購入稟議書の書き方
例文・候補の比較表・
承認者に聞かれる質問と答え方

「備品を買いたいだけなのに、稟議書に何を書けば通るのか分からない」「上司に『なぜこの機種なの？』と聞かれて答えられなかった」。

購入稟議書の書き方で迷うときは、文章より先に、判断の材料がそろっていないことがよくあります。購入稟議書は、候補の比較表と、承認者が聞きそうな質問への答えを先にそろえると通りやすくなります。

このページでは、書類スキャナーを1台買う架空の場面で、購入メモ、候補の比較表、完成した稟議書を順に載せます。

そのあとで各欄の書き方、承認者に聞かれる質問の一覧、生成AIに下書きさせる指示文、修理の例文、差し戻されたときの直し方を説明します。登場する会社・金額・機種はすべて架空の記入例で、実在の製品や成果ではありません。

架空の購入メモから作った稟議書の完成例

最初に、稟議書を書く前の材料と、そこから作った完成形を見てください。

場面は、総務と経理を2人で回している架空の事務所です。月末に紙の請求書をまとめてスキャンするため、共有の複合機が長い時間使えなくなる問題を抱えています。

元のメモ（架空）

申請者が思いついた順に書いたメモです。M1〜M14は、稟議書の各行がどのメモに基づくかを示す番号です。

M1  9月末に届いた紙の請求書・納品書は184枚（総務担当が数えた）
M2  いまは2階の複合機でスキャン。紙を自動で送り込む部分に一度に入るのは20枚まで。紙詰まりで止まることがある
M3  9月の月末3日間、スキャンのために複合機を使った時間は合計約4時間（総務担当の作業記録）
M4  その間、営業部が見積書を印刷できずに待ったことが2回あった（営業課長から聞いた）
M5  候補：書類スキャナーの機種A・機種B（家電量販店の法人窓口で見積書をもらった）、複合機に大容量の原稿トレイを追加するオプション
M6  機種A：税込64,900円。一度に50枚セット。保守1年
M7  機種B：税込42,900円。一度に20枚セット。保守1年
M8  複合機の追加トレイ：リース会社の電話回答で、リース料が月3,300円（税込）増える。リースの残りは28か月。一度に100枚。見積書はまだ
M9  情報システム担当「USB接続ならPCに専用ソフトを入れる。入れる前に一言ほしい」
M10 総務部の今年度の備品予算は残り約12万円（経理に確認済み）
M11 法人窓口：請求書払いができる。送料無料。注文から3営業日で届く
M12 10月末の締め作業までに使い始めたい
M13 交換用ローラーの値段は聞いていない
M14 機種Aは事務用品の通販会社でも見積を取った：税込66,000円（送料込み）。保守1年

メモには数字が多く入っていますが、どれを判断の材料に使うかはまだ整理されていません。

特にM8は電話での回答だけで、見積書がありません。M13の消耗品の値段も空いたままです。完成例では、こうした穴を隠さずに書きます。

候補3つの比較表

稟議書に入れる前に、候補を同じ項目で並べます。価格だけでなく、メモにある困りごとを解決できるかも行に入れました。

機種Bは機種Aより22,000円安い一方で、一度に入る枚数は今の複合機と同じ20枚です。

複合機の追加トレイは枚数の問題を解決しますが、作業中に複合機がふさがる状態は変わりません。この2点が、機種Aを選ぶ理由になります。

なお、この表はどの品物を買うかを比べるもので、相見積とは違います。相見積は、同じ品物を2社以上から同じ条件で見積もってもらい、どこから買うかを比べることを指します。

架空例では、機種Aを通販会社でも見積もり（M14）、送料込みの総額で比べて、家電量販店の法人窓口（送料無料）のほうが1,100円安いことを確かめました。

完成した購入稟議書

以下はM1〜M14だけから編集部が手で作った完成例です。メモにない数字は足していません。申請者がこれから行う報告と追記だけは、申請者自身の予定として書き加えています。

