力が期待どおりでも、実データへ切り替える前に利用条件と社内ルールを確認します。以下はChatGPT、Gemini、Claudeなど、文章と表を扱える生成AIで使える形です。

① 請求書の内容を一覧表へ整理する

請求書のOCR結果やテキストから、必要な項目だけを同じ列順で抜き出します。読み取れない項目を推測させず、「要確認」として残すのがポイントです。

あなたは経理担当者の入力補助をします。
以下の請求書テキストから、指定項目を抜き出してください。

目的：請求書の内容を確認用の一覧表にする
出力形式：Markdownの表を1つだけ出す
列の順序：請求書番号｜発行日｜支払期限｜取引先名｜税抜金額｜消費税｜税込金額｜振込先｜確認事項

ルール：
1. 原文にない情報は推測しない
2. 読み取れない項目は「要確認」と書く
3. 金額の再計算はせず、原文の記載値を転記する
4. 表の後に、原文内で金額が書かれた箇所をそのまま引用する
5. 口座番号は末尾4桁以外を伏せる

入力データ：
［識別情報を伏せた請求書テキストを貼る］

② 仕訳の候補と確認事項を出す

取引内容から勘定科目を確定させるのではなく、候補と不足情報を整理させます。会社で使う科目一覧と、似た過去例を一緒に渡すと回答が具体的になります。

あなたは仕訳を確定せず、経理担当者が確認するための候補を整理します。

会社で使える勘定科目：
［勘定科目の一覧を貼る。実在しない科目は入れない］

過去の確認済みルール：
［類似取引の処理ルールを貼る。なければ「なし」と書く］

対象の取引：
［識別情報を伏せた摘要、金額、取引日、用途、支払方法、証憑の種類を貼る］

税区分の確認に使える情報：
- 適格請求書発行事業者の登録番号：［記載あり／記載なし／未確認］
- 記載された税率：［10%／8%／記載なし］
- 軽減税率の対象表示：［あり／なし／未確認］
- 記載された消費税額：［金額／記載なし］

出力する内容：
Markdownの表を1つ作る。
列の順序：借方科目候補｜貸方科目候補｜税区分候補｜根拠｜不足情報｜担当者への質問

禁止事項：
- 仕訳を確定した表現にしない
- 一般的な科目を勝手に追加しない
- 税務上の結論を断定しない
- 用途、税率、登録番号など、候補に必要な情報が不足する場合は該当候補に「判断保留」と書く
- 候補を出せない場合も、推測せず「判断保留」と書く

③ 不備を確認するメールの下書きを作る

請求書の不足項目や経費申請の差し戻し理由を渡し、相手が次に何をすればよいか分かるメールへ整えます。宛先や期限を生成AIへ決めさせず、担当者が指定します。

以下の情報をもとに、経理から確認を依頼するメールの下書きを作ってください。

相手：［社内の申請者／取引先の担当者］
対象：［請求書番号や申請番号。識別情報は伏せる］
確認したいこと：［不足項目を箇条書きで書く］
回答期限：［年月日］
回答方法：［返信／申請画面の修正など］
添付ファイル：［ファイル名／なし］

出力形式：
- 件名
- 本文
- 送信前チェック4項目（相手／対象／回答期限／添付ファイル）

文章の条件：
1. 最初の2文で、何をいつまでに確認してほしいか伝える
2. 相手のミスと断定せず、確認できていない事実だけを書く
3. 社内用語や略称は追加しない
4. 記載のない金額、期限、添付資料を作らない
5. 相手、対象、回答期限、回答方法のいずれかが空欄なら、不足項目を「要確認」として示し、送信できる形の本文を完成させない
6. 本文は400字以内にする

④ 月次の増減要因を報告文へまとめる

確定済みの予算、実績、前月値を渡し、経営者が確認しやすい順へ並べ替えます。金額の集計はExcelや会計ソフトで終わらせ、生成AIには文章化だけを任せます。

以下は確認済みの月次数値です。数値を再計算せず、経営者向けの報告文へ整理してください。

対象月：［年月］
確認済み数値：
［科目｜予算｜実績｜予算差額｜予算差率｜前月実績｜前月差額｜前月差率｜担当者が確認した増減理由、の順で貼る］

「差が大きい」とする基準：
［差額の絶対値が○円以上、または差率の絶対値が○％以上］

出力形式：
1. 3行の要約
2. 予算差が大きい項目
3. 前月から変化した項目
4. 数値だけでは判断できず、追加確認が必要な項目
5. 経営会議で確認する質問

ルール：
- 入力にない原因を推測しない
- 金額と割合を新しく計算しない
- 良い・悪いと断定せず、事実と確認事項を分ける
- 各記述の末尾に根拠となる科目名を角括弧で付ける
- 600字以内にする

⑤ 社内規程に基づく回答案を作る

経費規程や申請マニュアルを参照資料として渡し、問い合わせへの回答案を作ります。一般知識で補わず、社内資料に根拠がなければ答えないよう制限します。

あなたは、下に貼る社内規程だけを根拠に回答案を作ります。

社員からの質問：
［質問を貼る］

参照する社内規程：
規程名：［名称］
改定日：［年月日］
適用日：［年月日］
本文：［最新版の該当箇所を貼る］

問い合わせ先一覧：
［質問の種類｜担当部署、の順で貼る。一覧がなければ「なし」と書く］

出力形式：
1. 回答案
2. 根拠にした規程名・章・項目
3. 根拠になった文章の引用
4. 規程だけでは判断できない点
5. 経理担当者が確認する相手

ルール：
- 貼られた規程以外の知識で補わない
- 根拠がない場合は「規程で確認できません」と答える
- 問い合わせ先一覧に合う担当部署がない場合は「担当部署要確認」と書く
- 例外を勝手に認めない
- 回答案は200字以内にする
- 最後に「担当者の確認後に回答してください」と書く