件名：総務部 書類スキャナー1台購入の件（月末の請求書スキャン用）

起案日：2026年10月2日
申請者：総務部 総務担当

1．決裁を求める事項
書類スキャナー（機種A）を1台、64,900円（税込）で購入したく、ご承認をお願いします。

2．目的
月末に届く紙の請求書・納品書のスキャンを、共有の複合機から切り離すためです。

3．現状と課題
・9月末に届いた紙の請求書・納品書は184枚でした（総務担当が集計）。
・複合機の紙を自動で送り込む部分には一度に20枚しか入らず、紙詰まりで止まることもあります。
・月末3日間で合計約4時間、スキャンのために複合機を使いました（作業記録）。
・その間、営業部が見積書を印刷できずに待つことが2回ありました。

4．購入内容
品名：書類スキャナー 機種A
数量：1台
金額：64,900円（税込）
購入先：家電量販店の法人窓口（2社の相見積で安いほう。見積書を添付）
保守：購入から1年

5．比較検討
（比較表を添付）
・機種B（42,900円）：一度に20枚しか入らず、現状と同じ回数の差し替えが必要なため見送りました。
・複合機に大容量の原稿トレイを追加するオプション（月3,300円×残り28か月＝92,400円）：作業中に複合機がふさがる状態が変わらないため見送りました。なお、金額はリース会社の電話回答で、見積書は未入手です。
・購入先：機種Aを事務用品の通販会社でも見積もりました（66,000円、送料込み）。総額で比べると、家電量販店の法人窓口（送料無料）のほうが1,100円安いため、こちらから購入します。

6．期待する効果
・確実なこと：月末のスキャン中も、他部署が複合機を使えます。
・見込み：一度に50枚入るため、184枚ならセットは4回になります（現在は10回）。
・購入後に測ること：10月の締め作業でスキャンした枚数とかかった時間を記録し、9月の約4時間と比べて、11月10日（火）までに報告します。

7．費用と予算
総務部の今年度の備品予算（残り約12万円、経理に確認済み）から支出します。

8．支払方法と納期
請求書払い。注文から3営業日で納品されるため、承認後すぐに注文すれば10月末の締め作業に間に合います。

9．導入前の連絡
専用ソフトをPCに入れる前に、情報システム担当へ連絡します。

10．未確認の事項
交換用ローラーの価格は未確認です。承認までに購入先へ確認し、追記します。

添付：機種A・機種Bの見積書（法人窓口）／機種Aの見積書（通販会社）／比較表／9月のスキャン作業記録

完成例で目を引くのは、6の効果を3段に分けた点です。「4時間が30分になります」のような数字は、メモのどこにも根拠がないため書いていません。

10で未確認事項を自分から出しておくと、承認者に指摘されて差し戻される前に、何を待っているかが伝わります。

購入稟議書の各欄には何を書く？

各欄には、承認者がその場で判断できる事実を書きます。結論（何をいくらで買いたいか）を最初に置き、理由・比較・費用・効果の順で根拠を足していく形が基本です。

会社ごとに書式は違いますが、欄の名前が違っても中身はほぼ同じです。次の表で、書く内容と避けたい書き方を並べました。

件名には、何を何台、何のために買うかを書く

承認者は一覧画面で件名だけを見て、どの稟議から開くかを決めることがあります。「備品購入の件」では、急ぎかどうかも、いくらの話かも伝わりません。

完成例の「総務部 書類スキャナー1台購入の件（月末の請求書スキャン用）」のように、部署・品名・数量・用途まで入れてください。

現状と課題は、メモの数字をそのまま使う

「スキャンに時間がかかって困っている」と書くより、「9月末は184枚、複合機を約4時間使った」と書くほうが判断しやすくなります。

数字は自分で数えたもの、記録が残っているものだけを使います。手元に数字がなければ、次の締めで数えてから出してください。

普段の作業時間をまだ測っていない場合は、業務棚卸し表の作り方で紹介している記入例を使うと、作業ごとの回数と時間を書き出せます。

比較検討には、選ばなかった理由を書く

承認者がいちばん聞きたいのは「なぜ、それなのか」です。選んだ候補の良さだけを書くと、「もっと安いものはないの？」という質問が返ってきます。

完成例では、安い機種Bと、新しく買わずに済む複合機オプションの両方について、見送った理由を1行ずつ書きました。同じ品物をどこから買うかを比べる相見積は、取る社数が社内規程で決まっている会社もあるため、提出前に規程を見ておいてください。

効果は、確実なこと・見込み・あとで測ることに分ける

効果を大きく書くほど通りやすい、というわけではありません。根拠のない数字は「本当に？」と聞かれ、答えられなければ差し戻しの理由になります。

完成例のように、買えば必ず起きること、見積のときに聞いた仕様から計算できる見込み、購入後に測って報告することの3つに分けると、誇張せずに効果を伝えられます。

承認者に聞かれる質問と、答えを書く欄

承認者の質問は、稟議書のどこかに根拠が足りないときに出てきます。提出前に次の7つの質問へ自分で答え、答えが書かれた欄と添付資料を指せるかを確かめてください。

架空の完成例でも、2行目と4行目には答えきれていません。リース会社の見積書は未入手で、交換用ローラーの価格も未確認です。そのため、稟議書の5と10にその旨を書きました。

答えられない質問が残ったときは、ごまかさずに「未確認」と書き、いつまでに誰が確かめるかを添えます。

口頭で聞かれたときの答え方の例

決裁の場で直接聞かれたときは、結論を1文で答え、根拠の欄と資料を指します。架空例なら、次のように答えられます。

質問：安い機種Bでは駄目なの？
答え：機種Bは一度に20枚しか入らず、今の複合機と同じく10回の差し替えが必要です。機種Aなら4回で済みます。比較表の「184枚をセットする回数」の行をご覧ください。

質問：今ある複合機では駄目なの？
答え：追加トレイを付けると枚数の問題は解決しますが、スキャン中に複合機がふさがる点は変わりません。費用も残りのリース期間で92,400円かかります。ただし電話での回答なので、見積書を取り寄せてからお見せします。

答えの最後に資料の場所を添えると、承認者がその場で確かめられます。根拠がまだ手元にない質問は、取り寄せる予定まで答えます。

提出前に、空いている欄を埋める

表の質問に答えられない欄があれば、提出の前に埋めに行きます。完成例なら、リース会社に見積書を依頼する、購入先にローラーの価格を聞く、の2つです。

決裁者が直属の上司でない場合は、提出前に上司へ下書きを見せ、「この質問が来そうだ」という点を聞いておくと、差し戻しの往復を減らせます。

生成AIに稟議書の下書きを作らせる指示文

メモがそろっていれば、清書の手間は生成AIに任せられます。AIに頼むのは「メモを稟議書の欄に並べ直すこと」と「根拠のない記述を指摘すること」だけにし、数字や約束を足させないでください。

次の指示文は、ChatGPTやGeminiなどの対話型AIにそのまま貼って使えます。最後の［　］の中を、自分の購入メモに差し替えてください。

あなたは社内の購入稟議書を整える補助者です。以下の購入メモだけを根拠に、稟議書の下書きを作ってください。

出力する欄：
1. 件名（部署・品名・数量・用途を入れる）
2. 決裁を求める事項（何を・いくつ・いくらで買うかを1文で）
3. 目的
4. 現状と課題（メモの数字をそのまま使い、各行の最後に根拠のメモ番号を付ける）
5. 購入内容（品名・数量・金額・購入先・保守）
6. 比較検討（候補ごとに、選んだ理由または見送った理由を1行で）
7. 期待する効果（「確実なこと」「見込み」「購入後に測ること」に分ける）
8. 費用と予算
9. 支払方法と納期
10. 導入前の連絡（関係する部署と、伝える内容）
11. 未確認の事項
12. 添付する資料

ルール：
・メモにない金額、削減時間、効果、日付、担当者、製品の性能を作らない
・税込と税抜を混ぜない。メモに表記がなければ「税込・税抜は未確認」と書く
・見積書がなく口頭や電話で聞いた金額は、その旨を書く
・分からない欄は空けずに「未確認」と書く
・最後に「承認者に聞かれそうな質問」を7つ挙げ、それぞれ稟議書のどの欄で答えているか、答えていなければ何が足りないかを書く