プロンプトの結果をどう判定する？

回答が自然かどうかではなく、原本と一致したか、不明点を保留できたか、担当者が根拠を追えたかで判定します。 文章が読みやすくても、請求書番号が1桁違えば経理では使えません。反対に、表現が少し硬くても、根拠と確認箇所が揃っていれば下書きとして扱えます。

検証用のデータは、簡単な例だけで揃えません。通常の請求書に加え、手書き、複数税率、値引き、空欄、同じ請求書番号、振込先の変更など、担当者が普段立ち止まる例を入れます。正解表は先に人が作り、生成AIの出力を1項目ずつ照合します。

合格基準は業務の危険度に合わせます。確認メールの語尾は担当者が直せますが、口座番号や支払金額の誤りは許容できません。項目ごとに「完全一致が必要」「候補として使う」「人が書き直す」の3段階へ分けると、全体の平均だけで誤りを見落とさずに済みます。

プロンプトを変更した日、変更理由、試したデータ、結果も残します。モデルや参照資料が変わると出力が変わるため、一度合格した指示でも定期的な再確認が必要です。経理担当者が修正した内容を記録すれば、言葉の調整で直る問題と、仕組みを変えるべき問題を分けられます。

プロンプトだけで終わらせず、毎月の業務へ組み込む

同じ作業を毎月繰り返すなら、生成AIの回答より「入力を揃える工程」と「人の確認待ち」を先に設計します。 担当者が毎回ファイルを開き、同じ情報を消し、同じ列へ貼り直している状態では、プロンプトが良くても時間は十分に減りません。

例えば請求書なら、共有フォルダへ保存されたPDFをAI-OCRで文字にし、必要項目を生成AIで整え、形式チェックと重複確認を行います。問題がない行だけ確認待ち一覧へ出し、担当者が承認した後にCSVを作ります。会計ソフトへ直接書き込まず、一度確認用の場所を通すことで、元データを壊さず試せます。

公開されている経理分野の実証でも、PDFの前処理、AI-OCR、生成AIによる抽出、判定という工程を分け、担当者のフィードバックを反映しながら精度を改善しています。単発のチャットではなく、入力から確認までを一つの業務フローとして作る考え方が重要です。

生成AIを使わないほうがよい経理業務

誤りを短時間で見つけられない業務、取り消しにくい処理、法令や契約の最終判断には生成AIを使いません。 技術的に回答を出せることと、会社が責任を持って処理できることは別です。

送金先と金額の確定、税務申告、決算数値の確定、給与の振込、与信判断は、人の承認を外さない領域です。生成AIを使う場合も、資料を集める、差分を示す、質問を整理するところまでに留めます。電子帳簿保存法などの保存要件も、生成AIの出力ではなく、国税庁の最新案内と専門家の確認に従います。

通常の式やルールで100%決められる処理も、生成AIを挟む必要はありません。税込金額の合計、日付形式の変換、CSVの必須列チェックは、表計算や通常のプログラムのほうが結果を再現できます。生成AIは曖昧な文章を読む場所に絞ると、誤りの確認範囲を小さくできます。

小さく試す4段階

ダミーデータ、過去データ、並行稼働、業務連携の順に進めると、元の経理データを壊さずに実用性を判断できます。 最初から会計ソフトへ自動登録すると、プロンプトの問題と連携の問題を切り分けられません。

① ダミーデータで出力形式を決める

架空の請求書や取引を使い、必要な列、回答の長さ、「要確認」の出し方を固めます。正解を知っているデータなので、指示の抜けを見つけやすい段階です。

② 過去データで見落としを探す

識別情報を伏せた過去データを使い、担当者が処理した結果と比較します。正常な例だけでなく、値引き、複数税率、重複請求、読めない文字など、過去に迷った例を入れます。

③ 現行業務と並行して試す

現行の手順を止めず、生成AIの下書きを別に作ります。担当者が修正した箇所と理由を記録し、同じ誤りが繰り返されるか確認します。時間だけでなく、確認にかかる手間も測ります。

④ 確認工程を残して連携する

合格条件を満たした業務だけ、共有フォルダ、Excel、会計ソフトとつなぎます。エラー通知、重複実行の防止、変更履歴、担当者承認を用意し、止まったときに手作業へ戻せる状態を残します。全社展開はその後です。導入全体の考え方は、中小企業のAI導入ロードマップでも詳しく解説しています。

まとめ：まず1つの下書き業務で試す

経理の生成AI活用は、回答を作らせることより、入力してよい情報と人が確認する箇所を決めることから始まります。 確認メールや月次コメントなど、元データを変えず、担当者が短時間で正誤を判断できる業務を一つ選びましょう。

単発で試すなら、本記事のプロンプトへダミーデータを入れるだけで構いません。毎月同じ処理を回す段階では、ファイルの受け取り、識別情報の処理、根拠の表示、確認待ち、既存ツールへの登録までを一つの流れとして設計します。開発費や進め方も含めて検討する場合は、AI開発の費用相場も判断材料になります。