購入メモ：
［ここに自分の購入メモを貼る］

見積書の会社名や金額を社外のAIサービスに入力してよいかは、会社によって決まりが違います。社内規程や情報システム担当の指示を先に確かめてください。

AIの下書きで人が確かめる箇所

AIの下書きは、文章が整っているぶん、メモにない数字が混ざっても気づきにくくなります。次の4か所は、元のメモや見積書と1つずつ突き合わせてください。

• 金額：見積書の金額と1円単位で一致しているか、税込・税抜が混ざっていないか。
• 効果：「約○%削減」など、メモにない数字が増えていないか。
• 期限：「10月末まで」が、締め作業の日付として正しく使われているか。
• 比較検討：見送った候補の理由が、メモにある事実から書かれているか。

指示文の最後で質問を挙げさせたのは、上の表と同じ点検をAIにも一度させるためです。AIが「答えていない」と返した欄は、人が根拠を取りに行きます。

社外の顧客に出す提案書を作る場合は、相手の課題や提案の範囲など書く内容が変わります。そちらは提案書を生成AIで作る方法で、商談メモからの完成例を紹介しています。

修理や設備導入の稟議書は、どこを変える？

修理や設備導入でも、結論・理由・比較・費用・効果の順は同じです。変えるのは比較の相手で、修理なら「直す・買い替える・何もしない」の3つを並べます。

修理の稟議書の例文（架空）

事務所のエアコンが故障した架空の場面です。業者の診断と2通りの見積をもとに書いています。

件名：2階事務所 エアコン1台修理の件

1．決裁を求める事項
2階事務所のエアコン1台を、33,000円（税込）で修理したく、ご承認をお願いします。

2．故障の状況
・10月1日から、運転はするものの、冷たい風も温かい風も出なくなりました。
・設備業者の点検で、室外機の部品の故障と診断されました（点検報告書を添付）。

3．比較検討
・修理：33,000円（税込）。部品の取り寄せを含め、依頼から約1週間で完了の見込みです。
・買い替え：198,000円（税込、取り付け工事を含む）。設置から8年で、業者からは修理で使い続けられるとの説明を受けました。
・何もしない場合：2階の6人が冬場に暖房なしで作業することになります。

4．修理後の保証
修理した部品は3か月保証です（業者の見積書に記載）。

添付：点検報告書／修理と買い替えの見積書

購入の稟議書との違いは、「故障の状況」の欄を足し、比較検討に「何もしない場合の影響」を必ず入れることです。

例文では、費用を決裁を求める事項と比較検討の中に書き、修理後の保証の欄を足しました。目的・期待する効果・支払方法と納期の欄は、修理の判断に要らなければ省いてかまいません。

修理費と買い替え費が近い金額なら、「次に壊れたら買い替える」といった方針を決裁者に一緒に判断してもらうのも一つの書き方です。

設備導入では工事と停止期間を書く

設備導入の稟議書では、購入品の欄に加えて、工事の日程、作業が止まる期間、関係する部署を書きます。

工事で電源やネットワークを止める場合は、影響を受ける部署と、事前に知らせた日を添えると承認者が判断しやすくなります。

差し戻されたら、どこを直す？

差し戻しのコメントは、どの欄の根拠が足りないかを教えてくれています。文章を書き直す前に、コメントがどの欄の話なのかを特定し、その欄の根拠だけを補ってください。

再提出するときは、前回のコメントに対してどこを直したかを冒頭に1〜2行で書いておくと、承認者が前回との違いを探さずに済みます。

まずは買いたいものの候補を書き出す

購入稟議書が通るかどうかは、書き方の上手さより、比較表と承認者の質問への答えがそろっているかで決まります。まず買いたいものの候補を3つ書き出し、選ばない候補の理由を1行ずつ書いてください。

そのうえで7つの質問の表に答え、答えられない欄は「未確認」のまま、上の指示文でAIに下書きを作らせてください。清書と点検を一度に進められます。

稟議の申請、見積書の保存、予算の確認が別々の表やメールに散らばっていて、毎回同じ確認を繰り返している場合は、申請の流れそのものを見直す余地があります。